Handleiding ProjectWork

Panelen

ProjectWork online projectmanagement software toont alle projectinformatie van links naar rechts in afzonderlijke panelen. Elk paneel heeft zijn eigen menu.

panelen : Capaciteit | Resources | ProjectWork | Taken | Gantt

  • Het Capaciteit paneel bevat een balkenschema dat de toewijzing van resources over de tijd laat zien.
  • Het Resources paneel bevat een tabel met de resources van het project.
  • Het ProjectWork paneel bevat algemene informatie, een dialoog behorende bij een functie of gedetailleerde informatie van een geselecteerde taak of resource.
  • Het Taken paneel bevat een tabel met de taken van het project.
  • Het Gantt paneel bevat een balkenschema dat de taken over de tijd laat zien.

Taken, resources en taak/resource toekenningen zijn tegelijkertijd in de panelen zichtbaar. Panelen kunnen verborgen worden, zodat andere panelen meer ruimte krijgen.

Het ProjectWork paneel is het centrale paneel dat bovenaan de bestandsnaam bevat en eronder de standaard dialoog of tijdelijke dialogen van verschillende functies. Na het sluiten van een tijdelijke dialoog komt de standaard dialoog terug. Als je op de bestandsnaam klikt verschijnt de Eigenschappen dialoog waar je de bestandsnaam in Google Drive kunt aanpassen. Onder de bestandsnaam is ruimte voor een statusmelding over automatische opslag in Google Drive.

Het ProjectWork paneel met standaard dialoog:

bestandsnaam
statusmelding


Google account en de mogelijkheid om uit te loggen
status proef en bestellen licentie met PayPal


snelle toegang tot menu functies, zoals Eigenschappen en Instellingen
optie om rijen te markeren die veranderen wanneer je zelf of iemand anders de planning aanpast


hulp zoals handleiding, video uitleg en helpdesk
demo functies voor het scrollen van de panelen en de tooltip locaties

Planning bewerken

De Taken en Resources tabellen zijn per cel te bewerken door de cel aan te klikken. Er komt een outline omheen en de rij wordt geselecteerd. De tekst kan nu aangepast worden.

Met Enter gaat de selectie een cel omlaag, met Shift + Enter een cel omhoog.
Met Tab gaat de selectie een cel naar rechts en met Shift + Tab een cel naar links.

Het kopiëren van een cel naar meerdere cellen tegelijk met dezelfde tekst gaat door een cel met de linker muisknop te selecteren en vervolgens met de Shift toets ingedrukt deze cel en aansluitende cellen erboven of eronder te selecteren. Na loslaten van de muisknop krijgen de cellen dezelfde tekst als de als eerste geselecteerde cel, zie voorbeeld hieronder.

Met kopiëren (Ctrl-C) en plakken (Ctrl-V) kun je tekst vanuit een spreadsheet of document snel overzetten naar ProjectWork. Meerdere cellen uit een kolom van het spreadsheet of meerdere regels tekst uit het document komen onder elkaar in een kolom van ProjectWork. Bij het kopiëren naar nieuwe taken, begin dan met de Taakomschrijving kolom. Zorg er bij het kopiëren van datums voor dat de datumnotatie-instelling in ProjectWork overeenkomt met de datumnotatie van hetgeen je kopieert.

Als een taak/resource rij geselecteerd wordt, dan verschijnt een taak/resource dialoog om de details te zien en te bewerken. Verborgen kolommen zijn hier ook zichtbaar. Naast de dialoog toont de aantallen kolom de toegewezen aantallen, die ook bewerkt kunnen worden.

Rijen selecteren

Een aantal menu items werken in combinatie met één of meer geselecteerde rijen in de Taken of Resources tabel. Geselecteerde rijen hebben een donkere achtergrond kleur. Als er geen rijen geselecteerd zijn, dan zijn de menu items grijs gemaakt en hebben ze geen functie.

Rijen selecteren kan door een rij met linker muisknop ingedrukt aan te klikken en met ingedrukte muisknop aangrenzende rijen te selecteren tot het moment van loslaten.

Een andere manier om meerdere rijen te selecteren is een rij selecteren met de linker muisknop en vervolgens met de Shift toets ingedrukt de laatste rij aan te klikken, zodat de tussenliggende rijen allemaal geselecteerd worden. Eerst de laatste rij selecteren en dan met shift de bovenste rij kan ook.

De-selectie gaat met de ESC toets.

Kolommen aanpassen

De breedte van een kolom is aan te passen door de rand van de kolomkop te slepen. Door op de rand te klikken wordt de kolom automatisch op de breedte van de inhoud gezet.

De kolommen zijn aan te passen in een dialoog door op de kolomkoppen te klikken of vanuit het paneelmenu. Een aangevinkte kolom is zichtbaar. De volgorde is aan te passen door een kolom in het dialoog venster omhoog of omlaag te slepen. Een extra kolom toevoegen gaat door een titel en type op te geven. De kolom verschijnt als laatste en kan verplaats worden door de kolom in de dialoog te slepen. Per keer kan één kolom toegevoegd worden met Toepassen (in Team versie). Een zelf toegevoegde kolom verwijder je door de titel te wissen.

Sneltoetsen

Toetsenbord en muis kunnen enkele functies direct uitvoeren, zie lijst.

Ctrl + muisklikKoppel of ontkoppel geselecteerde taak/taken met de aangeklikte taak
Ken geselecteerde resource(s) toe aan aangeklikte taak
Mac gebruikt Meta toets + muisklik
Ctrl + scrollwielIn/uit-zoomen in Gantt- en Capaciteit-diagram
Alt + scrollwielHorizontaal scrollen in paneel
Rechter muisklikContext menu
Mac gebruikt Ctrl + muisklik voor context menu
EscDe-selecteren en afsluiten
TabVolgende cel
Shift + TabVorige cel
EnterVolgende rij
Shift + EnterVorige rij
Shift + muisklikRijen selecteren tussen geselecteerde rij en aangeklikte rij
Shift + muis ingedruktKopieer inhoud van geselecteerde cel naar cellen eronder/erboven
Ctrl + NNieuw project
Ctrl + LProject herladen
Ctrl + ZOngedaan maken
Ctrl + YHerstellen
Ctrl + CRij(en) kopiëren
Ctrl + XRij(en) knippen
Ctrl + VRij(en) plakken
Ctrl + URij(en) boven invoegen
Ctrl + DRij(en) onder invoegen
Ctrl + ERij(en) wissen
Ctrl + DelRij(en) verwijderen
Ctrl + >Rij(en) meer inspringen
Ctrl + <Rij(en) minder inspringen
Ctrl + ?Sneltoetsen
muisklik op koppenKolommen aanpassen

Context menu

Het context menu verschijnt door eerst één of meer rijen te selecteren en vervolgens met de rechter muisknop (Mac: Ctrl + muisklik) te klikken.

ProjectWork menu

Nieuw project

Begint een nieuw project met een eigen titel. Het bestand komt in Google Drive in dezelfde map(pen) als het origineel. Toestemmingen om te delen worden niet gekopieerd van het originele bestand, maar wel van de gemeenschappelijke map(pen).

Project openen...

Toont een lijst met eerder vanuit ProjectWork opgeslagen bestanden die in uw Google Drive staan. Opent het geselecteerde bestand in een browser tab.

Een kopie maken...

Opent een dialoogvenster om het schema naar een nieuw bestand te kopiëren dat in een nieuw browsertabblad wordt geopend. De naam kan achteraf in de kopie worden gewijzigd. Het kopiëren heeft enkele opties. De eerste optie is om ook de gepubliceerde spreadsheet mee te kopiëren en aan de kopie te koppelen, waarbij de wijzigingen in de lay-out behouden blijven. De tweede optie is om de kopie gekoppeld te houden aan dezelfde dashboard-spreadsheet als het origineel. De derde optie is om ook de basislijnen mee te kopiëren.

Bestand overschrijven...

Toont een lijst met eerder vanuit ProjectWork opgeslagen bestanden die in uw Google Drive staan. Overschrijft het geselecteerde bestand.

Google Drive

Opent nieuwe tab met Google Drive.

Bestand delen... (in Team)

Opent Google Drive dialoog om bestand met anderen te delen om te bewerken of te bekijken. Zij kunnen het bestand openen in hun Google Drive in map Gedeeld met mij en de planning in ProjectWork bewerken of bekijken, afhankelijk hoe het bestand gedeeld is. Wijzigingen worden real-time verwerkt naar gedeelde planningen die geopend zijn, wat gelijktijdig samenwerken mogelijk maakt.

Importeren > Microsoft Project XML bestand

Importeert een MS Project XML-bestand door het te laden van de PC en om te zetten naar een ProjectWork planning.

Importeren > ProjectWork planning van PC (in Team)

Laadt een JSON bestand met ProjectWork planning vanaf de PC.

Importeren > mindmap van PC

Laadt een JSON bestand gemaakt met MindMup vanaf de PC om een planning te beginnen.
Zie Van idee naar planning met mindmap voor meer uitleg.

Project eigenschappen...

Opent een dialoog met de eigenschappen van het actieve project.


Publiceren > planning als HTML (in Team)

Opent een dialoog om de weergegeven planning te publiceren naar HTML als voorbeeld of als code. Je kunt de HTML code opslaan in een nieuw bestand of een bestaand bestand overschrijven.
Zie Planning publiceren als HTML voor meer uitleg.

Publiceren > planning in Google Spreadsheets (in Team)

Opent een dialoog om de planningstaken en -resources te publiceren in een nieuw of bestaand Google-spreadsheet.
Zie Planning publiceren in Google Sheets voor meer uitleg.

Publiceren > mijlpalen in Google Agenda (in Team)

Opent een dialoog om mijlpalen in Google Agenda te plaatsen, aan te passen of te verwijderen.
Zie Mijlpalen publiceren in Google Agenda voor meer uitleg.

Publiceren > locaties in Google Maps (in Team)

Opent een dialoog om alle resources die Locatie ingevuld hebben te publiceren in een HTML bestand in Google Drive. Dit bestand is vanuit Google Drive te bekijken in Google Maps.
Zie Locaties publiceren in Google Maps voor meer uitleg.

Exporteren > JSON naar pc (in Team)

Slaat een ProjectWork planning op in een JSON bestand op de pc.

Exporteren > Microsoft Project XML bestand (in Team)

Exporteert de ProjectWork planning als MS Project XML-bestand naar de pc.

Basislijnen... (in Team)

Opent een dialog om basislijnen in te stellen, te tonen en te vergelijken.

Rapporteren > Project status...

Opent een HTML document met de voortgangsinformatie op basis van werkuren. Bevat de laatste basislijn als referentie indien ingesteld.

Rapporteren > Dashboard... (in Team)

Opent een dialoog om het project aan een nieuw of geselecteerd dashboard toe te voegen of om het project in het geselecteerde dashboard bij te werken. Zie Rapporteren in dashboard voor meer uitleg.

Afdrukken

Drukt de takentabel en het Gantt-diagram af via de browser zoals je ze ziet. Pas de onderlinge breedte van de panelen en andere voorkeuren, zoals het verbergen van kolommen en het inklappen van taken, aan voordat je gaat printen. In Chrome afdrukvoorbeeld kun je de schaal aanpassen, zodat de hele planning wordt afgedrukt, eventueel over meerdere pagina's. In sommige browsers kun je printen naar een PDF bestand.


Nieuwe resourcemanager (in Team)

Opent een nieuwe browser tab die ProjectWork-Resources heet. In deze versie van ProjectWork kan een resource manager zijn resources delen met meerdere projecten. Hij kan per project zien aan welke taken zijn resources zijn toegewezen. Gebruik Herladen om de laatste stand te zien sinds de planning is geopend.
Zie ook Resourcemanagement met ProjectWork.

Gedeelde resources... (in Team)

Toont welke resourcemanagers resources delen met dit project. De gedeelde resources staan in Resources blad gegroepeerd.

Herladen

Herlaadt de planning waardoor wijzigingen in gedeelde resources zichtbaar worden sinds de planning is geopend.


Instellingen...

Opent een dialoog met instellingen.

Werktijden... (in Team)

Opent een dialoog om de werktijden aan te passen.

Vrije perioden... (in Team)

Opent een dialoog om vrije perioden toe te voegen en te verwijderen. Een vrije periode heeft een begindatum en een einddatum. Gedurende de periode wordt het project niet uitgevoerd voor alle resources en wordt de planning vertraagd.


In-app aankoop

Na registratie en licentietype en periode kiezen kun je met PayPal de licentie kopen.

Handleiding

Opent deze handleiding in nieuwe tab.

Helpdesk...

Opent contactformulier.

Werktijden instellen (in Team)

Een dag kan maximaal 5 niet overlappende periodes hebben. Standaard werktijden: maandag-vrijdag (5 dagen) van 8:00-12:00 en 13:00-17:00 (2 perioden). Dit komt neer op 8 uur per dag en 40 uur per week.

Werkperioden toevoegen gaat door de begin- en eindtijd van een periode in te stellen, 'nieuwe periode' aan te vinken bij de dag(en) waar je de periode wil toevoegen en op Toepassen te klikken.

Werkperioden verwijderen gaat door de tijden van de periode leeg te laten, de periode(n) aan te vinken die je wil verwijderen en op Toepassen te klikken.

Werkperioden aanpassen gaat door de nieuwe tijden van een periode in te stellen, de periode(n) aan te vinken die je wil veranderen en op Toepassen te klikken.

Volg planning met basislijnen (in Team)

Als je een baseline instelt, maak je een kopie van het schema. De basislijn wordt weergegeven met de door jou gegeven naam en met de datum en tijd waarop deze is gemaakt. Daaropvolgende basislijnen volgen in de lijst. Je kunt een basislijn definitief verwijderen door de naam in de lijst te verwijderen en op de knop Toepassen te drukken.

Je kunt vervolgens de basislijn(en) selecteren die je wilt weergeven. Indien geselecteerd, wordt een basislijn weergegeven onder een taak en resource in hun tabellen, wanneer de basislijn overeenkomt.

Je kunt een basislijn vergelijken met het schema, gebruikmakend van de waarde of de variantie tussen basislijn en schema, ook als een percentage.

Taken

Taken vormen de basis van de projectplanning. Ze vormen de rijen in een tabel met kolommen die de eigenschappen van de taken bevatten.
Taken kunnen in de tabel bewerkt worden of met functies in het Taken menu.

Tot een planning met taken komen gaat het beste met de volgende stappen:

  • Work Breakdown Structure - het onderverdelen van het gehele project in producten en activiteiten
  • Taakvolgorde - de volgorde waarin taken afhankelijk zijn van elkaar door ze te koppelen
  • Fases - groepen van taken die een bepaalde functie hebben zoals ontwerp, constructie, oplevering
  • Mijlpalen - belangrijke beslismomenten die fases afsluiten (in ProjectWork een taak met duur 0)
  • Resources - mensen en middelen om taken te voltooien
  • Werk - de uren die nodig zijn om een taak te voltooien
  • Begindatum - resulteert met werk, resources en beschikbare werktijden in een einddatum per taak
  • Kritieke pad - de gekoppelde taken die de kortste einddatum van het project bepalen
  • Documenten - informatie over ontwerp en voortgang

Kolommen

Elke taak heeft de volgende velden met informatie.


alleen lezen

ID

Volgnummer oplopend per rij.


alleen lezen

WBS

Code die aangeeft hoe de taak in de breakdown past. De Work Breakdown Structure (WBS) van een project laat zien hoe een project is opgebouwd uit producten en activiteiten.


vereist

Taakomschrijving

Omschrijving van de taak op basis van uit te voeren activiteiten en/of op te leveren producten.


optioneel

Begindatum

Datum en eventueel tijd waarop de taak begint, volgens het formaat uit Instellingen. Klik voor de agenda om de datum te kiezen of voer de datum en/of tijd in. Snelle datum invoer vanaf begindatum of datum vandaag is mogelijk door maand en jaar weg te laten.


optioneel

Einddatum

Datum en eventueel tijd waarop de taak eindigt, volgens het formaat uit Instellingen. Klik voor de agenda om de datum te kiezen of voer de datum en/of tijd in. Snelle datum invoer vanaf datum vandaag is mogelijk door maand en jaar weg te laten.


optioneel

Taakduur

De tijd dat een taak duurt in dagen (d), uren (u) en minuten (m), bijvoorbeeld '2d 4u' komt overeen met 20 uur. De standaard duur zonder eenheid is in dagen.
Een taakduur van 0 maakt van een taak een mijlpaal.


alleen lezen

Speling

De tijd dat een taak later kan beginnen voordat deze op het kritieke pad komt. De tijd is in dagen (d), uren (u) en minuten (m), bijvoorbeeld '2d 4u' komt overeen met 20 uur.


optioneel, standaard 0%

Voortgang

Percentage dat de voltooiing van de taak aangeeft. In combinatie met voortgangsindicatie bij Instellingen krijgt de voortgang een kleur.

voorwaardekleur
vandaag vóór de begindatum van taakgeen kleur
vandaag na begindatum van taak en voldoende voortganggroen
vandaag na begindatum van taak en voortgang loopt achtergeel
vandaag na einddatum van taak en voortgang minder dan 100%rood
voortgang is gelijk aan 100%geen kleur

optioneel

Voorgangers

De ID's van voorafgaande taken, zie Taken koppelen.


optioneel

Resources (in Team)

De afkorting of naam van toegewezen resources, zie Resources toewijzen aan taak.


optioneel

Werk (in Team)

Het aantal werkuren dat door de aan deze taak toegewezen werk resources worden besteed.


optioneel

Kosten (in Team)

Kosten per taak of de totale kosten van de toegewezen resources.


verplicht, standaard ZSM

Voorwaarde

geen vermelding = ZSM = zo snel mogelijk
ZLM = Zo Laat Mogelijk
Begin = begin op de Begindatum
Eind = eindig op Einddatum


verplicht, standaard volgens Instellingen

Constante (in Team)

Kolommen Resources, Werk en Duur verhouden zich volgens Werk = Resources x Duur
Resources is de som van aantal resources van het type Werk: 3 voor R1;R2[2]
Bij wijziging van een kolom, verandert één van de twee andere kolommen van waarde, afhankelijk van de Constante instelling volgens onderstaande tabel.

constante wijzigen berekende wijziging
Resources Resources
Werk
Duur
Werk = Resources x Duur
Duur = Werk / Resources
Werk = Resources x Duur
Werk Resources
Werk
Duur
Duur = Werk / Resources
Duur = Werk / Resources
Resources = Werk / Duur
Duur Resources
Werk
Duur
Werk = Resources x Duur
Resources = Werk / Duur
Werk = Resources x Duur

Je kunt de standaard keuze voor nieuwe taken instellen in Instellingen > Standaard constante.


optioneel

Extra

Toegevoegde kolommen, zie Kolommen aanpassen.

Taken menu

Het taken menu bevindt zich bovenaan het taken paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Inklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingstaken in.

Uitklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingstaken uit.

Niveau inklappen

Klapt alle samenvattingstaken in met een niveau gelijk aan de geselecteerde taak.

Alles inklappen

Klapt alle samenvattingstaken in.

Alle taken tonen

Klapt alle samenvattingstaken uit en toont alle verborgen taken.

Filter > kritieke taken

Toont alleen de taken op het kritiek pad. Andere taken zijn ingeklapt.

Filter > onvoltooide taken

Toont alleen de taken die nog niet 100% voltooid zijn. Voltooide taken zijn ingeklapt.

Filter gekoppelde taken

Toont geselecteerde taak en al zijn voorgaande en opvolgende taken. Andere taken zijn ingeklapt.

Sorteer omlaag > op kolom

Sorteert geselecteerde taken omlaag op basis van kolom.

Sorteer omhoog > op kolom

Sorteert geselecteerde taken omhoog op basis van kolom.


Meer inspringen (Ctrl + >)

Laat de geselecteerde taken meer inspringen voor zover dit mogelijk is.

Minder inspringen (Ctrl + <)

Laat de geselecteerde taken minder inspringen voor zover dit mogelijk is.

Rijen boven invoegen

Voegt boven de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen onder invoegen

Voegt onder de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen wissen

Wist de geselecteerde rijen.

Rijen verwijderen

Verwijdert de geselecteerde rijen.

Rijen kopiëren

Kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen knippen

Verwijdert en kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen plakken

Voegt de gekopieerde rijen in op de geselecteerde rij.


Ongedaan maken

Maakt de laatste verandering ongedaan.

Herstellen

Herstelt de laatste ongedaan maken.

Vereffening selectie verwijderen

Verwijdert alle verschuivingen van de geselecteerde taak(en) ten gevolge van vereffening.

Opeenvolgend koppelen

Koppelt de geselecteerde taken opeenvolgend.

Ontkoppelen

Verwijdert alle koppelingen van de geselecteerde taken.

Kolommen...

Opent een tijdelijk paneel, zie Kolommen aanpassen.

Taken koppelen

Taken kunnen onderling een volgorde van uitvoering hebben. Dit is vast te leggen met afhankelijkheden door in de taak kolom Voorgangers te verwijzen naar de ID's van de voorafgaande taken. Er zijn verschillende typen van afhankelijkheid, zie onderstaande tabel.

Afkorting Koppeling Afhankelijkheid
BE Begin na Einde De opvolger kan beginnen wanneer de voorganger eindigt.
Dit is de standaard koppeling, ook als er geen type is genoemd.
GB Gelijk Beginnen De opvolger kan beginnen wanneer de voorganger begint.
GE Gelijk Eindigen De opvolger kan eindigen wanneer de voorganger eindigt.
EB Einde na Begin De voorganger kan beginnen wanneer de opvolger eindigt.

Door gebruik van de control toets (Mac: Meta toets) en de muisklik is het mogelijk taken te koppelen. Selecteer de rijen van één of meer voorgangers en vervolgens met Ctrl + muisklik de opvolger. De geselecteerde taken zijn nu BE gekoppeld aan de opvolger. Het resultaat is zichtbaar in de Voorgangers kolom. Hier kan eventueel het type koppeling aangepast worden. Ontkoppelen gaat op dezelfde wijze als het koppelen, alleen zal een al bestaande koppeling verwijderd worden.

Elke afhankelijkheid kan aangepast worden door vertraging en overlap toe te voegen. De tijd wordt achter de afhankelijkheid geplaatst, waar een positieve tijd vertraging en een negatieve tijd overlap geeft.

Voorbeelden van afhankelijkheden:

3GB enkele Gelijk Beginnen afhankelijkheid met taak id 3
3GB;4 dubbele afhankelijkheid met taken 3 en 4
3GB;4+1d vertraging van 1 dag met taak 4
3GB;4-1d overlap van 1 dag met taak 4

Resources (in Team)

Resources zijn de mensen en de middelen die nodig zijn om een taak uit te voeren. Ze vormen de rijen in een tabel met kolommen die de eigenschappen van de resources bevatten en ze zijn te groeperen in teams en clusters om hun eigenschappen samen te vatten.
Resources kunnen in de tabel bewerkt worden of met functies in het Resources menu.

Kolommen

Elke resource heeft de volgende velden met informatie.


alleen lezen

ID

Volgnummer oplopend per rij.


alleen lezen

RBS

Code die aangeeft hoe de resource in de breakdown van teams en clusters past.


optioneel

Afk

Afkorting van deze resource. Indien beschikbaar dan komt deze afkorting in kolom Resources van de Taken tabel.


vereist

Resourcenaam

Naam van de persoon of omschrijving van de resource.


vereist, standaard Werk

Type

Lijst met mogelijk typen, zie Resource typen.


optioneel

Eenheid

Kan zijn per uur, per stuk, per meter, etc.


alleen lezen

Voortgang

Percentage dat de voltooiing door de resource aangeeft.


optioneel, standaard 1

Capaciteit

Maximum aantal van een resource waarboven het capaciteitsdiagram rood wordt.


optioneel, standaard 0

Tarief

Kosten per eenheid resource.


alleen lezen

Aantal

Het totaal aantal eenheden dat van deze resource is toegewezen.


alleen lezen

Kosten

Totale kosten van de resource.


optioneel

Account

E-mail, Google account of code van een resource.


optioneel

Locatie

Waar de resource zich bevindt. Een Google Maps icoon verschijnt om het adres te laten zien.


optioneel

Extra

Toegevoegde kolommen, zie Kolommen aanpassen

Resources menu

Het resources menu bevindt zich bovenaan het resources paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Inklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingsresources in.

Uitklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingsresources uit.

Niveau inklappen

Klapt alle samenvattingsresources in met een niveau gelijk aan de geselecteerde resource.

Alles inklappen

Klapt alle samenvattingsresources in.

Alle resources tonen

Klapt alle samenvattingsresources uit en toont verborgen resources.

Filter toegekende taken

Toont in de Taken tabel alleen aan de geselecteerde resource toegekende taken, inclusief onderliggende taken. De andere taken zijn ingeklapt.

Sorteer omlaag > op kolom

Sorteert geselecteerde resources omlaag op basis van kolom.

Sorteer omhoog > op kolom

Sorteert geselecteerde resources omhoog op basis van kolom.


Meer inspringen

Laat de geselecteerde resources meer inspringen voor zover dit mogelijk is.

Minder inspringen

Laat de geselecteerde resources minder inspringen voor zover dit mogelijk is.

Rijen boven invoegen

Voegt boven de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen onder invoegen

Voegt onder de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen wissen

Wist de geselecteerde rijen.

Rijen verwijderen

Verwijdert de geselecteerde rijen.

Rijen kopiëren

Kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen knippen

Verwijdert en kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen plakken

Voegt de gekopieerde rijen in op de geselecteerde rij.


Effen alle toewijzingen

Zorgt ervoor dat alle toegekende resources onder hun capaciteit blijven door taken door te schuiven. Al verschoven taken worden niet eerst teruggeschoven mocht dit kunnen. In ProjectWork menu item Instellingen onder Resources effenen kun je instellen wat er meegenomen moet worden in de vereffening en waar het resultaat zichtbaar is.

Verwijder alle vereffening

Schuift alle door vereffening verschoven taken terug. Als resultaat kunnen resources weer boven hun capaciteit komen, wat zichtbaar is als rood in het Capaciteitsdiagram.

Effen selectie

Zorgt ervoor dat geselecteerde resource(s) onder hun capaciteit blijven door taken uit te schuiven.

Vereffening selectie verwijderen

Verwijdert verschuivingen van taken die zijn toegewezen aan de geselecteerde resource(s) ten gevolge van vereffening.


Ongedaan maken

Maakt de laatste verandering ongedaan.

Herstellen

Herstelt de laatste ongedaan maken.

Kolommen...

Opent een tijdelijk paneel, zie Kolommen aanpassen.

Resources toewijzen aan taak

In kolom Resources van de Taken tabel staat een opsomming van de resources uit de Resources tabel die aan een taak zijn toegewezen. Resources worden gescheiden met een punt-komma (;). De toegewezen hoeveelheid per resource staat achter de resource tussen teksthaken ([ ]).

Voorbeeld: R1;R2[2] betekent
1x R1
2x R2

Als een resource een afkorting heeft, dan staat deze hier, anders de volledige naam. Als een resource nog niet voorkomt in Resource, dan wordt deze toegevoegd.

Resources toevoegen gaat eenvoudiger door in de Resources tabel één of meer resources te selecteren en met Ctrl toets ingedrukt een taak aan te klikken in de Taken tabel. De toewijzing gaat met een aantal dat gelijk is aan de capaciteit als de resource het type werk heeft, anders is het aantal één. Dit aantal is achteraf aan te passen in de Resources kolom van de Taken tabel.

Resource typen

In de Resources tabel heeft elke resource een type aanduiding in kolom Type. Het bepaalt hoe de kosten per resource worden berekend per taak op basis van de toekenning en het Tarief.

Werk Toegekend per aantal en berekend per uur Werk.
Een voltijd resource heeft een aantal van 1 (=100%).
Een deeltijd resource heeft een aantal minder dan 1.
Een generieke resource ('monteur') kan een aantal hebben van meer dan 1.
De totale kosten voor deze resource per taak worden berekend door het toegekende aantal, het aantal werk uren en de prijs per uur te vermenigvuldigen.
Apparatuur Toegekend per aantal en berekend per uur Taakduur.
De resource kosten per taak worden berekend door taakduur, het toegekende aantal resources en de prijs per uur te vermenigvuldigen.
Materiaal Toegekend per aantal aan taak. De optionele Eenheid kan bijvoorbeeld 'meter' zijn.
De resource kosten per taak volgen uit de vermenigvuldiging van het aantal toegewezen eenheden en de prijs per eenheid.
Onderdeel Toegekend per aantal aan taak. De optionele Eenheid kan bijvoorbeeld een onderdeelnummer zijn.
De resource kosten worden op dezelfde manier berekend als voor een Materiaal resource.
Dienst Toegekend per aantal aan taak.
De resource kosten worden op dezelfde manier berekend als voor een Materiaal resource.
Sprint Toegekend aan (samenvattings)taken om deze taken te filteren en samen te vatten. Een Sprint is een project in het Scrum raamwerk. De Taken tabel bevat de Product Backlog items met onderliggend werk. De aan een sprint resource toegekende items vormen een Sprint Backlog.
Dit type resource accumuleert kosten, werkuren en voortgang, maar voegt niets toe aan een taak.
Eigenaar Toegekend aan (samenvattings)taken om deze taken te filteren en samen te vatten. Dit maakt het mogelijk om kosten te verdelen over meerdere eigenaren.
Dit type resource accumuleert kosten, werkuren en voortgang, maar voegt niets toe aan een taak.
Locatie Toegekend aan (samenvattings)taken om deze taken te filteren en samen te vatten. Dit maakt het mogelijk om kosten per locatie uit te splitsen. Een locatie resource geeft het adres in de Locatie kolom weer door op het Google Maps icoon te klikken.
Dit type resource accumuleert kosten, werkuren en voortgang, maar voegt niets toe aan een taak.

Gantt diagram

Het Gantt-diagram toont de planning per taak als een balk van begindatum tot einddatum. De positie van de balk hangt af van de tijdschaal bovenaan het diagram. De tijdschaal kan in-zoomen (+) en uit-zoomen (-) en de startdatum is in een kalender aanpasbaar.

Gantt menu

Het Gantt menu bevindt zich bovenaan het Gantt paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Selecteer taak en schaal

Maakt de tijdschaal van het Gantt-diagram gelijk aan de vroegste begindatum en de laatste einddatum van de geselecteerde taken.
Tip: Selecteer een samenvattingstaak om alle subtaken te zien.

Vandaag

Maakt de begindatum van het Gantt-diagram gelijk aan vandaag.

Begin project

Maakt de begindatum van het Gantt-diagram gelijk aan de begindatum van het project.

Geheel project

Past de schaal van het Gantt-diagram aan zodat het project in zijn geheel wordt getoond.

Schaal als Capaciteitsdiagram

Neemt de schaal over van het Capaciteitsdiagram.


Naar Capaciteitsdiagram

Verandert panelen om Capaciteitsdiagram te tonen.

Naar Capaciteit met schaal als Gantt

Verandert panelen om Capaciteitsdiagram te tonen met schaal gelijk aan Gantt diagram.

Capaciteitsdiagram (in Team)

Het capaciteitsdiagram toont met een bezettingsindicatie wanneer een resource actief is gedurende de tijd. Voor werk resources geeft de kleur de bezetting aan ten opzichte van de ingestelde capaciteit:

  • blauw bij minder dan 50% bezetting,
  • rood bij meer dan 100% bezetting,
  • groen er tussenin.

Andere type resources worden grijs getoond. De positie van de aanduiding hangt af van de tijdschaal bovenaan het diagram. De tijdschaal kan in-zoomen (+) en uit-zoomen (-) en de startdatum is in een kalender aanpasbaar.

Capaciteit menu

Het capaciteit menu bevindt zich bovenaan het capaciteit paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Vandaag

Maakt de begindatum van het Capaciteitsdiagram gelijk aan vandaag.

Begin project

Maakt de begindatum van het Capaciteitsdiagram gelijk aan de begindatum van het project.

Geheel project

Past de schaal van het Capaciteitsdiagram aan zodat het project in zijn geheel wordt getoond.

Schaal als Gantt-diagram

Neemt de schaal over van het Gantt-diagram.


Naar Gantt-diagram

Verandert panelen om het Gantt-diagram te tonen.

Naar Gantt met schaal als Capaciteit

Verandert panelen om het Gantt-diagram te tonen met schaal gelijk aan Capaciteitsdiagram.

Instellingen

Taal

English | Nederlands

Getal formaat

Duizenden en decimaal scheidingsteken in getal:
1,000.00 | 1.000,00 | 1 000,00

Valuta

Geselecteerd valuta symbool wordt getoond waar van toepassing.

Valuta positie

Positie relatief ten opzichte van bedrag.

Datum formaat

Volgorde en scheidingsteken voor dag (dd), maand (mm), jaar (jjjj):
dd-mm-jjjj | dd.mm.jjjj | dd/mm/jjjj | mm/dd/jjjj | jjjj-mm-dd | jjjj.mm.dd | jjjj/mm/dd

Tijd formaat

24 uur of 12 uur:
hh:mm | am/pm

Toon tijd

Toon alleen datum of ook tijd in tabel.

Eerste dag van week

Keuze is zichtbaar in Gantt- en Capaciteitsdiagram


Projectsamenvatting (ID=0)

  • Toon projectsamenvatting in Taken Tabel en Gantt diagram.
  • Toon projectsamenvatting in Resources tabel en Capaciteitsdiagram (in Team).

Kritieke pad indicatie

  • Geef kritieke pad aan in Taken tabel.
  • Geef kritieke pad aan in Gantt diagram.

Voortgangsindicatie

  • Geef voortgangskleur aan in kolom Voortgang in Taken tabel.
  • Geef voortgangskleur aan in balk in Gantt diagram.

Resources effenen (in Team)

  • Taken in het verleden al dan niet meenemen in de vereffening.
  • Complete taken al dan niet meenemen in de vereffening.
  • Verschoven taak in Taken tabel aanduiden.
  • Verschoven taak in Gantt diagram aanduiden.

Standaard voorwaarde

Standaard voorwaarde voor nieuwe taak:
Zo snel mogelijk | Zo laat mogelijk | Begin op datum | Eindig op datum

Standaard constante (in Team)

Standaard constante voor nieuwe taak:
Resource | Werk | Duur

Samenwerken (in Team)

Met ProjectWork kan een team zowel afwisselend als real-time samenwerken aan dezelfde projectplanning. Bij real-time samenwerken wordt de door één deelnemer gemaakte wijziging direct getoond bij de anderen op hun scherm. Om te weten waar een wijziging heeft plaatsgevonden is er de optie om dit te markeren per rij in kolom WBS. Deze optie staat standaard aan.

Zowel real-time als afwisselend samenwerken aan een planning kan na de volgende stappen:

  1. Begin een nieuwe planning in ProjectWork of gebruik een bestaand bestand
  2. Ga in ProjectWork naar Projecteigenschappen door op de bestandsnaam te klikken
  3. Klik op het delen icoon  om de 'Delen met anderen' dialoog te openen
  4. Klik op 'Geavanceerd' en voeg de accounts toe waarmee je wil samenwerken en kies 'mogen bewerken' of 'mogen weergeven'
  5. De deelnemende accounts openen het bestand in hun 'Gedeeld met mij' map in Google Drive

Het is ook mogelijk om via Google Drive het bestand te delen. Om een planning te bekijken is geen proef of licentie nodig, alleen een Google account en toestemming om bestanden te lezen uit Google Drive.

Google Apps (in Team)

ProjectWork slaat zijn ProjectWork bestand automatisch op in Google Drive na elke verandering. Opgeslagen ProjectWork bestanden kunnen vanuit ProjectWork geopend worden of vanuit Google Drive zelf.

Google Apps kunnen gebruikt worden om de planning zichtbaar te maken, zie Publicaties met ProjectWork.

Nieuw project starten in Google Drive

Een nieuw projectbestand maken en openen gaat door in Google Drive de Maken knop in te drukken en ProjectWork als applicatie te kiezen.

Bestaand project openen in Google Drive

Een bestaand bestand openen in ProjectWork kan door na rechter muisklik op het bestand, Openen met... ProjectWork te kiezen.

Direct openen kan door in de instellingen van Apps beheren ProjectWork als standaard applicatie te kiezen.

Het ProjectWork icoon verschijnt dan voor het bestand en ProjectWork opent na aanklikken met dit bestand.

Planning publiceren als HTML

De Planning als HTML dialog wordt geopend vanuit het ProjectWork menu onder Publiceren.

De gepubliceerde HTML code komt exact overeen met de taken tabel en het Gantt diagram: ingeklapte taken en verborgen kolommen worden niet gepubliceerd. Het Gantt diagram wordt in zijn geheel getoond, van begin tot einde van het project. De HTML code is als preview zichtbaar in de browser en als code om ingevoegd te worden in een website, bijvoorbeeld in Google Sites. De HTML code kan ook opgeslagen worden in Google Drive.

Zie voorbeeld.

Planning publiceren in Google Sheets

De Planning in Google Sheets dialog wordt geopend vanuit het ProjectWork menu onder Publiceren.

Het publiceren van de planning kan als een nieuwe spreadsheet of als update van een eerder van deze planning gepubliceerd spreadsheet. Het spreadsheet bestaat uit twee werkbladen: Taken en Resources. Het werkblad met taken is voorzien van een Gantt diagram aan de rechter kant. Boven de kopregel is ruimte om zelf tekst of berekeningen toe te voegen.

De volgorde van kolommen kan gewijzigd worden en kolommen kunnen verborgen of verwijderd worden. Verwijderde kolommen worden bij een update niet meer opnieuw toegevoegd. Er kunnen eigen kolommen tussengevoegd worden met daarin informatie of celformules die gebruik maken van de planningsdata. Ook kunnen eigen werkbladen toegevoegd worden met diagrammen die gebruik maken van de planningsdata.

Bij een update wordt de spreadsheet data gesynchroniseerd met de taken in de planning. Toegevoegde opmaak aan een spreadsheet, zoals kleuren, en toegevoegde opmerkingen blijven behouden. Het Gantt diagram, afhankelijke kolommen, berekeningen en diagrammen worden bijgewerkt. De update maakt bijvoorbeeld rapportage over de actuele planning mogelijk, zoals een vergelijking met de basislijnplanning, zie Veelgestelde vragen.

Mijlpalen publiceren in Google Agenda

De Mijlpalen in Google Agenda dialog wordt geopend vanuit het ProjectWork menu onder Publiceren.

Een mijlpaal is een taak in de planning met een tijdsduur van 0. Gepubliceerde mijlpalen komen in privé agenda 'ProjectWork' van het aangemelde Google account. Deze agenda kan ook mijlpalen bevatten van andere ProjectWork planningen van hetzelfde account.

De aan een mijlpaal toegewezen resource(s) die hun Account ingevuld hebben in de Resources tabel, krijgen deze mijlpaal in hun Google agenda(s).

Wijzigingen aan mijlpalen in de planning worden bij herpubliceren aangepast in de 'ProjectWork' agenda en in de agenda's van resources met een Google account.

Zie voorbeeld.

Locaties publiceren in Google Maps

De Locaties in Google Maps dialog wordt geopend vanuit het ProjectWork menu onder Publiceren.

Een gepubliceerd HTML bestand met de locaties van resources is vanuit Google Drive te mailen, te downloaden of als webpagina te hosten.

Zie voorbeeld.

Rapporteren in dashboard

De Dashboard in spreadsheet dialog wordt geopend vanuit het ProjectWork menu onder Rapporteren.

Het dashboard is een gemeenschappelijk spreadsheet om alle projecten te volgen. De projecten staan per rij onder elkaar met per kolom informatie en de stand van zaken. Per project staat rechts in dezelfde rij een balk van begin- tot einddatum met daarin de voortgang. Je kunt gezamenlijke kolommen tussenvoegen voor extra informatie en statistieken. Elk project werkt de informatie zelf bij. Je kunt dit spreadsheet in een Google site invoegen.

Je begint het rapporteren met het selecteren van een spreadsheet dat al als dashboard is gemaakt met de knop Selecteer of je maakt eerst een nieuw dashboard met de knop Nieuw. In beide gevallen wordt het dashboard bewaard en als link getoond. Met de link open je het spreadsheet met hierin het dashboard. Met de knop Bijwerken werk je per project het dashboard bij met de laatste informatie. Het account dat een project bijwerkt en het moment waarop wordt vermeld bij het project.

Het selecteren van een dashboard kan alleen als het dashboard gedeeld is met je account. Een aan een geselecteerd dashboard toegevoegd project komt onder de al aanwezige projecten. Je kunt de volgorde aanpassen door een rij met een project te slepen. Een project dat niet meer in een dashboard hoeft te staan kan uit het spreadsheet verwijderd worden.

Het dashboard spreadsheet kan naar eigen wens aangepast worden. Kolommen kunnen verwijderd worden, zonder dat ze terugkomen na bijwerken. De kolomkoppen kunnen aangepast worden, de volgorde van kolommen kan aangepast worden. Opmaak blijft behouden na bijwerken van de gegevens.