Guia do usuário ProjectSheet (Pro)

Complemento do Planilhas Google

ProjectSheet é uma planilha do Google com funcionalidade de complemento que você pode obter e gerenciar a partir de um menu de complementos da planilha do Google. O add-on cria duas planilhas para Agendamento de Tarefas e Recursos e uma barra lateral no lado direito das planilhas com funções de agendamento de projetos. As planilhas podem ser selecionadas nas guias na parte inferior da planilha.

Você pode editar as planilhas com as funções de planilha padrão em combinação com as funções complementares da barra lateral. Ao contrário das funções de planilha padrão, as funções complementares não podem ser desfeitas (Ctrl+Z).

Você pode fechar a barra lateral clicando no X no canto superior direito.
A reabertura da barra lateral é feita usando o menu Add-ons > ProjectSheet > Open sidebar .

Você pode fornecer todas as planilhas do Google vazias ou copiadas com o ProjectSheet no menu Add-ons > ProjectSheet > Add ProjectSheet .
No caso de uma planilha vazia, aguarde até que as planilhas sejam concluídas e a barra lateral apareça.

Costumização

A planilha pode ser personalizada, mas com restrições devido à funcionalidade do ProjectSheet :

não Faz
alterar ou estender o gráfico de Gantt na própria planilha ajuste a escala de tempo de Gantt com configurações na barra lateral
excluir colunas ProjectSheet ocultar colunas ProjectSheet
proteger planilhas e intervalos contra edição compartilhar planilha apenas para visualização
copiar colunas do ProjectSheet inserir colunas/cabeçalhos personalizados à esquerda do gráfico de Gantt
alterar as linhas de cabeçalho, incluindo a linha oculta 3 alterar a ordem das colunas ProjectSheet e Custom
excluir planilhas ProjectSheet

copie planilhas do ProjectSheet na mesma planilha
adicionar planilhas personalizadas
insira as fórmulas das células nas colunas do ProjectSheet , elas serão removidas use valores de célula de colunas ProjectSheet em fórmulas de célula em coluna/planilha personalizada

As colunas ProjectSheet são as colunas Task e as colunas Resource ( Pro ) .
Colunas e planilhas personalizadas que você mesmo adiciona.

Veja aqui como editar as linhas e colunas de uma planilha do Google: Adicionar ou mover colunas e células
ProjectSheet renumera a WBS quando você move, remove, apaga ou copia tarefas.

Autorização

Assim que você começa a usar o ProjectSheet pela primeira vez, o Google fornece uma tela de autorização. Aqui você pode ver que o add-on modifica a planilha e que requer acesso a um serviço externo por causa da funcionalidade Pro.

Desinstalar

Se você não quiser mais o ProjectSheet em uma determinada planilha, você pode desativá-lo no menu Complementos > Gerenciar complementos... . Ele abre uma caixa de diálogo com todos os seus complementos. Selecione GERENCIAR no ProjectSheet e desmarque 'Usar neste documento'. Depois de fazer isso, você pode excluir as guias sem reconstruir. No mesmo menu você pode 'Remover' ProjectSheet completamente de todas as suas planilhas.

Agenda de tarefas

A planilha de Agenda de Tarefas consiste em uma tabela à esquerda e um gráfico de Gantt à direita.

Cada coluna da tabela possui um cabeçalho indicando o tipo de informação em sua coluna. Os títulos dos cabeçalhos podem ser personalizados para, por exemplo, um idioma diferente. A ordem das colunas presentes pode ser alterada e colunas personalizadas podem ser inseridas.

Uma linha representa uma tarefa assim que é descrita na coluna 'Descrição da tarefa'. A remoção da descrição removerá a tarefa e deixará a linha vazia. As linhas podem permanecer vazias para facilitar a leitura. Use funções normais de planilha para inserir, limpar, excluir ou copiar linhas.

Tarefa de resumo

Uma tarefa é uma tarefa de resumo como resultado da Estrutura Analítica do Trabalho (WBS). Uma tarefa de resumo tem subtarefas e requer apenas uma descrição da tarefa. Data de início, data de término, progresso, trabalho e custo são calculados como resultado de suas subtarefas. As tarefas de resumo têm o texto da linha em negrito.

Marco

Um marco indica um momento importante no cronograma. É uma tarefa que tem apenas uma data de término, a data de início é deixada em branco. No gráfico de Gantt, um marco é visível com uma cor diferente das tarefas normais e das tarefas de resumo.

Na versão Pro , um marco tem uma duração de 0 dias.

gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é posicionado à direita da tabela de tarefas na planilha Agenda de tarefas.

Escala de tempo

O gráfico de Gantt mostra um período de tempo com uma escala de tempo. Esta seção pode ser deslocada e ampliada.

Barras de tarefas

O gráfico de Gantt mostra cada tarefa com uma barra horizontal desde a data de início até a data de término dentro da escala de tempo.

A tarefa de resumo, a tarefa normal e as barras de marco têm cores padrão diferentes. A cor de uma barra de tarefas segue a cor de fundo da célula de descrição da tarefa se a barra de Gantt com cor de progresso estiver desabilitada e uma cor de fundo diferente de branco for selecionada.

Indicação de hoje

Se a data de hoje estiver na escala de tempo, uma linha vertical tracejada indica essa data.

Indicação de progresso

A porcentagem de progresso de uma tarefa é traduzida em uma linha dupla na barra de tarefas no gráfico de Gantt. Se esta linha dupla parar antes da indicação da data atual, isso significa atraso do projeto.

Colunas de tarefas

As colunas de tarefas estão na planilha Tarefas.

EAP

Esta coluna é somente leitura e indica o código WBS (Work Breakdown Structure) por tarefa. Alterações na WBS (como inserir tarefas) podem resultar na renumeração dos códigos WBS. A alteração do nível de recuo de uma tarefa é feita pelas funções da WBS na barra lateral.

O código consiste em etapas divididas por pontos. Os números das etapas consistem em números consecutivos começando em 1. A quantidade de etapas é igual ao nível do código WBS. Códigos com início igual pertencem um ao outro.

Exemplo:

1 Resumo da tarefa A
1.1 Tarefa B
1.2 Resumo da tarefa C
1.2.1 Tarefa D
1.2.2 Tarefa E
1.3 Tarefa F

As tarefas B, C e F têm o mesmo nível. Cada um deles tem duas etapas.
As tarefas D e E pertencem à mesma tarefa de resumo C, elas compartilham as mesmas duas primeiras etapas.

A coluna WBS é somente leitura. O código WBS de todas as tarefas é recalculado automaticamente após cada alteração que afeta.

Descrição da tarefa

A descrição da tarefa é o ponto de partida do cronograma. A descrição indica o que precisa ser feito ou o que precisa ser entregue. O texto será recuado de acordo com seu nível WBS. Notas podem ser adicionadas a uma descrição de Tarefa usando o menu do botão direito do mouse.

As tarefas recém-adicionadas receberão automaticamente um código WBS com o mesmo nível de estrutura da tarefa anterior. Uma tarefa e seu código WBS desaparecerão completamente se sua descrição for excluída.

Data de início, Data de término

Essas colunas contêm a data de início e a data de término de cada tarefa. Essas datas são mostradas como uma barra no gráfico de Gantt se estiverem dentro da escala de tempo.

As tarefas de resumo recebem suas datas de suas subtarefas, elas não podem ser inseridas.

Clicar duas vezes em uma data inserida exibe um pop-up de calendário para ajustar a data.

Progresso

O progresso de cada tarefa é inserido em %.

As tarefas de resumo calculam o andamento de suas subtarefas, não há necessidade de inseri-las. Para a versão Pro , o progresso é ponderado com as durações das tarefas em Dias, para a versão gratuita com as diferenças entre a data de término e de início.

Em combinação com a configuração correspondente na barra lateral , o progresso resulta em uma cor.

Doença Cor
hoje antes da data de início da tarefa sem cor
hoje após a data de início da tarefa e progresso no cronograma verde
hoje após a data de início da tarefa e progresso atrasado amarelo
hoje após a data de término e progresso inferior a 100% vermelho
progresso é igual a 100% sem cor

Dias ( Pro )

A duração da tarefa é inserida em dias úteis. Dois dias de fim de semana são considerados e não são contados na duração e prosseguem no dia de início da semana conforme selecionado na barra lateral.

A data de término segue uma mudança na duração. A duração segue uma mudança na data de término. As horas de trabalho seguem dias de duração com 8 horas por dia se estiverem acopladas a esta opção na barra lateral.

A remoção da duração remove as datas de início e término.
Os dias de tarefa de resumo não podem ser inseridos, eles são calculados com base em suas datas de início e término.
Uma duração de 0 fornece um marco.

Link ( Pro )

As tarefas podem ser vinculadas:

Nenhum não ligado
cadeia a data de início segue a data de término de sua tarefa anterior na EAP, no mesmo nível; isso é indicado com '>' no início da barra de Gantt
fixo a data de início é fixa e não mudará com sua tarefa de resumo; isso é indicado com 'X' no início da barra de Gantt

Horário de trabalho ( Pro )

Digite aqui as horas para uma tarefa. Uma tarefa de resumo adiciona as horas das subtarefas subjacentes.

Na barra lateral , há uma opção para vincular Horas de trabalho à duração da tarefa em Dias, em Ajustar horário de trabalho. Se desmarcada, as horas de trabalho precisam ser atualizadas manualmente. Se marcado, alterar um também atualizará o outro.

Recursos ( Pro )

Os recursos atribuídos. Um recurso pode ser do tipo trabalho, equipamento ou material, conforme indicado na ficha de Recursos. A quantidade por recurso é indicada após cada recurso entre [ ], exceto 1 que pode ser omitido. Exemplos:

R corresponde a 100% de disponibilidade (trabalho) ou 1 unidade (material)
R[1] corresponde a 100% de disponibilidade ou 1 unidade
R[0,5] corresponde a 50% de disponibilidade ou 0,5 unidades

A atribuição de vários recursos é indicada separando-os por ponto e vírgula. Exemplo:

R1;R2[0,5]

Ao atribuir recursos de trabalho, as horas de trabalho não serão alteradas, a duração dos dias segue as horas de trabalho e disponibilidade. A duração é igual às horas de trabalho divididas pelas horas por dia de trabalho, conforme definido na barra lateral em 'Ajustar tempo de trabalho' (padrão 8 horas). A atribuição de vários recursos de trabalho à mesma tarefa manterá as horas de trabalho iguais e reduzirá a duração dos dias.

Um recurso é adicionado automaticamente à planilha Recursos ou ajustado se já estiver presente.

Custo ( Pro )

O custo por tarefa, calculado a partir das quantidades de recursos atribuídas e do custo por recurso. As horas de trabalho por tarefa são válidas para cada recurso de trabalho atribuído separadamente ou são divididas entre os recursos de trabalho atribuídos com base na disponibilidade.

Custo por recurso de trabalho = disponibilidade atribuída / disponibilidade total atribuída * Horas de trabalho * Taxa por hora

Custo por recurso de equipamento = quantidade atribuída * Duração horas * Taxa por hora

Custo por recurso material = quantidade atribuída * Taxa por unidade

Uma tarefa de resumo agrega os custos de suas subtarefas subjacentes. Os custos da própria tarefa de resumo também são adicionados.

Coluna definida pelo usuário

Uma coluna definida pelo usuário pode conter qualquer informação. Também fórmulas de célula podem ser aplicadas para cálculos dedicados.

Colunas de recursos ( Pro )

As colunas de recursos estão na planilha de recursos.

Nome do recurso

Nome descritivo do recurso. Um recurso desaparecerá completamente se seu nome for excluído.

Tipo

Um recurso pode ser um trabalho (padrão), equipamento ou recurso material . O cálculo de custo de um recurso atribuído a uma tarefa depende do tipo de recurso. Um recurso de trabalho é contado por hora de trabalho, equipamento por hora de duração e material por unidade.

Taxa por recurso

Custo de um recurso em todas as tarefas por hora ou unidade.

Contagem total

Todas as horas de trabalho ou unidades atribuídas a um único recurso em todas as tarefas.

Custo total

Todo o custo de um único recurso em todas as tarefas.

Resumo do projeto

A planilha de Resumo do Projeto contém os dados que se aplicam a todo o projeto, como uma tarefa de resumo da WBS de nível superior. Os dados correspondem às colunas (Pro) de mesmo nome na planilha Agenda de Tarefas. Adicionado a ele está o trabalho restante que é uma combinação de Progresso e Trabalho.

Folha de feriados ( Pro )

Na planilha Feriados pode-se observar datas livres que causam atraso no cronograma do projeto. Cada linha contém a data de um dia. A data se aplica a todos os recursos de uma só vez.

Pressione Atualizar na barra lateral para que os feriados entrem em vigor na programação.

As datas de folga são mostradas no gráfico de Gantt como colunas verticais cinzas quando a escala de Gantt tem 1 dia por coluna. Com outras escalas os feriados não são mostrados, mas são levados em consideração para a programação.

Tradução

A versão em inglês do ProjectSheet pode ser traduzida para outro idioma usando o Google Translate. Você pode verificar seu idioma com a caixa de seleção traduzir, veja a imagem abaixo. Se o seu idioma estiver incluído, a tradução será iniciada, caso contrário, você poderá enviar uma solicitação. Ao desmarcar a caixa de seleção, a tradução será desfeita.

Você pode modificar o texto traduzido diretamente nos cabeçalhos das colunas de uma planilha. As traduções no menu e na barra lateral vêm de uma planilha oculta chamada TRANSGOOGLE . O texto original está na coluna A, enquanto o texto traduzido está em uma coluna à direita, talvez seja necessário rolar até ele. Você pode modificar o texto traduzido, que se torna ativo quando você atualiza o navegador.

Please contact Forscale in English if needed.

Barra Lateral

A barra lateral contém funções para editar a programação e alterar configurações, ambas em sua própria aba. Algumas funções estão disponíveis apenas para a versão Pro , indicadas abaixo entre parênteses. Durante uma avaliação ou licença, o Pro aparecerá na barra de título preta após o ProjectSheet e, no caso da avaliação, também o número de dias restantes entre parênteses.

Algumas funções requerem que uma ou mais tarefas sejam selecionadas primeiro antes de escolher uma função na barra lateral. A seleção pode ser feita por linha na margem esquerda da planilha ou selecionando qualquer célula na linha da tarefa. Somente linhas adjacentes podem ser selecionadas, não seleções múltiplas.

A barra lateral pode ser fechada com X em sua barra de título preta. A barra lateral pode ser aberta novamente no menu de complementos da planilha.

Pro info

Uma caixa de diálogo será aberta para iniciar um teste de 10 dias com os recursos do Pro ou para ativar/estender a licença do Pro após sua compra no PayPal. Quando iniciado, o diálogo mostra o tempo restante.

Perguntas frequentes e suporte

Uma nova guia será aberta com essas páginas.

Atualizar

Esta função na parte inferior da Barra Lateral recalcula os códigos WBS e o gráfico de Gantt. Em alguns casos, eles não são atualizados automaticamente após as alterações.

Editar

Editar estrutura de detalhamento de trabalho

< WBS WBS >

Esta função diminui/aumenta o nível do código WBS e a quantidade de recuo das descrições das tarefas selecionadas.
Por exemplo, WBS 1.2.2 torna-se 1.3 ou WBS 1.3 e 1.4 torna-se 1.2.1 e 1.2.2.

Ocultar / Mostrar tarefas

recolher a(s) tarefa(s) selecionada(s) / expandir a(s) tarefa(s) selecionada(s)
Todas as subtarefas da(s) tarefa(s) de resumo selecionada(s) são ocultadas/exibidas. A seleção de várias tarefas de resumo só pode ser feita selecionando as linhas adjacentes nas quais elas se enquadram, não usando várias seleções.

recolher todas as tarefas de resumo / mostrar todas as tarefas
Apenas as tarefas de resumo são mostradas / todas as tarefas ocultas são mostradas novamente.

ocultar tarefas 100% concluídas
Oculte todas as tarefas concluídas. Mostre-os novamente com 'mostrar todas as tarefas'.

Mudar a data de início das tarefas

Desloque tarefas não resumidas no tempo, ajustando suas datas de início e término.

  1. Selecione a(s) tarefa(s) adjacente(s) que você gostaria de mudar. As tarefas de resumo selecionadas não podem ser deslocadas, mas seguirão suas subtarefas deslocadas.
  2. Escolha Obter na Barra Lateral para mostrar a data de início mais cedo da(s) tarefa(s) selecionada(s).
  3. Insira a nova data de início mais cedo no calendário.
  4. Pressione Definir para deslocar a(s) tarefa(s) selecionada(s) de acordo.

Para ver as tarefas deslocadas no gráfico de Gantt, pode ser necessário alterar a data de início da escala de tempo.

Na versão Pro , o encadeamento vem antes da mudança, e a mudança sempre resulta em um dia útil.

Atribuir recursos ( Pro )

Esta função na Barra Lateral atribui recursos à(s) tarefa(s) selecionada(s).

  1. Selecione a(s) tarefa(s) adjacente(s) na planilha 'Agenda de tarefas'.
  2. Escolha o recurso necessário no menu suspenso ou adicione um novo recurso.
  3. Insira a Quantidade necessária ou deixe em branco para 1.
  4. Pressione o botão Atribuir ou o botão Remover .

Configurações

Escala de tempo do gráfico de Gantt

data de início

A data de início da escala de tempo pode ser:

  • hoje
  • data de início mais cedo da(s) tarefa(s) selecionada(s)
  • data escolhida

No caso de uma escala semanal, a data de início será o primeiro dia de início da semana de trabalho anterior à data escolhida.

escala de tempo

A escala de tempo consiste em 70 colunas. Uma coluna pode durar de 1 a 18 dias de acordo com a tabela abaixo.

Coluna Escala de tempo
- ajuste automático
1 dia 7 dias por período
1 dia 1 semana por período
2 dias 2 semanas por período
3 dias 3 semanas por período
4 dias 4 semanas por período
6 dias por mês
7 dias números da semana
9 dias 1,5 ano por escala de tempo
12 dias 2 anos por prazo
15 dias 2,5 anos por escala de tempo
18 dias 3 anos por prazo

dia de início da semana de trabalho

O primeiro dia da semana de trabalho pode ser definido como domingo ou segunda-feira. Segunda-feira é a configuração padrão.

Indicação de progresso

coluna

Quando selecionada, a cor de fundo da célula Progresso indica o status do progresso.

Gantt

Quando selecionada, a cor da barra de Gantt indica o status do progresso.

Horário de trabalho ( Pro )

Você pode atribuir as horas de trabalho de uma tarefa entre os recursos ou por recurso.

  • A divisão das horas de trabalho pelos recursos é desejável se os recursos fizerem o mesmo trabalho. Mais recursos significa que as horas de trabalho são divididas pelos recursos dependendo da alocação, que é colocada entre colchetes após o recurso.
  • Se os recursos alocados para uma tarefa fizerem um trabalho diferente, é desejável alocar as horas de trabalho para cada recurso individualmente. Com a atribuição, que está entre colchetes após o recurso, é possível variar as horas alocadas a uma tarefa por recurso.

A duração da tarefa e as horas de trabalho podem ser definidas de forma independente ou seguir umas às outras com as horas de trabalho definidas por dia. A opção tem efeito apenas nas alterações e nas novas tarefas.

Semana de trabalho ( Pro )

Defina a semana de trabalho selecionando

  • dia de início da semana de trabalho
  • número de dias úteis consecutivos por semana
  • horas de trabalho por dia

Os dias não úteis são colunas cinzas em gráficos de Gantt que têm uma escala de 1 dia por coluna.