ProjectWork nieuws

Je kunt nu een geselecteerde taakomschrijving markeren uit een reeks kleuren in het detailpaneel. De betekenis van de kleur hangt af van de gebruiker, zoals het markeren van mijlpalen of kritieke taken die kunnen vertragen. Het zou dus nuttig zijn, vooral bij presentaties aan anderen, om taken te kunnen markeren. Alle gemarkeerde taken kunnen worden gefilterd vanuit het Taken menu.

In ProjectWork Team kun je nu de planning als basislijn instellen (ProjectWork Team menu > Basislijnen...). Dit betekent dat er een kopie wordt gemaakt van de actuele planning (taken en resources) die je als referentie kunt gebruikt na bijvoorbeeld een mijlpaal. Je kunt verschillende basislijnen bewaren en weergeven en het verschil met de actuele planning bewaken. Het projectstatusrapport (ProjectWork menu > Rapporteren > Project status...) bevat de laatste basislijn en de actuele planning ter vergelijking. Wanneer je een kopie van het planningsbestand maakt, dan heb je de mogelijkheid om de basislijn(en) mee te kopiëren of niet.

ProjectWork bestaat uit 5 panelen, van links naar rechts: Capaciteit, Resources, Project, Taken en Gantt. De panelen Capaciteit en Gantt bevatten grafieken, de panelen Resources en Taken bevatten tabellen, het paneel Project kan taak- of resourcegegevens bevatten. Door resources en taken tegelijkertijd weer te geven, krijg je direct een overzicht van hoe ze zijn toegewezen. De rijen in het Capaciteit en Gantt-diagram komen overeen met respectievelijk de tabel Resources en Taken. Panelen kunnen worden verborgen om andere panelen meer ruimte te geven. Drie nieuwe paneelweergaven tonen alleen Resources of Taken om zoveel mogelijk kolommen weer te geven zonder te scrollen of alle panelen tegelijk om een compleet overzicht te krijgen.

Voor sommige productontwikkelingen zijn incrementele Sprints, zoals gebruikt door het Scrum-framework, nuttig. Tijdens het Sprint planning event, aan het begin van een Sprint, worden Product backlog items geselecteerd voor de Sprint. Je kunt de Product backlog in ProjectWork bijhouden, inclusief detailwerk. Productitems worden toegewezen aan een nieuwe Sprint resource type. De Product backlog planning kan worden gefilterd om alleen de specifieke Sprint-items met hun gedetailleerde werk weer te geven, de rest is samengevouwen. Werk, voortgang en kosten van een Sprint worden opgeteld per Sprint resource.

Met een sjabloonplanning kun je tijd besparen en uniformiteit creëren wanneer nieuwe projecten er een kopie van maken. Je maakt een kopie in het ProjectWork menu, zie de Handleiding. Met ProjectWork kun je een spreadsheet vanuit een schema publiceren, de lay-out wijzigen of uitbreiden met berekeningen en grafieken, en deze synchroon houden met het schema. Je kunt nu ook het gepubliceerde spreadsheet van de sjabloon kopiëren en bij de gekopieerde planning voegen, met behoud van de wijzigingen en uitbreidingen. Hetzelfde geldt voor de link naar de dashboard-spreadsheet die ook uit de sjabloon kan worden gekopieerd.

Bij het uitvoeren van meerdere projecten is het handig om hun voortgang centraal bij te houden. Je kunt nu vanuit een Team projectplanning een nieuw dashboard maken of je project toevoegen aan een bestaand dashboard. Het dashboard is een Google spreadsheet in Google Drive dat je bijvoorbeeld kunt invoegen in Google Sites. De projecten staan per rij onder elkaar, met informatie in kolommen. De projecten zijn in het spreadsheet zichtbaar in een Gantt diagram. Je kunt dit spreadsheet naar wens aanpassen, zie de Handleiding. Je vindt de dashboard dialoog in het ProjectWork Team menu onder Rapporteren > Dashboard.... Een project in het dashboard bijwerken gaat vanuit dezelfde dialoog.

Het effenen van een planning met veel resources en veel taken die overlappen tot een compact resultaat kan enige minuten duren. Je krijgt nu eerst een schatting van de rekentijd. Bij akkoord krijg je een procentuele indicatie van de voortgang. Eventuele andere bewerkers die de planning open hebben krijgen ook de voortgang te zien. Tijdens de voortgang kun je geen wijzigingen aanbrengen in de planning.

Het sorteren van taken op begin- of einddatum is uitgebreid naar meer kolommen. Ook is het sorteren van resources nu mogelijk. De kolommen staan onder Sorteer omlaag en Sorteer omhoog in het Taken en Resources menu. Beide houden de WBS structuur intact van de geselecteerde taken of resources die je sorteert. Bedenk dat sorteren definitief is, in tegenstelling tot het tonen van bepaalde taken. Direct na sorteren kan het wel ongedaan gemaakt worden (Ctrl+Z).

Het publiceren naar een spreadsheet in het menu ProjectWork Team is uitgebreid met een functie om een gepubliceerd spreadsheet bij te werken met de actuele planning. Alle kolommen, berekeningen en opmerkingen die aan het spreadsheet werden toegevoegd, worden ongewijzigd gehouden. Diagrammen die gekoppeld zijn aan taken en resources worden bijgewerkt. Een voorbeeldrapportage is het kopiëren van kolommen als een basislijnplanning en het berekenen van het verschil met de actuele planning.

De Assistentie pop-up in ProjectWork helpt je snel vertrouwd te raken. Het geeft waarschuwingen voor nieuwe berichten zoals deze, tips over te gebruiken functies en links naar algemene informatie. Wanneer je ProjectWork opent terwijl er een nieuw bericht is, wordt de Assistentie pop-up weergegeven. Je kunt de pop-up bekijken wanneer je maar wilt door op Assistentie te klikken in het centrale ProjectWork paneel. Bij elke opening verschijnen er nieuwe tips.

Als je een resource toekent aan taken die overlappen in tijd, dan kan de capaciteit van een resource boven de 100% komen. Dit is op te lossen door bepaalde taken later te beginnen waardoor ze niet meer overlappen. Met de hand is dit een tijdrovend karwei, wat ProjectWork Team nu automatisch kan uitvoeren.

Van taken die door resource effening later beginnen, moet expliciet de vereffening verwijderd worden om weer eerder te kunnen beginnen. Dit kan voor alle toewijzingen tegelijk of per geselecteerde resource of taak.

In de Instellingen is in te stellen of taken in het verleden of die 100% compleet zijn ook geëffend moeten worden.

Taken in een project kunnen van elkaar afhankelijk zijn. In de planning betekent dit dat ze gekoppeld worden. Je koppelt bijvoorbeeld het einde van een taak aan het begin van een volgende taak.

Met vertraging en overlap begint de volgende taak later of eerder. Je plant dit met een extra tijdsaanduiding achter de koppeling, waarbij een positieve aanduiding tot een vertraging leidt en een negatieve tot een overlap. Een taak met voorgangerkoppeling 7GB-2d geeft aan dat deze taak 2 dagen eerder begint dan het begin van taak 7.

Google heeft gedeelde drives aan Google Drive toegevoegd. In plaats van individuele gebruikers is een team de eigenaar van documenten. De leden van een team kunnen in de loop van de tijd veranderen zonder dat het eigendom per document moet worden overgedragen. Deze functie is beschikbaar in Google Workspace Enterprise, Google Workspace Business en Google Workspace Education, dus niet in Google Workspace Basic of de gratis Google Drive.

Een gedeelde drive kan nuttig zijn voor een project om alle documenten inclusief de planning bij elkaar te houden. Daarom ondersteunt ProjectWork Team nu gedeelde Drives indien beschikbaar in uw Google Drive-versie. Je kunt ProjectWork-bestanden openen in Google gedeelde drives of in ProjectWork op het nieuwe tabblad gedeelde drive. ProjectWork Resource Manager kan worden gebruikt met gedeelde drives wanneer de bron- en projectbestanden zich in dezelfde gedeelde drive map bevinden.

Gelijktijdig samenwerken betekent dat als je een ProjectWork-bestand opent en collega's hetzelfde bestand openen, iedereen in hetzelfde schema wijzigingen kan aanbrengen en bijgewerkt ziet worden. Dit was altijd mogelijk met ProjectWork, maar wat is er verbeterd?

• De collega's worden getoond, evenals hun komen en gaan in de sessie.
• Wijzigingen worden per cel aangegeven in plaats van per rij. Je ziet niet alleen je eigen wijzigingen gemarkeerd, maar ook die van je collega's.
• Prestaties zijn verbeterd, wijzigingen verschijnen sneller.

Geniet van de verbeteringen om samen nauwkeurige planningen te maken.