Gestione delle risorse utilizzando ProjectWork

Aggiungi risorse ai progetti

Un Resource Manager condivide le risorse di un ProjectWork con uno o più Project Manager.
Un Project Manager riceve risorse in un ProjectWork da uno o più Resource Manager.
NOTA: un ProjectWork supporta un ruolo alla volta, non è possibile essere sia Resource che Project Manager in un piano ProjectWork

Aggiungi risorse a un progetto nei seguenti passaggi:

Responsabile delle risorse Responsabile del progetto
1. Creare un nuovo file ProjectWork-Resources nel menu ProjectWork con New Resource Manager .
2. Riempi l'elenco delle risorse con le risorse.
3. Condividi in Google Drive il ProjectWork per la visualizzazione con Resource Manager.
4. Aggiungi nel ProjectWork > Condividi risorse... il file Project Manager. Il file di risorse è condiviso per la visualizzazione con il Project Manager.
5. Selezionare il progetto e aggiungere/eliminare le risorse richieste e salvarle.
6. Aggiungere nel menu Project Work > Risorse condivise... il file Resource Manager. Le risorse vengono visualizzate in sola lettura nella tabella Risorse.
7. Assegnare le risorse condivise alle attività del progetto.
8. Apri o ricarica (Ctr+L) il file di risorse per vedere i progetti e le loro ultime assegnazioni di risorse. Il grafico della capacità mostra qualsiasi sovraallocazione tra i progetti.

Responsabile delle risorse

Un Resource Manager aggiunge file con cui condividere le proprie risorse. Nell'esempio sono presenti tre progetti collegati che ricevono risorse. È visibile un codice colore che fornisce lo stato del collegamento.

Il Resource Manager può determinare per ogni progetto quali risorse fornisce. Lo fa facendo clic sul progetto come Progetto condiviso n. 2 nell'esempio sopra e facendo clic sulla/e risorsa/e desiderata/e nell'elenco Risorse. La selezione può essere effettuata anche passando il mouse su più righe tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse. Facendo nuovamente clic su una risorsa, la selezione si alterna. È possibile modificare la capacità per ogni risorsa selezionata se un progetto non sta ottenendo la piena capacità. La selezione viene salvata facendo clic su Salva.

Dopo aver chiuso la finestra di dialogo con la X in alto a destra, torna la normale selezione di attività e risorse.

Lo stato della condivisione delle risorse viene visualizzato con un colore:

Colore Descrizione Senso
grigio le risorse sono collegate e pronte per l'uso
giallo le risorse sono disponibili quando si apre il file di progetto le risorse vengono aggiunte
arancia nessuna risorsa selezionata selezionare il progetto e le risorse richieste; poi salva
rosso file non trovato/condiviso nessun accesso più al file in Google Drive

Responsabile del progetto

Un Project Manager riceve i file con le risorse. Nell'esempio seguente, questo è, tra gli altri, il file Risorse condivise n. 1 dell'esempio seguente Resource Manager con le risorse R1, R2, R3.

Eventuali colonne personalizzate aggiuntive non vengono copiate da Resource Manager. Le tariffe per risorsa sono nella valuta del Resource Manager e non vengono convertite nella valuta del progetto.

Il Project Manager può assegnare le risorse ricevute con la loro capacità ai compiti del suo progetto. Può anche aggiungere e assegnare le proprie risorse. Il Resource Manager può vedere i compiti del progetto e le assegnazioni delle sue risorse.

Se un Resource Manager modifica una risorsa, la modifica viene incorporata in tutti i progetti. Se una risorsa condivisa viene rimossa, viene mostrata in grigio e in corsivo per il Project Manager; le assegnazioni ei costi delle attività vengono mantenuti ma la risorsa non viene più aggiornata dal Resource Manager.

Quando un Resource Manager rimuove un progetto dopo il completamento, questo viene contrassegnato con un colore rosso per il Project Manager. Selezionando il file il Project Manager può disconnettere le risorse. In caso di errore, il Resource Manager può aggiungere nuovamente il progetto e le risorse e l'avviso scompare. Dopo una ricarica, il Project Manager riceverà le risorse con tutte le assegnazioni intatte.

NOTA: gli aggiornamenti delle risorse tra i file sono inclusi quando si apre un file o dopo Ricarica (Ctr+L) nel ProjectWork o un aggiornamento della pagina.