Handleiding ProjectSheet (Pro)


Google Sheets add-on

ProjectSheet is een Google spreadsheet voorzien van add-on functionaliteit die je vanuit een spreadsheet Add-ons menu kunt downloaden en beheren. De add-on creëert twee bladen voor Taakplanning en Resources en een zijbalk rechts van de bladen met ProjectSheet functies. De bladen kunnen onderaan het spreadsheet als tab geselecteerd worden.

Je kunt de bladen bewerken met de standaard spreadsheet functies in combinatie met de speciale add-on functies uit de zijbalk.

Je kunt de zijbalk sluiten door rechtsboven op X te klikken.
Weer openen van de zijbalk gaat door in menu Add-ons > ProjectSheet > Zijbalk openen te kiezen.

Lege of gekopieerde spreadsheets kun je van ProjectSheet voorzien via menu Add-ons > ProjectSheet > Voeg ProjectSheet toe.
Wacht in het geval van een leeg spreadsheet tot de ProjectSheet bladen gereed zijn en tot de zijbalk aan de rechter kant verschijnt.

Aanpassingen

Het spreadsheet is naar wens aanpasbaar, maar met beperkingen vanwege de ProjectSheet functionaliteit:

  • Verander of breid het Gantt-diagram niet uit in het spreadsheet zelf.
    Wijzig de tijdschaal met de instellingen in de zijbalk.
  • Verwijder of kopieer geen ProjectSheet kolommen.
    Je kunt ProjectSheet kolommen verbergen en eigen kolommen tussenvoegen.
  • Houd het aantal koprijen onveranderd, inclusief verborgen rij 3.
  • Verwijder of kopieer geen ProjectSheet werkbladen in hetzelfde spreadsheet.
    Er kunnen eigen werkbladen toegevoegd worden aan het spreadsheet.
  • ProjectSheet kolommen kunnen geen celformules bevatten.
    Celformules in eigen kolommen kunnen wel celwaarden uit ProjectSheet kolommen gebruiken.

Autorisatie

Zodra je ProjectSheet voor het eerst gebruikt, geeft Google een autorisatie scherm. Hierin staat dat de add-on het spreadsheet zal aanpassen en toegang nodig heeft naar een externe service vanwege de Pro functionaliteit.

De-installatie

Als je ProjectSheet niet meer wilt in een bepaald spreadsheet, dan kun je het stoppen in het menu Add-ons > Add-ons beheren.... Er verschijnt een dialoog met al je add-ons. Selecteer BEHEREN achter ProjectSheet en vink 'Gebruiken in dit document' af. Hierna kun je de tabs verwijderen zonder dat ze opnieuw worden toegevoegd bij heropenen van het spreadsheet. In hetzelfde menu kun je ProjectSheet compleet 'Verwijderen' van al je spreadsheets.

Taakblad

Het taakblad bestaat uit een tabel links en een bijbehorend Gantt diagram rechts.

Elke kolom in de tabel heeft een kop die aangeeft welke informatie in de kolom staat. De koptitels mogen aangepast worden naar bijvoorbeeld een andere taal. Je kunt de volgorde van de bestaande kolommen veranderen en je kunt eigen kolommen tussenvoegen.

Elke rij stelt een taak voor waarvan de inhoud wordt beschreven in kolom 'Taakomschrijving'. Rijen mogen leeg blijven om de leesbaarheid te vergroten. Gebruik normale spreadsheet functies om rijen in te voegen, te wissen, te verwijderen of te kopiëren.

Samenvattingstaak

Een taak is een samenvattingstaak als resultaat van de Work Breakdown Structure (WBS). Een samenvattingstaak heeft alleen een taakomschrijving nodig. Begindatum, einddatum, voortgang, werk en kosten worden berekend op basis van zijn subtaken. Een samenvattingstaak heeft een dikgedrukte rij.

Mijlpaal

Een mijlpaal is een belangrijk moment in de planning. Het is een taak met alleen een einddatum, de begindatum is leeg. In het Gantt diagram heeft de mijlpaal een andere kleur dan gewone taken en samenvattingstaken.

In de Pro versie heeft een mijlpaal een taakduur van 0 dagen.

Gantt diagram

Het Gantt diagram staat rechts van de taaktabel in het taakblad.

Tijdschaal

Het Gantt diagram toont een gedeelte van de tijd met een tijdschaal. Het gedeelte kan verplaatst en geschaald worden.

Taakbalken

Het Gantt diagram toont elke taak als een horizontale balk van begindatum tot einddatum voor zover het binnen de tijdschaal ligt.

Samenvattingstaken, normale taken en mijlpalen hebben verschillende standaard kleuren. Als de taakomschrijving een achtergrond kleur heeft, dan volgt de taakbalk deze kleur. De taakbalk kan ook de voortgang met een kleur aangeven als deze optie is ingeschakeld.

Vandaag aanduiding

Als vandaag binnen de tijdschaal valt, dan geeft een verticale lijn deze datum aan.

Voortgangsindicatie

Het voortgangspercentage van een taak is vertaald naar een dubbele lijn in de taakbalk in het Gantt diagram. Als de dubbele lijn stopt vóór vandaag, dan betekent dit vertraging.

Taakkolommen

De taakkolommen bevinden zich in het taakblad.

WBS

Deze kolom is alleen-lezen en bevat de de WBS (Work Breakdown Structure) code per taak. Veranderingen in de WBS (bijvoorbeeld het tussenvoegen van taken) kunnen tot een hernummering van WBS codes lijden. Het niveau van inspringen veranderen van een taak gaat met de WBS functies in de zijbalk.

De code bestaat uit stappen gescheiden door punten. Nummering per stap bestaat uit opeenvolgende getallen te beginnen bij 1. Het aantal stappen is gelijk aan het niveau van de code. Codes met een gemeenschappelijk start horen bij elkaar.

Voorbeeld:

1Samenvattingstaak A
1.1  Taak B
1.2  Samenvattingstaak C
1.2.1    Taak D
1.2.2    Taak E
1.3  Taak F

Taken B, C en F hebben hetzelfde niveau. Ze hebben elk 2 stappen.
Taken D en E behoren tot dezelfde samenvattingstaak C, ze hebben dezelfde eerste twee stappen.

De WBS kolom is alleen-lezen. De WBS-codes van alle taken worden herberekend na elke wijziging.

Taakomschrijving

De taakomschrijving is het startpunt voor de planning. De omschrijving geeft aan wat er noet gebeuren of wat er geleverd moet worden. Notities kunnen toegevoegd worden aan een taakomschrijving met de rechter muisknop.

Nieuw toegevoegde taken zullen automatisch een WBS code krijgen op hetzelfde niveau als de taak erboven. Een taak en zijn WBS code verdwijnt in zijn geheel als zijn omschrijving wordt verwijderd.

Begindatum, einddatum

De begin- en einddatum van elke taak. Het Gantt diagram laat deze data zien als een balk mits ze binnen het bereik van de tijdschaal vallen.

Samenvattingstaken ontvangen hun data van hun subtaken, je kunt ze niet zelf invullen.

Dubbelklikken op een ingevoerde datum geeft een pop-up kalender om de datum aan te passen.

Voortgang

De invoer van de voortgang per taak in procenten.

Samenvattingstaken ontvangen hun voortgang van hun subtaken, er is geen invoer nodig.

Dagen (Pro)

De taakduur wordt ingevoerd in werkdagen. Er wordt rekening gehouden met twee weekenddagen die niet meetellen en voorafgaan aan de in de zijbalk ingestelde startdag van de week.

Bij wijziging van de taakduur past de einddatum van de taak zich aan. Bij wijziging van de einddatum past de taakduur zich aan. Werkuren volgen de werkdagen met 8 uren per dag als zij gekoppeld zijn met deze optie in de zijbalk.

Verwijderen van de taakduur verwijdert ook de begin- en einddatum.
De werkdagen voor een samenvattingstaak kan niet ingevoerd worden, zij worden berekend op basis van de begin- en einddatum.
Een taakduur van 0 geeft een mijlpaal.

Koppel (Pro)

Het is mogelijk om taken te koppelen:

geenniet gekoppeld
ketenbegindatum volgt einddatum van vorig taak in WBS, op zelfde niveau; dit wordt aangegeven met '>' aan het begin van de Gantt balk
vastbegindatum ligt vast en schuift niet mee met samenvattingstaak; dit wordt aangegeven met 'X' aan het begin van de Gantt balk

Werkuren (Pro)

Geef hier de werkuren voor een taak op. Een samenvattingstaak telt de onderliggende uren bij elkaar op. Wanneer de duur van een taak verlengd wordt, moeten de werkuren handmatig verhoogd worden.

De Pro versie heeft in de zijbalk de optie om de werkuren te koppelen aan de taakduur met 8 uren per dag.

Resources (Pro)

De toegekende resources. Een resource kan een werkresource type of een materialresource type zijn, zoals aangegeven in het Resources blad. Het aantal van een een resource staat achter de resource tussen [ ], behalve 1 dat weggelaten kan worden. Voorbeeld:

Rkomt overeen met 100% beschikbaarheid (werk) of 1 eenheid (materiaal)
R[1]komt overeen met 100% beschikbaarheid of 1 eenheid
R[0.5]komt overeen met 50% beschikbaarheid of 0,5 eenheid

Het toekennen van meerdere resources kan door ze te scheiden met een puntkomma. Voorbeeld:

R1;R2[0.5]

Het toekennen van werkresources wijzigt niet het benodigde aantal werkuren, maar in de Pro versie volgt de taakduur wel de toegekende beschikbaarheid van de werkresources.

Een resource wordt automatisch toegevoegd aan het Resources blad of aangepast indien al aanwezig.

Kosten (Pro)

De kosten per taak, berekend op basis van de toegekende resource aantallen en kosten per resource, en in geval van een werkresource, de benodigde werkuren. De per taak toegekende werkuren worden op basis van beschikbaarheid verdeeld over de toegekende werkresources.

Kosten per werkresource = toegekende beschikbaarheid * Kosten per resource * Werkuren / totaal toegekende beschikbaarheid

Kosten per materiaalresource = toegekend aantal resources * Kosten per resource

Door gebruiker gedefinieerd

Een door de gebruiker gedefinieerde kolom kan iedere informatie bevatten. Ook cell formules kunnen toegepast worden voor specifieke berekeningen.

Resourcekolommen (Pro)

De resourcekolommen bevinden zich in het resourceblad.

Resourcenaam

Beschrijvende naam van de resource. Een resource verdwijnt in zijn geheel als zijn naam wordt verwijderd.

Type

Een resource kan een werk resource (standaard) of een materiaal resource zijn. Werk resources tellen per werkuur, materiaal resources tellen per eenheid.

Kosten per resource

Kosten voor een resource, per uur of per eenheid.

Totaal aantal

Alle werkuren of eenheden toegekend aan een enkele resource over alle taken opgeteld.

Totale kosten

Alle kosten van een enkele resource over alle taken opgeteld.

Zijbalk

Voor sommige functies is het nodig dat er eerst één of meer taken worden geselecteerd vóór het kiezen van een functie in de zijbalk.
Selectie is mogelijk per rij in de linker kantlijn van het blad of door een willekeurige cel in de taakrij. Alleen aansluitende rijen kunnen geselecteerd worden, geen meervoudige selecties.

De zijbalk is te sluiten door in de zwarte titelbalk op X te klikken. De zijbalk is weer te open via het add-ons menu van het spreadsheet.

Work Breakdown Structure bewerken

< WBS    WBS >

Deze functie verlaagt / verhoogt het niveau van de WBS code en vermindert / vermeerdert het inspringen van de taakomschrijvingen van de geselecteerde taken.
Bijvoorbeeld WBS 1.2.2 wordt 1.3 of WBS 1.3 en 1.4 worden 1.2.1 en 1.2.2.

Inklappen geselecteerde taak(en) / Uitklappen geselecteerde taak(en)

Alle subtaken van de geselecteerde samenvattingstaak(en) worden verborgen / getoond. Meerdere samenvattingstaken kun je alleen selecteren door ze te laten vallen in aansluitend geselecteerde rijen, niet met meervoudige selectie.

Alles inklappen / Alles uitklappen

Alleen samenvattingstaken tonen of alle verborgen taken weer tonen.

Startdatum van taken verschuiven

Deze functie verschuift taken in de tijd, door hun begin- en einddatum aan te passen.

  1. Selecteer aaneensluitend de taken die je wilt verschuiven. Samenvattingstaken kunnen niet afzonderlijk verschoven worden.
  2. Kies Van in de zijbalk om de vroegste begindatum van de geselecteerde taken te tonen.
  3. Kies een nieuwe vroegste startdatum in de kalender.
  4. Kies Naar om de geselecteerde taken overeenkomstig te verschuiven.

Om de verschoven taken in het Gantt diagram te kunnen zien, is het mogelijk nodig de startdatum van de tijdschaal aan te passen.

In de Pro versie gaat het koppelen van taken vóór het verschuiven en gaat het verschuiven altijd naar een werkdag.

Gantt diagram tijdschaal instellen

Startdatum van tijdschaal aanpassen

De startdatum kan zijn:

  • vandaag
  • vroegste startdatum van de aansluitend geselecteerde taken
  • gekozen datum

De startdatum is de eerste startdag van de week vóór de resulterende datum.

Weken per periode

De tijdschaal bestaat uit 10 perioden. Een periode kan 1 tot 6 weken duren.
Elke periode begint op de gekozen startdag van de week, onder vermelding van de datum en het weeknummer.
Een periode heeft 7 schaal eenheden. Zie de tabel voor de totale schaaltijd.

PeriodeTotale schaalSchaal deel
1 week10 weken1 dag
2 weken20 weken2 dagen
3 weken30 weken3 dagen
4 weken40 weken4 dagen
5 weken50 weken5 dagen
6 weken60 weken6 dagen

Start van de werkweek

De startdag van een week is in te stellen op zondag of maandag. De startdag van een periode in de Gantt tijdschaal wordt aangepast. De Pro versie past de berekening van het weekend aan volgens deze instelling (vrijdag-zaterdag of zaterdag-zondag). Standaard staat maandag ingesteld.

Voortgang met kleurindicatie / Gantt balk met voortgangskleur

Indien aangevinkt, geeft de achtergrondkleur van de Voortgang cel de voortgang aan.
Indien aangevinkt, geeft de kleur van de Gantt balk de voortgang aan.

VoorwaardeKleur
vandaag vóór de begindatum van taakgeen kleur
vandaag na begindatum van taak en voldoende voortganggroen
vandaag na begindatum van taak en voortgang loopt achtergeel
vandaag na einddatum van taak en voortgang minder dan 100%rood
voortgang is gelijk aan 100%no color

Resources toekennen (Pro)

Deze functie in de zijbalk kent resources toe aan de geselecteerde taak.

  1. Selecteer één of meer aansluitende taken (rijen) in het Taakplanning blad.
  2. Kies de gewenste resource in de lijst of voeg een resource toe.
  3. Geef het gewenste Aantal. Zonder opgaaf is dit één.
  4. Kies Toekennen of Verwijderen.

Koppel Dagen en Werkuren

Taakduur en Werkuren kunnen onafhankelijk ingesteld worden of elkaar volgen met 8 werkuren per dag. Deze optie is alleen van toepassing op nieuwe taken en op wijzigingen.

Help

Er opent een nieuw tabblad met deze pagina.

Pro

Start een 10-daagse proef met de Pro mogelijkheden of activeer deze versie na je PayPal aankoop. Er komt Pro in de zwarte titelbalk achter ProjectSheet te staan en in het geval van de proef tussen haakjes het aantal dagen dat de proef nog loopt.

Import

Importeer je ProjectWork planningsbestand uit Google Drive in ProjectSheet om te delen en real-time samen te werken met collega's en klanten.

Export

Exporteer je planning naar een ProjectWork bestand in Google Drive. Door op het Google Drive icoon te klikken kom je in de lijst met recente bestanden. In Drive kun je het het bestand openen met ProjectWork indien je je geregistreerd hebt voor een gratis 1 maand proefperiode of een licentie hebt aangeschaft.

Vernieuwen

Deze functie in de zijbalk herberekent de WBS codes en het Gantt diagram. Soms worden deze niet automatisch herberekend na wijzigingen, zoals bij het verwijderen van taakrijen.