ProjectSheet

Projectplanning in een Google Sheets spreadsheet

Google Add-on voor Sheets

Deze gratis add-on helpt bij het snel en nauwkeurig maken en aanpassen van een projectplanning in een Google spreadsheet met WBS decompositie van taken en begin- en einddatum per taak. Het ProjectSheet script berekent een Gantt balkenschema van de planning voor de in de zijbalk ingestelde weken. Tijdens de uitvoering van het project geven optionele kleurenindicaties in de planningstabel of Gantt diagram waarschuwingen voor voortgang en vertraging.

❝ So far this has been working amazingly well for me. I've played around with 10+ google project management templates and this template is much more useful than anything I have previously tried. ❞

ProjectSheet is te installeren vanuit de G Suite Marketplace en daarna toe te voegen aan een leeg Google spreadsheet vanuit zijn Add-ons menu. Als eerste worden er een tabel met kolommen en het Gantt diagram aan het spreadsheet toegevoegd, daarna verschijnt de zijbalk met functies. De projecttaken worden in de rijen van de tabel ingevoerd, waar ze met behulp van de zijbalk zijn aan te passen.

Naast de gratis versie is er de Pro versie met extra functionaliteit:

  • bereken einddatum van taak met doorloopdagen of werkuren
  • koppel opeenvolgende taken en bereken de project einddatum
  • ken resources toe aan taken en bereken kosten
  • stel werkweek in en voeg optioneel vrije (vakantie) datums toe

Het spreadsheet kan gebruiker- of bedrijfspecifieke kolommen of werkbladen bevatten.
Een Google Sheets spreadsheet heeft aanvullende voordelen:

  • online toegang tot bestanden, overal en altijd
  • planning tonen aan belanghebbenden door bestand te delen voor weergeven (zonder ProjectSheet)
  • real-time teamwork door bestand te delen voor bewerken (zelfde ProjectSheet versie)
  • informatie uitwisseling met Excel, downloaden naar pdf, etc.

De gebruiker dient ProjectSheet eenmalig te autoriseren om functies uit te voeren in Google Drive en Google Sheets. De aanvullende rechten zijn nodig om de Pro functies te kunnen gebruiken en activeren.

Lees de Gebruiksovereenkomst en Privacy Policy.

Reviews:
How to use ProjectSheet Planning add-on for Google Sheets
Must-have Google Docs add-ons for project management

Zijbalk en spreadsheet

De zijbalk bevindt zich rechts naast het spreadsheet. ProjectSheet (Pro) functies werken in de spreadsheet, de zijbalk of als combinatie van beide door eerst een cel of rij te selecteren en daarna de functie in de zijbalk. Zie de handleiding voor een gedetaileerde beschrijving en de dia show voor een stap-voor-stap uitleg (in English).

Probeer of koop de Pro versie - zonder abonnement

Gebruik onbeperkt de gratis versie of probeer en koop de Pro versie vanuit het spreadsheet Add-Ons menu of door Pro aan te klikken in de ProjectSheet zijbalk en de Koop knop te volgen.

De Pro functies kunnen 10 dagen gratis geprobeerd worden. De Pro licentie kan in-app met PayPal gekocht worden door vanuit de ProjectSheet zijbalk Pro aan te klikken. Een licentie die tijdens de proef wordt gekocht, start niet meteen maar na de proefperiode. Je activeert na betaling de Pro licentie eenmalig door in de ProjectSheet zijbalk Pro nogmaals aan te klikken.

Een licentie geldt voor een jaar en wordt niet automatisch verlengd. Je krijgt een maand vóór het verlopen een bericht in ProjectSheet voor een nieuwe licentie. De nieuw aangeschafte licentie verlengt na activering aansluitend de bestaande licentie. Ook zonder nieuwe licentie blijven je planningen bewaard in je eigen Google Drive en kun je een bestand bekijken en met ProjectSheet aanpassen zonder de Pro functies. Later kun je alsnog een nieuwe Pro licentie aanschaffen die dan meteen ingaat.

Voor maximale flexibiliteit is er een domeinlicentie voor alle huidige en toekomstige Google accounts in je eigen webdomein. Het webdomein staat achter @ in je mailadres (geen gmail.com adres) dat gekoppeld is aan een Google account. Na betaling door één gebruiker kan elke gebruiker in het webdomein de Pro licentie activeren door eenmalig in de ProjectSheet zijbalk Pro aan te klikken. Log in in ProjectSheet en krijg de optie voor een domeinlicentie als het webdomein G Suite accounts heeft of als je een eigen Google account hebt (geen gmail.com account).

Gratis functies
 WBS en Gantt

Work Breakdown Structure (WBS) maken

Een Work Breakdown Structure is nuttig om er zeker van te zijn dat de planning het hele project omvat en bestaat uit delen die afzonderlijk uitvoerbaar zijn

Taken laten inspringen maakt het mogelijk om een project onder te verdelen zodat er samenvattingstaken ontstaan. ProjectSheet berekent per taak de WBS-code. Voor overzicht kunnen samenvattingstaken ingeklapt en weer uitgeklapt worden.

Planning maken

Ken begin- en einddatum toe aan taken. De begin- en einddatum van een samenvattingstaak volgt uit de vroegste begindatum en laatste einddatum van de onderliggende taken. Een mijlpaal heeft alleen een einddatum ingevuld.

Geselecteerde taken kunnen in de tijd verschoven worden.

Gantt-diagram tonen

De begin- en einddatum worden door ProjectSheet gebruikt om de taak in een Gantt diagram als balk te tonen. Dit geeft een grafisch overzicht van alle taken binnen het gekozen tijdframe. De startdatum van het tijdframe en het aantal weken per periode is instelbaar.

Vandaag is zichtbaar als verticale lijn als de datum binnen het tijdframe valt.

Voortgang bijhouden

Per taak kan het percentage voltooid aangegeven worden. De voortgang van samenvattingstaken volgt uit die van de onderliggende taken in de WBS. De voortgang is ook in het Gantt diagram zichtbaar als dubbele streep in de balk.

De status van de voortgang ten opzichte van de huidige datum (actief, vertraagd, te laat) kan per taak met een kleur in taaktabel en Gantt diagram getoond worden.

Pro functies
 Resources toekennen
 Taken koppelen

Resources toekennen en kosten berekenen

Aan taken kunnen resources toegevoegd worden. Aan een resource kunnen kosten toegekend worden in het resourceblad. Dit geeft kosten per taak voor alle toegekende resources en kosten per resource voor alle toegekende taken. Een resource kan per uur (werk) of per aantal (materiaal) gerekend worden. Aan een taak kunnen werkuren toegekend worden. Samenvattingstaken tonen de kosten van de onderliggende taken.

Planning berekenen met taakduur, werkweek en vrije dagen

Geef de taakduur op om ProjectSheet vanuit de begindatum de einddatum te laten bepalen. De taakduur is in werkdagen, vrije dagen worden overgeslagen. Als er geen begindatum beschikbaar is dan is vandaag de begindatum.

Wanneer de begindatum verandert, dan past de einddatum zich aan volgens het opgegeven aantal werkdagen. Wanneer de einddatum verandert, dan wordt de taakduur in werkdagen aangepast en de begindatum blijft onveranderd.

Het aantal werkuren van een taak en de taakduur kunnen elkaar via de toegekende resources volgen (8 werkuren per dag per resource) of afzonderlijk instelbaar blijven.

De werkweek is instelbaar van 1-7 dagen per week, te beginnen op een gewenste dag, en van 1-12 uur per dag. Standaard is 5 dagen per week, te beginnen op maandag, en 8 uur per dag.

In een apart Vakantie werkblad kunnen vrije (vakantie) dagen worden genoteerd die in de planning worden overgeslagen.

Taken opeenvolgend koppelen

Elke taak heeft de mogelijkheid om gekoppeld te zijn aan zijn vorige taak op hetzelfde WBS niveau. Dit geldt ook voor samenvattingstaken op hetzelfde WBS niveau. Door taken opeenvolgend te koppelen ontstaat een watervalplanning.

De planning past zich aan bij wijzigingen in de duur of datum van een geschakelde taak. De begin- en einddatum van opvolgende taken worden herberekend.

Ook samenvattingstaken zijn te schakelen, zodat een geneste waterval planning kan ontstaat. Onderliggende taken schuiven mee met de samenvattingstaak, zodat ze op dezelfde dag kunnen beginnen indien ze niet geschakeld zijn.

Een vastgezette taak schuift niet mee met zijn samenvattingstaak. Op deze manier blijft een deadline of afspraak op de afgesproken dag staan.

Samenvattingstaken zijn ook vast te zetten, waardoor de begindatum aangepast kan worden en alle onderliggende taken meeschuiven.