Handleiding ProjectSheet (Pro)

Google Sheets add-on

ProjectSheet is een Google spreadsheet voorzien van add-on functionaliteit die je vanuit een spreadsheet Add-ons menu kunt downloaden en beheren. De add-on creëert twee bladen voor Taakplanning en Resources en een zijbalk rechts van de bladen met ProjectSheet functies. De bladen kunnen onderaan het spreadsheet als tab geselecteerd worden.

Je kunt de bladen bewerken met de standaard spreadsheet functies in combinatie met de add-on functies uit de zijbalk. In tegenstelling tot de standaard spreadsheet functies zijn de add-on functies niet ongedaan te maken (Ctrl+Z).

Je kunt de zijbalk sluiten door rechtsboven op X te klikken.
Weer openen van de zijbalk gaat door in menu Add-ons > ProjectSheet > Zijbalk openen te kiezen.

Lege of gekopieerde spreadsheets kun je van ProjectSheet voorzien via menu Add-ons > ProjectSheet > Voeg ProjectSheet toe.
Wacht in het geval van een leeg spreadsheet tot de ProjectSheet bladen gereed zijn en tot de zijbalk aan de rechter kant verschijnt.

Aanpassingen

Het spreadsheet is naar wens aanpasbaar, maar met beperkingen vanwege de ProjectSheet functionaliteit:

NIET doen wel doen
het Gantt-diagram in het spreadsheet zelf veranderen of uitbreiden de Gantt tijdschaal wijzigen met de instellingen in de zijbalk
ProjectSheet kolommen verwijderen ProjectSheet kolommen verbergen
werkbladen of bereiken beveiligen tegen bewerken spreadsheet delen met alleen weergeven
ProjectSheet kolommen kopiëren Eigen kolommen/koppen links van het Gantt-diagram tussenvoegen
koprijen inclusief de verborgen rij 3 veranderen de volgorde van Eigen en ProjectSheet kolommen veranderen
ProjectSheet werkbladen verwijderen
 
ProjectSheet werkbladen kopiëren in hetzelfde spreadsheet
Eigen werkbladen toevoegen
celformules gebruiken in ProjectSheet kolommen, ze worden verwijderd cel waarden uit ProjectSheet kolommen gebruiken in celformules in Eigen kolom/werkblad

ProjectSheet kolommen zijn de Taakkolommen en Resourcekolommen (Pro).
Eigen kolommen en werkbladen voeg je zelf toe.

Hier staat hoe je de rijen en kolommen van een Google spreadsheet kunt aanpassen: https://support.google.com/docs/answer/54813
ProjectSheet hernummert de WBS wanneer je taken verplaatst, verwijdert, wist of kopieert.

Autorisatie

Zodra je ProjectSheet voor het eerst gebruikt, geeft Google een autorisatie scherm. Hierin staat dat de add-on het spreadsheet zal aanpassen en toegang nodig heeft naar een externe service vanwege de Pro functionaliteit.

De-installatie

Als je ProjectSheet niet meer wilt in een bepaald spreadsheet, dan kun je het stoppen in het menu Add-ons > Add-ons beheren.... Er verschijnt een dialoog met al je add-ons. Selecteer BEHEREN achter ProjectSheet en vink 'Gebruiken in dit document' af. Hierna kun je de tabs verwijderen zonder dat ze opnieuw worden toegevoegd bij heropenen van het spreadsheet. In hetzelfde menu kun je ProjectSheet compleet 'Verwijderen' van al je spreadsheets.

Taakblad

Het taakblad bestaat uit een tabel links en een bijbehorend Gantt diagram rechts.

Elke kolom in de tabel heeft een kop die aangeeft welke informatie in de kolom staat. De koptitels mogen aangepast worden naar bijvoorbeeld een andere taal. Je kunt de volgorde van de bestaande kolommen veranderen en je kunt eigen kolommen tussenvoegen.

Een rij stelt een taak voor zodra die wordt beschreven in kolom 'Taakomschrijving'. Weghalen van de omschrijving verwijdert de taak en maakt de rij leeg. Rijen mogen leeg blijven om de leesbaarheid te vergroten. Gebruik normale spreadsheet functies om rijen in te voegen, te wissen, te verwijderen of te kopiëren.

Samenvattingstaak

Een taak is een samenvattingstaak als resultaat van de Work Breakdown Structure (WBS). Een samenvattingstaak heeft alleen een taakomschrijving nodig. Begindatum, einddatum, voortgang, werk en kosten worden berekend op basis van zijn subtaken. Een samenvattingstaak heeft een dikgedrukte rij.

Mijlpaal

Een mijlpaal is een belangrijk moment in de planning. Het is een taak met alleen een einddatum, de begindatum is leeg. In het Gantt diagram heeft de mijlpaal een andere kleur dan gewone taken en samenvattingstaken.

In de Pro versie heeft een mijlpaal een taakduur van 0 dagen.

Gantt diagram

Het Gantt diagram staat rechts van de taaktabel in het taakblad.

Tijdschaal

Het Gantt diagram toont een gedeelte van de tijd met een tijdschaal. Het gedeelte kan verplaatst en geschaald worden.

Taakbalken

Het Gantt diagram toont elke taak als een horizontale balk van begindatum tot einddatum voor zover het binnen de tijdschaal ligt.

Samenvattingstaken, normale taken en mijlpalen hebben verschillende standaard kleuren. Als de taakomschrijving een achtergrond kleur heeft, dan volgt de taakbalk deze kleur. De taakbalk kan ook de voortgang met een kleur aangeven als deze optie is ingeschakeld.

Vandaag aanduiding

Als vandaag binnen de tijdschaal valt, dan geeft een verticale lijn deze datum aan.

Voortgangsindicatie

Het voortgangspercentage van een taak is vertaald naar een dubbele lijn in de taakbalk in het Gantt diagram. Als de dubbele lijn stopt vóór vandaag, dan betekent dit vertraging.

Taakkolommen

De taakkolommen bevinden zich in het Taakblad.

WBS

Deze kolom is alleen-lezen en bevat de de WBS (Work Breakdown Structure) code per taak. Veranderingen in de WBS (bijvoorbeeld het tussenvoegen van taken) kunnen tot een hernummering van WBS codes lijden. Het niveau van inspringen veranderen van een taak gaat met de WBS functies in de zijbalk.

De code bestaat uit stappen gescheiden door punten. Nummering per stap bestaat uit opeenvolgende getallen te beginnen bij 1. Het aantal stappen is gelijk aan het niveau van de code. Codes met een gemeenschappelijk start horen bij elkaar.

Voorbeeld:

1Samenvattingstaak A
1.1  Taak B
1.2  Samenvattingstaak C
1.2.1    Taak D
1.2.2    Taak E
1.3  Taak F

Taken B, C en F hebben hetzelfde niveau. Ze hebben elk 2 stappen.
Taken D en E behoren tot dezelfde samenvattingstaak C, ze hebben dezelfde eerste twee stappen.

De WBS kolom is alleen-lezen. De WBS-codes van alle taken worden herberekend na elke wijziging.

Taakomschrijving

De taakomschrijving is het startpunt voor de planning. De omschrijving geeft aan wat er noet gebeuren of wat er geleverd moet worden. Notities kunnen toegevoegd worden aan een taakomschrijving met de rechter muisknop.

Nieuw toegevoegde taken zullen automatisch een WBS code krijgen op hetzelfde niveau als de taak erboven. Een taak en zijn WBS code verdwijnt in zijn geheel als zijn omschrijving wordt verwijderd.

Begindatum, Einddatum

De begin- en einddatum van elke taak. Het Gantt diagram laat deze data zien als een balk mits ze binnen het bereik van de tijdschaal vallen.

Samenvattingstaken ontvangen hun data van hun subtaken, je kunt ze niet zelf invullen.

Dubbelklikken op een ingevoerde datum geeft een pop-up kalender om de datum aan te passen.

Voortgang

De voortgang per taak wordt ingevoerd in procenten.

Samenvattingstaken berekenen de voortgang van hun subtaken, er is geen invoer nodig.

In combinatie met de betreffende instelling in de zijbalk krijgt de voortgang een kleur.

VoorwaardeKleur
vandaag vóór de begindatum van taakgeen kleur
vandaag na begindatum van taak en voldoende voortganggroen
vandaag na begindatum van taak en voortgang loopt achtergeel
vandaag na einddatum van taak en voortgang minder dan 100%rood
voortgang is gelijk aan 100%geen kleur

Dagen (Pro)

De taakduur wordt ingevoerd in werkdagen. Er wordt rekening gehouden met twee weekenddagen die niet meetellen en voorafgaan aan de in de zijbalk ingestelde startdag van de week.

Bij wijziging van de taakduur past de einddatum van de taak zich aan. Bij wijziging van de einddatum past de taakduur zich aan. Werkuren volgen de werkdagen met 8 uren per dag als zij gekoppeld zijn met deze optie in de zijbalk.

Verwijderen van de taakduur verwijdert ook de begin- en einddatum.
De werkdagen voor een samenvattingstaak kan niet ingevoerd worden, zij worden berekend op basis van de begin- en einddatum.
Een taakduur van 0 geeft een mijlpaal.

Koppel (Pro)

Het is mogelijk om taken te koppelen:

geenniet gekoppeld
ketenbegindatum volgt einddatum van vorig taak in WBS, op zelfde niveau; dit wordt aangegeven met '>' aan het begin van de Gantt balk
vastbegindatum ligt vast en schuift niet mee met samenvattingstaak; dit wordt aangegeven met 'X' aan het begin van de Gantt balk

Werkuren (Pro)

Geef hier de werkuren voor een taak op. Een samenvattingstaak telt de uren van de onderliggende subtaken bij elkaar op.

Er is een optie in de zijbalk om de Werkuren te koppelen aan de Dagen taakduur, onder Werktijden instellen. Indien niet aangevinkt, dan moeten de werkuren handmatig verhoogd worden. Indien wel aangevinkt, dan zal wijziging van de één ook een wijziging bij de ander geven.

Resources (Pro)

De toegekende resources. Een resource kan van type werk, apparatuur of materiaal zijn, zoals aangegeven in het Resources blad. Het aantal van een resource staat achter de resource tussen [ ], behalve 1 dat weggelaten kan worden. Voorbeeld:

Rkomt overeen met 100% beschikbaarheid (werk) of 1 eenheid (materiaal)
R[1]komt overeen met 100% beschikbaarheid of 1 eenheid
R[0.5]komt overeen met 50% beschikbaarheid of 0,5 eenheid

Het toekennen van meerdere resources kan door ze te scheiden met een puntkomma. Voorbeeld:

R1;R2[0.5]

Het toekennen van werkresources wijzigt niet het benodigde aantal Werkuren, de Dagen taakduur volgt de Werkuren en de beschikbaarheid. De taakduur is gelijk aan het aantal Werkuren gedeeld door uren per werkdag zoals in de zijbalk onder 'Werkweek instellen' gekozen is (standaard 8 uur). Bij het toekennen van meer resources aan dezelfde taak zal Werkuren ongewijzigd blijven en de Dagen taakduur korter worden.

Een resource wordt automatisch toegevoegd aan het Resources blad of aangepast indien al aanwezig.

Kosten (Pro)

De kosten per taak, berekend op basis van de toegekende resource aantallen en kosten per resource. De per taak toegekende werkuren gelden voor elke werk resource afzonderlijk of worden op basis van beschikbaarheid verdeeld over de toegekende werkresources.

Kosten per werk resource = toegekende beschikbaarheid / totaal toegekende beschikbaarheid * Werkuren * Kosten per uur

Kosten per apparatuur resource = toegekend aantal * Taakduur in uren * Kosten per uur

Kosten per materiaal resource = toegekend aantal * Kosten per eenheid

Een samenvattingstaak telt alle kosten van de onderliggende subtaken op. Kosten van de samenvattingstaak zelf worden er ook bijgeteld.

Door gebruiker gedefinieerde kolom

Een door de gebruiker gedefinieerde kolom kan iedere informatie bevatten. Ook cell formules kunnen toegepast worden voor specifieke berekeningen.

Resourcekolommen (Pro)

De resourcekolommen bevinden zich in het Resourceblad.

Resourcenaam

Beschrijvende naam van de resource. Een resource verdwijnt in zijn geheel als zijn naam wordt verwijderd.

Type

Een resource kan een werk (standaard), apparatuur of materiaal resource zijn. De kostenberekening van een aan een taak toegekende resource hangt af van het type. Een werk resource telt per uur werk, apparatuur per uur taakduur en materiaal per eenheid.

Kosten per resource

Kosten voor een resource over alle taken opgeteld, per uur of per eenheid.

Totaal aantal

Alle werkuren of eenheden toegekend aan een enkele resource over alle taken opgeteld.

Totale kosten

Alle kosten van een enkele resource over alle taken opgeteld.

Vakantieblad (Pro)

In het Vakantie werkblad kunnen vrije datums genoteerd worden die er voor zorgen dat de projectplanning vertraagt. Elke rij bevat de datum van één dag. De datum geldt voor alle resources tegelijk.

Druk op Vernieuwen in de zijbalk om deze vrije dagen in de planning te effectueren.

De vrije datums worden in het Gantt diagram als verticale grijze kolommen getoond indien de Gantt schaal 1 dag per kolom heeft. Bij andere schalen worden de vrije dagen niet getoond, maar worden ze wel meegenomen in de planning.

Zijbalk

In de zijbalk staan functies om de planning te bewerken en om instellingen te wijzigen, beide in een eigen tab. Sommige functies zijn alleen beschikbaar voor de Pro versie, hieronder aangegeven tussen haakjes. Gedurende een proef of licentie komt er Pro in de zwarte titelbalk achter ProjectSheet te staan en in het geval van de proef ook tussen haakjes het aantal dagen dat de proef nog loopt.

Voor sommige functies is het nodig dat er eerst één of meer taken worden geselecteerd vóór het kiezen van een functie in de zijbalk. Selectie is mogelijk per rij in de linker kantlijn van het blad of door een willekeurige cel in de taakrij. Alleen aansluitende rijen kunnen geselecteerd worden, geen meervoudige selecties.

De zijbalk is te sluiten door in de zwarte titelbalk op X te klikken. De zijbalk is weer te open via het add-ons menu van het spreadsheet.

Pro info

Een dialoog opent om een 10-daagse proef met de Pro mogelijkheden te starten of om de Pro licentie te activeren na je PayPal aankoop. Daarna toont de dialoog de resterende tijd.

FAQ en Support

Er opent een nieuw tabblad met deze pagina's.

Vernieuwen

Deze functie onderaan de zijbalk herberekent de WBS codes en het Gantt diagram. Soms worden deze niet automatisch herberekend na wijzigingen, zoals bij het verwijderen van taakrijen.

Bewerken

Work Breakdown Structure (WBS)

< WBS    WBS >

Deze functie verlaagt / verhoogt het niveau van de WBS code en vermindert / vermeerdert het inspringen van de taakomschrijvingen van de geselecteerde taken.
Bijvoorbeeld WBS 1.2.2 wordt 1.3 of WBS 1.3 en 1.4 worden 1.2.1 en 1.2.2.

Taken verbergen / Taken tonen

inklappen geselecteerde taak(en) / uitklappen geselecteerde taak(en)
Alle subtaken van de geselecteerde samenvattingstaak(en) worden verborgen / getoond. Meerdere samenvattingstaken kun je alleen selecteren door ze te laten vallen in aansluitend geselecteerde rijen, niet met meervoudige selectie.

alle samenvattingstaken inklappen / alle taken tonen
Alleen samenvattingstaken tonen / alle verborgen taken weer tonen.

100% complete taken verbergen
Taken die afgerond zijn verbergen. Met 'alle taken tonen' worden ze weer zichtbaar.

Begindatum van taken verschuiven

Deze functie verschuift taken in de tijd, door hun begin- en einddatum aan te passen.

  1. Selecteer de aansluitende taken die je wilt verschuiven. Geselecteerde samenvattingstaken kunnen niet zelf verschoven worden, maar zullen hun verschoven subtaken volgen.
  2. Kies Van in de zijbalk om de vroegste begindatum van de geselecteerde taken te tonen.
  3. Kies een nieuwe vroegste startdatum in de kalender.
  4. Kies Naar om de geselecteerde taken overeenkomstig te verschuiven.

Om de verschoven taken in het Gantt diagram te kunnen zien, is het mogelijk nodig de startdatum van de tijdschaal aan te passen.

In de Pro versie gaat het koppelen van taken vóór het verschuiven en gaat het verschuiven altijd naar een werkdag.

Resources toekennen (Pro)

Deze functie in de zijbalk kent resources toe aan de geselecteerde taak.

  1. Selecteer één of meer aansluitende taken (rijen) in het Taakplanning blad.
  2. Kies de gewenste resource in de lijst of voeg een nieuwe resource toe.
  3. Geef het gewenste Aantal. Zonder opgaaf is dit één.
  4. Kies Toekennen of Verwijderen.

Instellingen

Gantt diagram tijdschaal

startdatum

De startdatum van de tijdschaal kan zijn:

  • vandaag
  • vroegste startdatum van de geselecteerde taken
  • gekozen datum

In het geval van een weekschaal is de startdatum de eerste startdag van de week vóór de gekozen datum.

tijdschaal

De tijdschaal bestaat uit 70 kolommen. Een kolom kan 1 tot 18 dagen duren, volgens onderstaande tabel.

KolomTijdschaal
-passend maken
1 dag7 dagen per periode
1 dag1 week per periode
2 dagen2 weken per periode
3 dagen3 weken per periode
4 dagen4 weken per periode
6 dagenper maand
7 dagenweeknummers
9 dagen1,5 jaar per tijdschaal
12 dagen2 jaar per tijdschaal
15 dagen2,5 jaar per tijdschaal
18 dagen3 jaar per tijdschaal

start van de werkweek

De startdag van een week is in te stellen op zondag of maandag. Standaard staat maandag ingesteld.

Voortgangsindicatie

kolom

Indien aangevinkt, geeft de achtergrondkleur van de Voortgang cel de voortgang aan.

Gantt

Indien aangevinkt, geeft de kleur van de Gantt balk de voortgang aan.

Werkuren (Pro)

Je kunt de werkuren van een taak over de resources verdelen of per resource instellen.

  • Het verdelen van de werkuren over de resources is wenselijk als de resources hetzelfde werk doen. Meer resources betekent dat de werkuren verdeeld worden over de resources afhankelijk van de toekenning, die tussen teksthaken achter de resource staat.
  • Als de aan een taak toegekende resources verschillend werk doen, dan is het wenselijk de werkuren toe te kennen aan elke resource afzonderlijk. Met de toekenning, die tussen teksthaken achter de resource staat, is het dan mogelijk de aan een taak toegekende uren per resource te laten variëren.

Taakduur en Werkuren kunnen onafhankelijk ingesteld worden of elkaar volgen met de ingestelde werkuren per dag. Deze optie is alleen van toepassing op nieuwe taken en op wijzigingen.

Werkweek (Pro)

Stel de werkweek in met

  • startdag van de werkweek
  • aantal opeenvolgende werkdagen per week
  • werkuren per dag

Vrije dagen zijn grijze kolommen in Gantt diagrammen die een schaal van 1 dag per kolom hebben.