Handleiding ProjectWork

Panelen

ProjectWork online projectmanagement software toont alle projectinformatie van links naar rechts in afzonderlijke panelen. Elk paneel heeft zijn eigen menu.

panelen : Capaciteit | Resources | ProjectWork | Taken | Gantt

  • Het Capaciteit paneel bevat een balkenschema dat de toewijzing van resources over de tijd laat zien.
  • Het Resources paneel bevat een tabel met de resources van het project.
  • Het ProjectWork paneel bevat algemene informatie, een dialoog behorende bij een functie of gedetailleerde informatie van een geselecteerde taak of resource.
  • Het Taken paneel bevat een tabel met de taken van het project.
  • Het Gantt paneel bevat een balkenschema dat de taken over de tijd laat zien.

Taken, resources en taak/resource toekenningen zijn tegelijkertijd in de panelen zichtbaar en aanpasbaar. Het schermoverzicht kan naar verschillende combinaties van panelen scrollen.

Het ProjectWork paneel is het centrale paneel dat bovenaan de bestandsnaam bevat en eronder de standaard dialoog of tijdelijke dialogen van verschillende functies. Na het sluiten van een tijdelijke dialoog komt de standaard dialoog terug. Als je op de bestandsnaam klikt verschijnt de Eigenschappen dialoog waar je de bestandsnaam in Google Drive kunt aanpassen. Onder de bestandsnaam is ruimte voor een statusmelding over automatische opslag in Google Drive.

Het ProjectWork paneel met standaard dialoog:

bestandsnaam
statusmelding


Google account en de mogelijkheid om uit te loggen
status proef en bestellen licentie met PayPal


snelle toegang tot menu functies, zoals Eigenschappen en Instellingen
optie om rijen te markeren die veranderen wanneer je zelf of iemand anders de planning aanpast


hulp zoals handleiding, video uitleg en helpdesk
demo functies voor het scrollen van de panelen en de tooltip locaties

Planning bewerken

De Taken en Resources tabellen zijn per cel te bewerken door de cel aan te klikken. Er komt een outline omheen en de rij wordt geselecteerd. De tekst kan nu aangepast worden.

Met Enter gaat de selectie een cel omlaag, met Shift + Enter een cel omhoog.
Met Tab gaat de selectie een cel naar rechts en met Shift + Tab een cel naar links.

Met kopiëren (Ctrl-C) en plakken (Ctrl-V) kun je tekst vanuit een spreadsheet of een document snel overzetten naar ProjectWork. Dit kan per cel of per kolom met meerdere rijen tekst tegelijk.

Het kopiëren naar meerdere cellen tegelijk met dezelfde tekst gaat door een cel met de linker muisknop te selecteren en vervolgens met de Shift toets ingedrukt deze cel en aansluitende cellen erboven of eronder te selecteren, zie voorbeeld hieronder. Na loslaten van de muisknop krijgen de cellen dezelfde tekst als de als eerste geselecteerde cel.

Als een taak/resource rij geselecteerd wordt, dan verschijnt een taak/resource detail dialoog om de taak/resource te zien en aan te passen. Verborgen kolommen zijn hier ook zichtbaar. Naast de dialoog toont de aantallen kolom de toegewezen aantallen.

Rijen selecteren

Een aantal menu items werken in combinatie met één of meer geselecteerde rijen in de Taken of Resources tabel. Geselecteerde rijen hebben een donkere achtergrond kleur. Als er geen rijen geselecteerd zijn, dan zijn de menu items grijs gemaakt en hebben ze geen functie.

Rijen selecteren kan door een rij met linker muisknop ingedrukt aan te klikken en met ingedrukte muisknop aangrenzende rijen te selecteren tot het moment van loslaten.

Een andere manier om meerdere rijen te selecteren is een rij selecteren met de linker muisknop en vervolgens met de Shift toets ingedrukt de laatste rij aan te klikken, zodat de tussenliggende rijen allemaal geselecteerd worden. Eerst de laatste rij selecteren en dan met shift de bovenste rij kan ook.

Deselectie gaat met de ESC toets.

Kolommen aanpassen

De breedte van een kolom is aan te passen door de rand van de kolomkop te slepen. Door op de rand te klikken wordt de kolom automatisch op de breedte van de inhoud gezet.

De kolommen zijn aan te passen in een dialoog door op de kolomkoppen te klikken of vanuit het paneelmenu. Een aangevinkte kolom is zichtbaar. De volgorde is aan te passen door een kolom in het dialoog venster omhoog of omlaag te slepen. Een extra kolom toevoegen gaat door een titel en type op te geven. De kolom verschijnt als laatste en kan verplaats worden door de kolom in de dialoog te slepen. Per keer kan één kolom toegevoegd worden met Toepassen. Een zelf toegevoegde kolom verwijder je door de titel te wissen.

Sneltoetsen

Toetsenbord en muis kunnen enkele functies direct uitvoeren, zie lijst.

Ctrl + muisklikKoppel of ontkoppel geselecteerde taak/taken met de aangeklikte taak
Ken geselecteerde resource(s) toe aan aangeklikte taak
Mac gebruikt Meta toets + muisklik
Ctrl + scrollwielIn/uit-zoomen in Gantt- en Capaciteit-diagram
Alt + scrollwielHorizontaal scrollen
Rechter muisklikContext menu
Mac gebruikt Ctrl + muisklik voor context menu
EscDeselecteren en afsluiten
TabVolgende cel
Shift + TabVorige cel
EnterVolgende rij
Shift + EnterVorige rij
Shift + muisklikRijen selecteren tussen geselecteerde rij en aangeklikte rij
Shift + muis ingedruktKopieer inhoud van geselecteerde cel naar cellen eronder/erboven
Ctrl + NNieuw project
Ctrl + LProject herladen
Ctrl + ZOngedaan maken
Ctrl + YHerstellen
Ctrl + CRij(en) kopiëren
Ctrl + XRij(en) knippen
Ctrl + VRij(en) plakken
Ctrl + URij(en) boven invoegen
Ctrl + DRij(en) onder invoegen
Ctrl + ERij(en) wissen
Ctrl + DelRij(en) verwijderen
Ctrl + >Rij(en) meer inspringen
Ctrl + <Rij(en) minder inspringen
Ctrl + ?Sneltoetsen
muisklik op koppenKolommen aanpassen

Context menu

Het context menu verschijnt door eerst één of meer rijen te selecteren en vervolgens met de rechter muisknop (Mac: Ctrl + muisklik) te klikken.

ProjectWork menu

Nieuw project

Begint een nieuw project met een eigen titel. Het bestand komt in Google Drive in dezelfde map(pen) als het origineel. Toestemmingen om te delen worden niet gekopieerd van het originele bestand, maar wel van de gemeenschappelijke map(pen).

Project openen...

Toont een lijst met eerder vanuit ProjectWork opgeslagen bestanden die in uw Google Drive staan. Opent het geselecteerde bestand.

Een kopie maken

Kopieert de planning en slaat deze op in een nieuw bestand in Google Drive met een eigen naam. Het bestand komt in Goole Drive in dezelfde map(pen) als het origineel. Toestemmingen om te delen worden niet gekopieerd van het originele bestand, maar wel van de gemeenschappelijke map(pen).

Bestand overschrijven...

Toont een lijst met eerder vanuit ProjectWork opgeslagen bestanden die in uw Google Drive staan. Overschrijft het geselecteerde bestand.

Google Drive

Opent nieuwe tab met Google Drive.

Delen met anderen...

Opent Google Drive dialoog om bestand met anderen te delen om te bewerken of te bekijken. Zij kunnen het bestand openen in hun Google Drive in map Gedeeld met mij en de planning in ProjectWork bewerken of bekijken, afhankelijk hoe het bestand gedeeld is. Wijzigingen worden real-time verwerkt naar gedeelde planningen die geopend zijn, wat gelijktijdig samenwerken mogelijk maakt.

Importeren > Microsoft Project XML bestand

Importeert een MS Project XML-bestand door het te laden van de PC en om te zetten naar een ProjectWork planning.

Importeren > ProjectWork planning van PC

Laadt een JSON bestand met ProjectWork planning vanaf de PC.

Importeren > mindmap van PC

Laadt een JSON bestand gemaakt met MindMup vanaf de PC om een planning te beginnen.
Zie ook Van idee naar planning met mindmap.

Project eigenschappen...

Opent een dialoog met de eigenschappen van het actieve project.


Nieuwe resourcemanager

Opent een nieuwe browser tab die ProjectWork-Resources heet. In deze versie van ProjectWork kan een resource manager zijn resources delen met meerdere projecten. Hij kan per project zien aan welke taken zijn resources zijn toegewezen. Gebruik Herladen om de laatste stand te zien sinds de planning is geopend.
Zie ook Resourcemanagement met ProjectWork.

Gedeelde resources...

Toont welke resourcemanagers resources delen met dit project. De gedeelde resources staan in Resources blad gegroepeerd.

Herladen

Herlaadt de planning waardoor wijzigingen in gedeelde resources zichtbaar worden sinds de planning is geopend.


Publiceren > Planning als HTML

Opent een dialoog om de getoonde planning te publiceren naar een HTML bestand in Google Drive. U kunt een nieuw bestand aanmaken of een bestaand bestand overschrijven. Dit HTML bestand is verder te gebruiken, zie Planning publiceren.

Publiceren > Mijlpalen in Google Agenda

Opent een dialoog om mijlpalen in Google Agenda 'ProjectWork' te plaatsen, aan te passen of te verwijderen. De aan de mijlpaal toegewezen resources die een Account ingevuld hebben krijgen de mijlpaal in hun Google agenda, zie Mijlpalen publiceren.

Publiceren > Locaties in Google Maps

Opent een dialoog om alle resources die Locatie ingevuld hebben te publiceren in een HTML bestand in Google Drive. Dit bestand is vanuit Google Drive te bekijken in Google Maps, zie Locaties publiceren.

Publiceren > Spreadsheet in Google Drive

Opent een dialoog om de planningstaken en -resources te publiceren in een Google-spreadsheet. Het publiceren kan als een nieuwe spreadsheet of als update van een eerder gepubliceerd spreadsheet. Met de update worden alle kolommen, berekeningen en opmerkingen die aan het spreadsheet zijn toegevoegd ongewijzigd gehouden. De updatefunctie maakt rapportage over de actuele planning mogelijk, zoals een vergelijking met de basislijnplanning.

Rapporteren > Project Status...

Opent een Google Document met de voortgangsinformatie.

Exporteren > JSON naar pc

Slaat een ProjectWork planning op in een JSON bestand op de pc.

Exporteren > Microsoft Project XML bestand

Exporteert de ProjectWork planning als MS Project XML-bestand naar de pc.

Afdrukken

Drukt de takentabel en het Gantt-diagram af via de browser zoals je ze ziet. Pas de onderlinge breedte van de panelen en andere voorkeuren, zoals het verbergen van kolommen en het inklappen van taken, aan voordat je gaat printen. In Chrome afdrukvoorbeeld kun je de schaal aanpassen, zodat de hele planning wordt afgedrukt, evetueel over meerdere pagina's. In sommige browsers kun je printen naar een PDF bestand.


Instellingen...

Opent een dialoog met instellingen.

Werktijden...

Opent een dialoog om de werktijden aan te passen. Een dag kan maximaal 5 niet overlappende periodes hebben. Standaard werktijden: maandag-vrijdag (5 dagen) van 8:00-12:00 en 13:00-17:00 (2 perioden). Dit komt neer op 8 uur per dag en 40 uur per week.
- Werkperioden toevoegen gaat door de begin- en eindtijd van een periode in te stellen, 'nieuwe periode' aan te vinken bij de dag(en) waar je de periode wil toevoegen en op Toepassen te klikken.
- Werkperioden verwijderen gaat door de tijden van de periode leeg te laten, de periode(n) aan te vinken die je wil verwijderen en op Toepassen te klikken.
- Werkperioden aanpassen gaat door de nieuwe tijden van een periode in te stellen, de periode(n) aan te vinken die je wil veranderen en op Toepassen te klikken.

Vrije perioden...

Opent een dialoog om vrije perioden toe te voegen en te verwijderen. Een vrije periode heeft een begindatum en een einddatum. Gedurende de periode wordt het project niet uitgevoerd voor alle resources en wordt de planning vertraagd.


In-app aankoop

Na registratie en licentietype en periode kiezen kun je met PayPal de licentie kopen.

Handleiding

Opent handleiding in nieuwe tab.

Helpdesk...

Opent contactformulier.

Taken

Taken vormen de basis van de projectplanning. Ze vormen de rijen in een tabel met kolommen die de eigenschappen van de taken bevatten.
Taken kunnen in de tabel bewerkt worden of met functies in het Taken menu.

Tot een planning met taken komen gaat het beste met de volgende stappen:

  • Work Breakdown Structure - het onderverdelen van het gehele project in producten en activiteiten
  • Taakvolgorde - de volgorde waarin taken afhankelijk zijn van elkaar door ze te koppelen
  • Fases - groepen van taken die een bepaalde functie hebben zoals ontwerp, constructie, oplevering
  • Mijlpalen - belangrijke beslismomenten die fases afsluiten (in ProjectWork een taak met duur 0)
  • Resources - mensen en middelen om taken te voltooien
  • Werk - de uren die nodig zijn om een taak te voltooien
  • Begindatum - resulteert met werk, resources en beschikbare werktijden in een einddatum per taak
  • Kritieke pad - de gekoppelde taken die de kortste einddatum van het project bepalen
  • Documenten - informatie over ontwerp en voortgang

Kolommen

Elke taak heeft de volgende velden met informatie.


alleen lezen

ID

Volgnummer oplopend per rij.


alleen lezen

WBS

Code die aangeeft hoe de taak in de breakdown past. De Work Breakdown Structure (WBS) van een project laat zien hoe een project is opgebouwd uit producten en activiteiten.


vereist

Taakomschrijving

Omschrijving van de taak op basis van uit te voeren activiteiten en/of op te leveren producten.


optioneel

Begindatum

Datum en eventueel tijd waarop de taak begint, volgens het formaat uit Instellingen. Klik voor de agenda om de datum te kiezen of voer de datum en/of tijd in. Snelle datum invoer vanaf begindatum of datum vandaag is mogelijk door maand en jaar weg te laten.


optioneel

Einddatum

Datum en eventueel tijd waarop de taak eindigt, volgens het formaat uit Instellingen. Klik voor de agenda om de datum te kiezen of voer de datum en/of tijd in. Snelle datum invoer vanaf datum vandaag is mogelijk door maand en jaar weg te laten.


optioneel

Taakduur

De tijd dat een taak duurt in dagen (d), uren (u) en minuten (m), bijvoorbeeld '2d 4u' komt overeen met 20 uur. De standaard duur zonder eenheid is in dagen.
Een taakduur van 0 maakt van een taak een mijlpaal.


alleen lezen

Speling

De tijd dat een taak later kan beginnen voordat deze op het kritieke pad komt. De tijd is in dagen (d), uren (u) en minuten (m), bijvoorbeeld '2d 4u' komt overeen met 20 uur.


optioneel, standaard 0%

Voortgang

Percentage dat de voltooiing van de taak aangeeft. In combinatie met voortgangsindicatie bij Instellingen krijgt de voortgang een kleur.

voorwaardekleur
vandaag vóór de begindatum van taakgeen kleur
vandaag na begindatum van taak en voldoende voortganggroen
vandaag na begindatum van taak en voortgang loopt achtergeel
vandaag na einddatum van taak en voortgang minder dan 100%rood
voortgang is gelijk aan 100%geen kleur

optioneel

Voorgangers

De ID's van voorafgaande taken, zie Taken koppelen.


optioneel

Resources

De afkorting of naam van toegewezen resources, zie Resources toewijzen aan taak.


optioneel

Werk

Het aantal werkuren dat door de aan deze taak toegewezen werk resources worden besteed.


optioneel

Kosten

Kosten per taak of de totale kosten van de toegewezen resources.


verplicht, standaard ZSM

Voorwaarde

geen vermmelding = ZSM = zo snel mogelijk
ZLM = Zo Laat Mogelijk
Begin = begin op de Begindatum
Eind = eindig op Einddatum


verplicht, standaard volgens Instellingen

Constante

Kolommen Resources, Werk en Duur verhouden zich volgens Werk = Resources x Duur
Resources is de som van aantal resources van het type Werk: 3 voor R1;R2[2]
Bij wijziging van één kolom verandert één van de twee andere kolommen van waarde, afhankelijk van deze Constante instelling volgens onderstaande tabel.

constante wijzigen berekende wijziging
Resources Resources
Werk
Duur
Werk = Resources x Duur
Duur = Werk / Resources
Werk = Resources x Duur
Werk Resources
Werk
Duur
Duur = Werk / Resources
Duur = Werk / Resources
Resources = Werk / Duur
Duur Resources
Werk
Duur
Werk = Resources x Duur
Resources = Werk / Duur
Werk = Resources x Duur

optioneel

Extra

Toegevoegde kolommen, zie Kolommen aanpassen.

Taken menu

Het taken menu bevindt zich bovenaan het taken paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Inklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingstaken in.

Uitklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingstaken uit.

Niveau inklappen

Klapt alle samenvattingstaken in met een niveau gelijk aan de geselecteerde taak.

Alles inklappen

Klapt alle samenvattingstaken in.

Alle taken tonen

Klapt alle samenvattingstaken uit en toont alle verborgen taken.

Alleen kritieke taken

Toont alleen de taken op het kritiek pad.

Alleen onvoltooide taken

Toont alleen de taken die nog niet 100% voltooid zijn.

Alle gekoppelde taken

Toont geselecteerde taak en al zijn voorgaande en opvolgende taken.

Sorteren op Begindatum

Sorteert de geselecteerde taken op begindatum.

Sorteren op Einddatum

Sorteert de geselecteerde taken op einddatum.


Meer inspringen (Ctrl + >)

Laat de geselecteerde taken meer inspringen voor zover dit mogelijk is.

Minder inspringen (Ctrl + <)

Laat de geselecteerde taken minder inspringen voor zover dit mogelijk is.

Rijen boven invoegen

Voegt boven de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen onder invoegen

Voegt onder de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen wissen

Wist de geselecteerde rijen.

Rijen verwijderen

Verwijdert de geselecteerde rijen.

Rijen kopiëren

Kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen knippen

Verwijdert en kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen plakken

Voegt de gekopieerde rijen in op de geselecteerde rij.


Ongedaan maken

Maakt de laatste verandering ongedaan.

Herstellen

Herstelt de laatste ongedaan maken.

Vereffening selectie verwijderen

Verwijdert alle verschuivingen van de geselecteerde taak(en) ten gevolge van vereffening.

Opeenvolgend koppelen

Koppelt de geselecteerde taken opeenvolgend.

Ontkoppelen

Verwijdert alle koppelingen van de geselecteerde taken.

Kolommen...

Opent een tijdelijk paneel, zie Kolommen aanpassen.

Taken koppelen

Taken kunnen onderling een volgorde van uitvoering hebben. Dit is vast te leggen met afhankelijkheden door in de taak kolom Voorgangers te verwijzen naar de ID's van de voorafgaande taken. Er zijn verschillende typen van afhankelijkheid, zie onderstaande tabel.

Afkorting Koppeling Afhankelijkheid
BE Begin na Einde De opvolger kan pas beginnen als de voorganger voltooid is.
Dit is de standaard koppeling, ook als er geen type is genoemd.
GB Gelijk Beginnen De opvolger kan pas beginnen als de voorganger gestart is.
GE Gelijk Eindigen De opvolger kan pas eindigen als de voorganger voltooid is.
EB Einde na Begin De voorganger kan pas beginnen als de opvolger voltooid is.

Door gebruik van de control toets (Mac: Meta toets) en de muisklik is het mogelijk taken te koppelen. Selecteer de rijen van één of meer voorgangers en vervolgens met Ctrl + muisklik de opvolger. De geselecteerde taken zijn nu BE gekoppeld aan de opvolger. Het resultaat is zichtbaar in de Voorgangers kolom. Hier kan eventueel het type koppeling aangepast worden. Ontkoppelen gaat op dezelfde wijze als het koppelen, alleen zal een al bestaande koppeling verwijderd worden.

Elke afhankelijkheid kan aangepast worden door vertraging en overlap toe te voegen. De tijd wordt achter de afhankelijheid geplaatst, waar een positieve tijd vertraging en een negatieve tijd overlap geeft.

Voorbeelden van afhankelijkheden:

3GB enkele Gelijk Beginnen afhankelijkheid met taak id 3
3GB;4 dubbele afhankelijkheid met taken 3 en 4
3GB;4+1d vertaging van 1 dag met taak 4
3GB;4-1d overlap van 1 dag met taak 4

Resources

Resources zijn de mensen en de middelen die nodig zijn om een taak uit te voeren. Ze vormen de rijen in een tabel met kolommen die de eigenschappen van de resources bevatten en ze zijn te groeperen in teams en clusters om hun eigenschappen samen te vatten.
Resources kunnen in de tabel bewerkt worden of met functies in het Resources menu.

Kolommen

Elke resource heeft de volgende velden met informatie.


alleen lezen

ID

Volgnummer oplopend per rij.


alleen lezen

RBS

Code die aangeeft hoe de resource in de breakdown van teams en clusters past.


optioneel

Afk

Afkorting van deze resource. Indien beschikbaar dan komt deze afkorting in kolom Resources van de Taken tabel.


vereist

Resourcenaam

Naam van de persoon of omschrijving van de resource.


vereist, standaard Werk

Type

Lijst met mogelijk typen, zie Resource typen.


optioneel

Eenheid

Kan zijn per uur, per stuk, per meter, etc.


optioneel

Locatie

Waar de resource zich bevindt. Een tooltip kan de locatie laten zien.


optioneel

Account

E-mail, Google account of code van een resource.


alleen lezen

Voortgang

Percentage dat de voltooiing door de resource aangeeft.


optioneel, standaard 1

Capaciteit

Maximum aantal resources waarboven het capaciteitsdiagram rood wordt.


optioneel, standaard 0

Tarief

Kosten per eenheid resource.


alleen lezen

Aantal

Het totaal aantal eenheden dat van deze resource is toegewezen.


alleen lezen

Kosten

Totale kosten van de resource.


optioneel

Extra

Toegevoegde kolommen, zie Kolommen aanpassen

Resources menu

Het resources menu bevindt zich bovenaan het resources paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Inklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingsresources in.

Uitklappen

Klapt de geselecteerde samenvattingsresources uit.

Niveau inklappen

Klapt alle samenvattingsresources in met een niveau gelijk aan de geselecteerde resource.

Alles inklappen

Klapt alle samenvattingsresources in.

Alle resources tonen

Klapt alle samenvattingsresources uit en toont verborgen resources.


Meer inspringen

Laat de geselecteerde resources meer inspringen voor zover dit mogelijk is.

Minder inspringen

Laat de geselecteerde resources minder inspringen voor zover dit mogelijk is.

Rijen boven invoegen

Voegt boven de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen onder invoegen

Voegt onder de geselecteerde rijen evenveel lege rijen in als er geselecteerd zijn.

Rijen wissen

Wist de geselecteerde rijen.

Rijen verwijderen

Verwijdert de geselecteerde rijen.

Rijen kopiëren

Kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen knippen

Verwijdert en kopieert de geselecteerde rijen om later één of meer keren te plakken.

Rijen plakken

Voegt de gekopieerde rijen in op de geselecteerde rij.


Effen alle toewijzingen

Zorgt ervoor dat alle toegekende resources onder hun capaciteit blijven door taken door te schuiven. Al verschoven taken worden niet eerst teruggeschoven mocht dit kunnen. In ProjectWork menu item Instellingen onder Resources effenen kun je instellen wat er meegenomen moet worden in de vereffening en waar het resultaat zichtbaar is.

Verwijder alle vereffening

Schuift alle door vereffening verschoven taken terug. Als resultaat kunnen resources weer boven hun capaciteit komen, wat zichtbaar is als rood in het Capaciteitsdiagram.

Verwijder en effen alle toewijzingen

Schuift alle verschoven taken terug en effent alle toewijzingen opnieuw.

Effen selectie

Zorgt ervoor dat geselecteerde resource(s) onder hun capaciteit blijven door taken uit te schuiven.

Vereffening selectie verwijderen

Verwijdert verschuivingen van taken die zijn toegewezen aan de geselecteerde resource(s) ten gevolge van vereffening.


Ongedaan maken

Maakt de laatste verandering ongedaan.

Herstellen

Herstelt de laatste ongedaan maken.

Toon alleen toegekende taken

Toont in de Taken tabel van de geselecteerde resource(s) alleen de toegekende taken.

Kolommen...

Opent een tijdelijk paneel, zie Kolommen aanpassen.

Resources toewijzen aan taak

In kolom Resources van de Taken tabel staat een opsomming van de resources uit de Resources tabel die aan een taak zijn toegewezen. Resources worden gescheiden met een punt-komma (;). De toegewezen hoeveelheid per resource staat achter de resource tussen teksthaken ([ ]).

Voorbeeld: R1;R2[2] betekent
1x R1
2x R2

Als een resource een afkorting heeft, dan staat deze hier, anders de volledige naam. Als een resource nog niet voorkomt in Resource, dan wordt deze toegevoegd.

Resources toevoegen gaat eenvoudiger door in de Resources tabel één of meer resources te selecteren en met Ctrl toets ingedrukt een taak aan te klikken in de Taken tabel. De toewijziging gaat op deze wijze met een aantal van één. Dit aantal is achteraf aan te passen in de Resources kolom van de Taken tabel.

Resource typen

In de Resources tabel heeft elke resource een type aanduiding in kolom Type.

Werk Toegekend per aantal en opgeteld per werkuur.
Een voltijd resource heeft een aantal van 1 (=100%).
Een deeltijd resource heeft een aantal minder dan 1.
Een generieke resource ('monteur') kan een aantal hebben van meer dan 1.
De totale kosten voor deze resource per taak worden berekend door het toegekende aantal, het aantal werkuren en de prijs per uur te vermenigvuldigen.
Apparatuur Toegekend per aantal en opgeteld per uur.
De resource kosten per taak worden berekend door taakduur, het toegekende aantal resources en de prijs per uur te vermenigvuldigen.
Materiaal Toegekend per eenheid en opgeteld per taak. De eenheid hangt af van het materiaal en kan bijvoorbeeld per 'meter' gaan.
De resource kosten per taak volgen uit de vermenigvuldiging van het aantal toegewezen eenheden en de prijs per eenheid.
Onderdeel Toegekend per stuk en opgeteld per taak.
De resource kosten worden op dezelfde manier berekend als voor een Materiaal resource.
Dienst Toegekend per stuk.
De resource kosten worden op dezelfde manier berekend als voor een Materiaal resource.
Eigenaar Toegekend aan (samenvattings)taken om de totale kosten per eigenaar te accumuleren.
Dit type resource voegt geen kosten toe aan een taak.
Locatie Toegekend aan (samenvattings)taken om de totale kosten per locatie te accumuleren.
Dit type resource voegt geen kosten toe aan een taak.

Gantt diagram

Het Gantt-diagram toont de planning per taak als een balk van begindatum tot einddatum. De positie van de balk hangt af van de tijdschaal bovenaan het diagram. De tijdschaal kan in-zoomen (+) en uit-zoomen (-) en de startdatum is in een kalender aanpasbaar.

Gantt menu

Het Gantt menu bevindt zich bovenaan het Gantt paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Selecteer taak en schaal

Maakt de tijdschaal van het Gantt-diagram gelijk aan de vroegste begindatum en de laatste einddatum van de geselecteerde taken.
Tip: Selecteer een samenvattingstaak om alle subtaken te zien.

Naar vandaag

Maakt de begindatum van het Gantt-diagram gelijk aan vandaag.

Naar begin project

Maakt de begindatum van het Gantt-diagram gelijk aan de begindatum van het project.

Geheel project

Past de schaal van het Gantt-diagram aan zodat het project in zijn geheel wordt getoond.

Schaal gelijk aan Capaciteit

Neemt de schaal over van het Capaciteitsdiagram.


Toon Capaciteitsdiagram

Verandert panelen om Capaciteitsdiagram te tonen.

Toon Capaciteit met schaal als Gantt

Verandert panelen om Capaciteitsdiagram te tonen met schaal gelijk aan Gantt diagram.

Capaciteitsdiagram

Het capaciteitsdiagram toont met een bezettingsindicatie wanneer een resource actief is gedurende de tijd. Voor werk resources geeft de kleur de bezetting aan ten opzichte van de ingestelde capaciteit:

  • blauw bij minder dan 50% bezeting,
  • rood bij meer dan 100% bezetting,
  • groen er tussenin.

Andere type resources worden grijs getoond. De positie van de aanduiding hangt af van de tijdschaal bovenaan het diagram. De tijdschaal kan in-zoomen (+) en uit-zoomen (-) en de startdatum is in een kalender aanpasbaar.

Capaciteit menu

Het capaciteit menu bevindt zich bovenaan het capaciteit paneel en opent als er op geklikt wordt. Het heeft de volgende functies.


Naar vandaag

Maakt de begindatum van het Capaciteitsdiagram gelijk aan vandaag.

Naar begin project

Maakt de begindatum van het Capaciteitsdiagram gelijk aan de begindatum van het project.

Geheel project

Past de schaal van het Capaciteitsdiagram aan zodat het project in zijn geheel wordt getoond.

Schaal gelijk aan Gantt

Neemt de schaal over van het Gantt-diagram.


Toon Gantt-diagram

Verandert panelen om het Gantt-diagram te tonen.

Toon Gantt met schaal als Capaciteit

Verandert panelen om het Gantt-diagram te tonen met schaal gelijk aan Capaciteitsdiagram.

Instellingen

Taal

English | Nederlands

Getal formaat

Duizenden en decimaal scheidingsteken in getal:
1,000.00 | 1.000,00 | 1 000,00

Valuta

Geselecteerd valuta symbool wordt getoond waar van toepassing.

Valuta positie

Positie relatief ten opzichte van bedrag.

Datum formaat

Volgorde en scheidingsteken voor dag (dd), maand (mm), jaar (jjjj):
dd-mm-jjjj | dd.mm.jjjj | dd/mm/jjjj | mm/dd/jjjj | jjjj-mm-dd | jjjj.mm.dd | jjjj/mm/dd

Tijd formaat

24 uur of 12 uur:
hh:mm | am/pm

Toon tijd

Toon alleen datum of ook tijd in tabel.

Eerste dag van week

Keuze is zichtbaar in Gantt- en Capaciteitsdiagram


Projectsamenvatting (ID=0)

  • Toon projectsamenvatting in Taken Tabel en Gantt diagram.
  • Toon projectsamenvatting in Resources tabel en Capaciteitsdiagram.

Kritieke pad indicatie

  • Geef kritieke pad aan in Taken tabel.
  • Geef kritieke pad aan in Gantt diagram.

Voortgangsindicatie

  • Geef voortgangskleur aan in kolom Voortgang in Taken tabel.
  • Geef voortgangskleur aan in balk in Gantt diagram.

Resources effenen

  • Taken in het verleden al dan niet meenemen in de vereffening.
  • Complete taken al dan niet meenemen in de vereffening.
  • Verschoven taak in Taken tabel aanduiden.
  • Verschoven taak in Gantt diagram aanduiden.

Standaard voorwaarde

Standaard voorwaarde voor nieuwe taak:
Zo snel mogelijk | Zo laat mogelijk | Begin op datum | Eindig op datum

Standaard constante

Standaard constante voor nieuwe taak:
Resource | Werk | Duur

Samenwerken

Met ProjectWork kan een team zowel afwisselend als real-time samenwerken aan dezelfde projectplanning. Bij real-time samenwerken wordt de door één deelnemer gemaakte wijziging direct getoond bij de anderen op hun scherm. Om te weten waar een wijziging heeft plaatsgevonden is er de optie om dit te markeren per rij in kolom WBS. Deze optie staat standaard aan.

Zowel real-time als afwisselend samenwerken aan een planning kan na de volgende stappen:

  1. Begin een nieuwe planning in ProjectWork of gebruik een bestaand bestand
  2. Ga in ProjectWork naar Projecteigenschappen door op de bestandsnaam te klikken
  3. Klik op het delen icoon  om de 'Delen met anderen' dialoog te openen
  4. Klik op 'Geavanceerd' en voeg de accounts toe waarmee je wil samenwerken en kies 'mogen bewerken' of 'mogen weergeven'
  5. De deelnemende accounts openen het bestand in hun 'Gedeeld met mij' map in Google Drive

Het is ook mogelijk om via Google Drive het bestand te delen. Om een planning te bekijken is geen proef of licentie nodig, alleen een Google account en toestemming om bestanden te lezen uit Google Drive.

Google Apps

ProjectWork slaat zijn ProjectWork bestand automatisch op in Google Drive na elke verandering. Opgeslagen ProjectWork bestanden kunnen vanuit ProjectWork geopend worden of vanuit Google Drive zelf.

Google Apps kunnen gebruikt worden om de planning zichtbaar te maken, zie Publicaties met ProjectWork.

Nieuw project starten in Google Drive

Een nieuw projectbestand maken en openen gaat door in Google Drive de Maken knop in te drukken en ProjectWork als applicatie te kiezen.

Bestaand project openen in Google Drive

Een bestaand bestand openen in ProjectWork kan door na rechter muisklik op het bestand, Openen met... ProjectWork te kiezen.

Direct openen kan door in de instellingen van Apps beheren ProjectWork als standaard applicatie te kiezen.

Het ProjectWork icoon verschijnt dan voor het bestand en ProjectWork opent na aanklikken met dit bestand.

Mijlpalen publiceren in Google Agenda

Gepubliceerde mijlpalen (menu Project > Publiceren > Mijlpalen in Agenda) komen in een eigen ProjectWork agenda van het aangemelde Google account. Deze agenda is in zijn geheel te delen met andere accounts. Mijlpalen zijn afspraken met een beschrijving die komt uit de planning. Deze afspraken worden afzonderlijk gedeeld met de resource accounts die zijn toegewezen aan deze mijlpaal. Gewijzigde mijlpalen worden bij herpubliceren aangepast in de ProjectWork agenda.

Vanuit Google Agenda kan een agenda ook openbaar gedeeld worden met een URL om de agenda in een site te plaatsen. Voor Apps for Business kan een agenda beperkt zichtbaar blijven tot het eigen domein.

Locaties publiceren in Google Maps

Een gepubliceerd HTML bestand met de locaties van resources (menu Project > Publiceren > Locaties in Google Maps) is vanuit Google Drive te mailen, te downloaden of als webpagina te hosten.

Het hosten kan direct vanuit Google Drive door het HTML bestand in een map te plaatsen die publiek gedeeld is. De hosting URL staat onderaan bij details van het bestand in Google Drive.