ProjectWork

Gratis online Projectmanagement Planning software

Projectmanagement planning software toont een project in één planning met zijn omvang, werk, tijd, kosten en documentatie. ProjectWork is een webapp om planningen online te maken en te volgen door meerdere gebruikers, zelfs tegelijk vanuit verschillende locaties.

ProjectWork is er in twee versies die compatibele planningsbestanden opslaan in Google Drive:

  • Personal is GRATIS en bevat WBS breakdown van taken, Gantt balkenschema, voortgangsbewaking en MS Project import,
  • Team bevat ook resource toekenning en management, planningen delen, real-time samenwerken en Google Suite integratie met Sheets, Agenda en Maps.

Installatie van ProjectWork vanuit Google Workspace Marketplace

❝ As a PMP, MS Project Server Certified, I must say that I am impressed by the use and simplicity this platform offers. The navigational and presentation structure of the data is such that you get the focus of both projects and resource load holistically. ❞

  Personal Team
GRATIS onbeperkt gebruik  
automatische opslag in Google Drive
eigen planningen bewerken
planningen bewerken in gedeelde drive  
planningen delen met andere accounts  
in real-time samenwerken  
planningen bekijken van Team accounts
planningen bewerken van Team accounts  
taken invoeren in planningsmachine
Work Breakdown Structure creëren
taken koppelen met afhankelijkheden
fases en mijlpalen toevoegen
kritieke pad berekenen
samenvattingstaken inklappen / uitklappen
schaalbaar Gantt diagram
voortgangsindicatie
ongedaan maken, herstellen, klembord
notities en documenten aan taken
eigen kolommen toevoegen  
werktijden instellen  
vrije perioden instellen  
resources invoeren en toekennen aan taken  
kosten per taak en resource berekenen  
met sprints plannen  
schaalbaar capaciteitsdiagram  
indicatie van overallocatie  
resource effenen  
Resource Management  
met basislijnen vergelijken  
MS Project bestand importeren
alle projecten volgen in dashboard  
planning met Spreadsheet synchroniseren  
mijlpalen naar Agenda publiceren  
locaties naar Maps publiceren  
project vanuit sjabloon kopiëren  
gratis helpdesk
gratis 14-daagse proef  
licentie per vaste periode  

Functies

Personal functies

Taken bewerken

Team functies

Resources toevoegen en ze aan taken toekennen

Grafische layout

Overzichtelijk en makkelijk te gebruiken

Screenshots




Online gebruiksgemak

ProjectWork PM software is online te gebruiken op elke locatie met een internetverbinding met elke computer (Windows, Mac, Chromebook, Linux) voorzien van een moderne webbrowser (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Installatie en onderhoud zijn niet nodig bij een webapplicatie, dit gebeurt centraal in de cloud.

Je hebt een Google account nodig om in te loggen. ProjectWork is geïntegreerd met Google Drive, Sheets, Agenda en Maps. Planningsbestanden staan in Drive zodat je altijd de laatste versie kunt delen met wie je wilt. Je kunt zelfs tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken.

Na installatie van ProjectWork vanuit de Google Workspace Marketplace, inloggen in ProjectWork, toegang verlenen tot je Google Drive en registratie, maak je een keuze

  • ProjectWork Personal gratis en onbeperkt gebruiken,
  • een gratis Team proef van 14 dagen starten zonder verplichtingen,
  • een Team licentie voor een bepaalde duur kopen.

Deze opties kun je achter elkaar gebruiken, de bestanden zijn uitwisselbaar.

Lees de Gebruiksovereenkomst en het Privacybeleid.

In-app Team aankoop

ProjectWork Team kan gebruikt worden gedurende een licentieperiode, zonder abonnement of automatische incasso's. Je koopt een aantal maanden, de minimum periode is 3 maanden. Een maand voor het einde van de licentieperiode word je geïnformeerd in de app zelf en per e-mail om te verlengen. Een verlenging koop je voordat een proef of licentie verlopen is, maar start pas op de verloopdatum. Zonder extensie kun je nog steeds je planningen bewerken met de Personal functies en Team later kopen.

Kopen gaat in de app zelf om ervoor te zorgen dat je voor het juiste account of domein bestelt. De licentie opties, periodes en prijzen zijn zichtbaar in ProjectWork nadat je je in de app geregistreerd hebt. De opties zijn een licentie

  • voor een enkel Google account,
  • voor een Groep met meerdere Google accounts die zichzelf éénmalig activeren met een licentiecode,
  • voor alle accounts in een Domein met Google Workspace, zonder accountbeheer en activatie.

De koper van een Groep licentie ontvangt de licentiecode en is verantwoordelijk voor het doorsturen naar de Google accounts. Een Google account activeert zichzelf permanent voor een Groep, er is geen mogelijkheid om te deactiveren ten gunste van een ander account.

Het (sub)domein bij een Domein licentie is het gedeelte na de @ in de Google accounts die de licentie kunnen gebruiken.

Na het kiezen van de gewenste licentie betaal je met PayPal. Je kunt de PayPal link ook kopiëren en naar degene sturen die de betaling uitvoert. Na betaling verschijnt de nieuwe verloopdatum direct in ProjectWork na vernieuwen van de pagina. Bij een Groepslicentie ontvangt de koper een e-mail met de licentiecode en instructies hoe Google accounts te activeren, inclusief die van de koper indien gewenst.

Support inbegrepen

In het Support gedeelte van deze site staat de handleiding.

Helpdesk support is beschikbaar voor Personal en Team gebruik.
Contact opnemen met de helpdesk is mogelijk vanuit ProjectWork zelf.

Planning maken

Taakstructuur

Een werk breakdown structuur (WBS) geeft een overzicht van het totale project onderverdeeld in samenvattingstaken en taken. ProjectWork helpt bij het maken en bewerken van een Work Breakdown Structure door taken in te springen en te hernummeren.

Afhankelijkheden en voorwaarden

Een statische projectplanning heeft taken ingevoerd met startdatum en einddatum of beter startdatum en taakduur. Het aanpassen van een complexe planning, die bestaat uit gelijktijdige en van elkaar afhankelijke taken, kost veel tijd en moeite.

Een dynamische projectplanning heeft taken ingevoerd met tijdsduur en koppelingen met voorgangers om afhankelijkheden aan te duiden. Op basis van deze informatie wordt door ProjectWork de kortste planning berekend met behulp van de kritieke pad methode. Verandering van een taakduur of startdatum resulteert in een herrekende planning. Samenvattingstaken die voortkomen uit de WBS kunnen ook gekoppeld worden.

Standaard worden taken zo snel mogelijk (ZSM) gepland om maximale speling en de kortste projectplanning te krijgen. Een taak kan als voorwaarde krijgen om zo laat mogelijk (ZLM) zonder speling te worden gepland of op een bepaalde datum te beginnen of te eindigen. Het totale project kan ook als voorwaarde krijgen om op een bepaalde datum te beginnen of te eindigen.

Gantt diagram

In het Gantt diagram maakt ProjectWork de taken zichtbaar in de tijd, inclusief hun afhankelijkheden en het kritieke pad.

Voortgang bewaken

De voortgang kan per taak met een percentage ingevoerd worden. ProjectWork berekent de resulterende voortgang per samenvattingstaak en resource.

Een kleurcode geeft de voortgang ten opzichte van vandaag aan.

Resources toekennen en effenen (alleen in Team)

Resources zijn nodig om een taak uit te voeren. Een resource kan een medewerker zijn, maar ook een apparaat of een hoeveelheid materiaal. Na resources toe te voegen aan taken houdt ProjectWork een Capaciteitsdiagram bij over de belasting van elke resource.

Een resource kan een locatie aanduiding hebben. Een resource met type locatie toont de locatie in Google Maps.

Als een resource aan meerdere overlappende taken is toegewezen, dan kan het zijn dat een resource meer dan 100% wordt ingezet. ProjectWork kan de taken vooruitschuiven zodat er geen overallocatie meer optreedt.

Werk schatting (alleen in Team)

Het voordeel van dynamisch plannen wordt nog duidelijker als je de taakduur laat afhangen van hoeveelheid geschat werk en toegekende resources. Verandering in toegekende resources resulteert in een herrekende planning en budget.

Sprint planning (alleen in Team)

Agile ontwikkelingsprojecten maken succesvol gebruik van iteratieve Sprints volgens het Scrum raamwerk. Een Sprint is een timebox van één maand of minder die een bruikbaar incrementeel product oplevert. Product Backlog items met hun detail taken staan in de Taken tabel. Gedurende de Sprint Planningsbijeenkomst, aan het begin van een Sprint, worden Product Backlog items geselecteerd door ze aan een sprint type resource toe te kennen uit de Resources tabel.

Een resource met type sprint kun je filteren om alleen de taken te laten zien die tot deze Sprint Backlog horen. Werk, voortgang en kosten van alle Sprint taken worden per resource samengevat.

Budget berekenen (alleen in Team)

ProjectWork ondersteunt zowel vaste kosten als variabele kosten per taak. De variabele kosten zijn afkomstig van de toegekende resources. De resource kosten zijn per uur, per aantal of vast.

ProjectWork accumuleert kosten per taak, samenvattingstaak, meerdere taken of resource.

Werktijden instellen (alleen in Team)

De standaard werktijden van 8 uur per dag en 40 uur per week kunnen aangepast worden om overeen te komen met de feitelijke werktijden en werkdagen. De planning zal in overeenstemming zijn met de beschikbare werkuren.

Dagen waarop bij uitzondering niet gewerkt wordt, zoals vakantie- en feestdagen, kunnen opgegeven worden. De planning slaat deze dagen dan over.

Met basislijnen vergelijken (alleen in Team)

Om de voortgang van een project te monitoren zijn referentiepunten nuttig, bijvoorbeeld per mijlpaal. Deze zogenaamde basislijnen zijn een kopie van de planning op dat moment. Deze basislijnen en de variaties met de huidige planning zijn zichtbaar per taak en resource.

App integratie

Google Drive™

ProjectWork is optimaal geïntegreerd met Google Drive zodat vanuit je eigen Google Drive de ProjectWork bestanden gemaakt en geopend kunnen worden. Al uw wijzigingen worden automatisch opgeslagen in Drive.

Doordat projectplanningen in Google Drive staan, is het mogelijk om aan meerdere planningen tegelijk te werken. Ook is het mogelijk een bestand te delen met anderen.

Microsoft Project

Microsoft Project is een bekend software pakket om projectplanningen te maken. ProjectWork kan een door MS Project in XML opgeslagen bestand inlezen. Ook is het mogelijk een gemaakte planning als XML op te slaan. De maximale bestandsgrootte om in te lezen is 25 MByte.

Planning publiceren in HTML (alleen in Team)

Een gepubliceerde planning is ook zonder een ProjectWork licentie te bekijken. Afhankelijk van de gewenste vertrouwelijkheid kunt u een html planning op een site tonen of als html bestand individueel versturen.

Spreadsheet in Google Drive (alleen in Team)

Om een rapportage of analyse te maken van de planning, is het mogelijk om de planning als Google spreadsheet te publiceren om verder te bewerken. Je kunt naar een nieuw spreadsheet publiceren of naar een eerder gepubliceerde die dan bijgewerkt wordt met behoud van toegevoegde berekeningen, diagrammen, notities, etc.

Mijlpalen publiceren in Google Agenda (alleen in Team)

Mijlpalen en deadlines zijn belangrijke momenten in een project planning. In de planning zijn het taken met tijdsduur 0. ProjectWork kan deze momenten in een eigen ProjectWork Google Agenda zetten zodat je er zicht op houdt. De mijlpalen komen ook in de agenda's van aan de mijlpaal toegewezen resources.

Mijlpalen van verschillende projecten komen in dezelfde ProjectWork Agenda. Deze agenda is met anderen privé of publiek te delen.

Locaties in Google Maps (alleen in Team)

Resources die een locatie vermeld hebben worden in Google Maps geplaatst om de geografische voortgang te tonen.