ProjectSheet - projectplanning in een Google Sheets spreadsheet

Google Add-on voor Sheets

Deze gratis add-on helpt bij het snel en nauwkeurig maken en aanpassen van een projectplanning in een Google spreadsheet met WBS decompositie van taken en begin- en einddatum per taak. Het ProjectSheet script berekent een Gantt balkenschema van de planning voor de in de zijbalk ingestelde weken. Tijdens de uitvoering van het project geven optionele kleurenindicaties in de planningstabel of Gantt diagram waarschuwingen voor voortgang en vertraging.

ProjectSheet is te installeren vanuit de Chrome Web Store en toe te voegen aan een leeg Google spreadsheet vanuit zijn Add-ons menu. Als eerste worden er een tabel met kolommen en het Gantt diagram aan het spreadsheet toegvoegd, daarna verschijnt de zijbalk met functies. De projecttaken worden in de rijen van de tabel ingevoerd, waar ze met behulp van de zijbalk zijn aan te passen.

De Pro versie geeft extra functionaliteit:

  • ken doorloopdagen en werkuren toe aan taken
  • koppel opeenvolgende taken en bereken de project einddatum
  • ken resources toe en bereken kosten
  • stel werkweek in en voeg optioneel vrije (vakantie) datums toe

De Pro versie is uit te proberen en te koop vanuit het spreadsheet Add-Ons menu of de ProjectSheet zijbalk.
Er is een licentie per enkel account of voor alle accounts in een bedrijfsdomein.
Na de proefperiode kun je doorgaan in hetzelfde bestand met of zonder Pro licentie.

Het spreadsheet kan gebruiker- of bedrijfspecifieke kolommen of werkbladen bevatten.
Een Google Sheets spreadsheet heeft als aanvullende Google voordelen:

  • online toegang tot bestanden, overal en altijd
  • teamwork door bestanden te delen en real-time samen te werken
  • mogelijkheid om informatie te koppelen met andere Google Apps
  • informatie uitwisseling met Excel, downloaden naar pdf, etc.

De gebruiker dient ProjectSheet eenmalig te autoriseren om functies uit te voeren in Google Drive en Google Sheets. De aanvullende rechten zijn nodig om de Pro functies te kunnen gebruiken en activeren.

Lees de Gebruiksovereenkomst.

Zijbalk en spreadsheet

De zijbalk bevindt zich rechts naast het spreadsheet. ProjectSheet (Pro) functies werken in de spreadsheet, de zijbalk of als combinatie van beide door eerst een cel of rij te selecteren en daarna de functie in de zijbalk. Zie de handleiding voor een gedetaileerde beschrijving en de dia show voor een stap-voor-stap uitleg (in English).

Probeer de Pro functies

De Pro functies kunnen 10 dagen gratis geprobeerd worden.
Start de proef door in de ProjectSheet zijbalk op Pro te klikken.

De Pro licentie kan rechtstreeks met PayPal gekocht worden door vanuit de ProjectSheet zijbalk Pro aan te klikken.
De gebruiker activeert de licentie door in de ProjectSheet zijbalk Pro nogmaals aan te klikken.

Gratis functies
 WBS en Gantt

Work Breakdown Structure (WBS) maken

Een Work Breakdown Structure is nuttig om er zeker van te zijn dat de planning het hele project omvat en bestaat uit delen die afzonderlijk uitvoerbaar zijn

Taken laten inspringen maakt het mogelijk om een project onder te verdelen zodat er samenvattingstaken ontstaan. ProjectSheet berekent per taak de WBS-code. Voor overzicht kunnen samenvattingstaken ingeklapt en weer uitgeklapt worden.

Planning maken

Ken begin- en einddatum toe aan taken. De begin- en einddatum van een samenvattingstaak volgt uit de vroegste begindatum en laatste einddatum van de onderliggende taken. Een mijlpaal heeft alleen een einddatum ingevuld.

Geselecteerde taken kunnen in de tijd verschoven worden.

Gantt-diagram tonen

De begin- en einddatum worden door ProjectSheet gebruikt om de taak in een Gantt diagram als balk te tonen. Dit geeft een grafisch overzicht van alle taken binnen het gekozen tijdframe. De startdatum van het tijdframe en het aantal weken per periode is instelbaar.

Vandaag is zichtbaar als verticale lijn als de datum binnen het tijdframe valt.

Voortgang bijhouden

Per taak kan het percentage voltooid aangegeven worden. De voortgang van samenvattingstaken volgt uit die van de onderliggende taken in de WBS. De voortgang is ook in het Gantt diagram zichtbaar als dubbele streep in de balk.

De status van de voortgang ten opzichte van de huidige datum (actief, vertraagd, te laat) kan per taak met een kleur in taaktabel en Gantt diagram getoond worden.

Pro functies
 Resources toekennen
 Taken koppelen

Resources toekennen en kosten berekenen

Aan taken kunnen resources toegevoegd worden. Aan een resource kunnen kosten toegekend worden in het resourceblad. Dit geeft kosten per taak voor alle toegekende resources en kosten per resource voor alle toegekende taken. Een resource kan per uur (werk) of per aantal (materiaal) gerekend worden. Aan een taak kunnen werkuren toegekend worden. Samenvattingstaken tonen de kosten van de onderliggende taken.

Planning berekenen met taakduur en werkuren

Geef de taakduur op om ProjectSheet vanuit de begindatum de einddatum te laten bepalen. De taakduur is in werkdagen, vrije dagen worden overgeslagen. Als er geen begindatum beschikbaar is dan is vandaag de begindatum.

Wanneer de begindatum verandert, dan past de einddatum zich aan volgens het opgegeven aantal werkdagen. Wanneer de einddatum verandert, dan wordt de taakduur in werkdagen aangepast en de begindatum blijft onveranderd.

Het aantal werkuren van een taak en de taakduur kunnen elkaar via de toegekende resources volgen (8 werkuren per dag per resource) of afzonderlijk instelbaar blijven.

De werkdagen zijn instelbaar van 1-7 per week, te beginnen op een gewenste dag. Standaard is 5 dagen per week, te beginnen op maandag. In een apart Vakantie werkblad kunnen vrije (vakantie) dagen worden genoteerd die in de planning worden overgeslagen.

Taken opeenvolgend koppelen

Elke taak heeft de mogelijkheid om gekoppeld te zijn aan zijn vorige taak op hetzelfde WBS niveau. Door taken opeenvolgend te koppelen ontstaat een watervalplanning.

De planning past zich aan bij wijzigingen in de duur of datum van een geschakelde taak. De begin- en einddatum van opvolgende taken worden herberekend.

Ook samenvattingstaken zijn te schakelen, zodat een geneste waterval planning kan ontstaat. Onderliggende taken schuiven mee met de samenvattingstaak, zodat ze op dezelfde dag kunnen beginnen indien ze niet geschakeld zijn.

Een vastgezette taak schuift niet mee met zijn samenvattingstaak. Op deze manier blijft een deadline of afspraak op de afgesproken dag staan.

Samenvattingstaken zijn ook vast te zetten, waardoor de begindatum aangepast kan worden en alle onderliggende taken meeschuiven.