Guide de l'utilisateur ProjectSheet (Pro)

Module complémentaire Google Sheets

ProjectSheet est une feuille de calcul Google avec une fonctionnalité de module complémentaire que vous pouvez obtenir et gérer à partir d'un menu de modules complémentaires de feuille de calcul Google. Le module complémentaire crée deux feuilles pour la planification des tâches et les ressources et une barre latérale sur le côté droit des feuilles avec des fonctions de planification de projet. Les feuilles peuvent être sélectionnées à partir des onglets en bas de la feuille de calcul.

Vous pouvez modifier les feuilles avec les fonctions de feuille de calcul standard en combinaison avec les fonctions complémentaires de la barre latérale. Contrairement aux fonctions de tableur standard, les fonctions complémentaires ne peuvent pas être annulées (Ctrl+Z).

Vous pouvez fermer la barre latérale en cliquant sur X en haut à droite.
La réouverture de la barre latérale se fait en utilisant le menu Add-ons > ProjectSheet > Open sidebar .

Vous pouvez fournir toutes les feuilles de calcul Google vides ou copiées avec ProjectSheet partir du menu Modules complémentaires > ProjectSheet > Ajouter ProjectSheet .
Dans le cas d'une feuille de calcul vide, attendez que les feuilles soient remplies et que la barre latérale apparaisse.

Personnalisation

La feuille de calcul peut être personnalisée, mais dans certaines limites en raison de la fonctionnalité ProjectSheet

ne pas faire
modifier ou étendre le diagramme de Gantt dans la feuille elle-même ajuster l'échelle de temps de Gantt avec les paramètres dans la barre latérale
supprimer les colonnes ProjectSheet masquer les colonnes ProjectSheet
protéger les feuilles et les plages contre l'édition partager une feuille de calcul pour l'affichage uniquement
copier les colonnes ProjectSheet insérer des colonnes/en-têtes personnalisés à gauche du diagramme de Gantt
modifier les lignes d'en-tête, y compris la ligne cachée 3 modifier l'ordre des colonnes ProjectSheet
supprimer des feuilles de calcul ProjectSheet

copier des ProjectSheet dans la même feuille de calcul
ajouter des feuilles de calcul personnalisées
entrez les formules de cellule dans les ProjectSheet , elles seront supprimées utiliser les valeurs de cellule des ProjectSheet dans les formules de cellule de la colonne/feuille de calcul personnalisée

ProjectSheet colonnes ProjectSheet sont les colonnes Tâche et les colonnes Ressource ( Pro ) .
Colonnes et feuilles de calcul personnalisées que vous ajoutez vous-même.

Voir ici comment modifier les lignes et les colonnes d'une feuille de calcul Google : Ajouter ou déplacer des colonnes et des cellules
ProjectSheet renumérote le WBS lorsque vous déplacez, supprimez, effacez ou copiez des tâches.

Autorisation

Dès que vous commencez à utiliser ProjectSheet pour la première fois, Google affiche un écran d'autorisation. Ici, vous pouvez voir que le module complémentaire modifie la feuille de calcul et qu'il nécessite l'accès à un service externe en raison de la fonctionnalité Pro.

Désinstaller

Si vous ne voulez ProjectSheet dans une certaine feuille de calcul, vous pouvez le désactiver dans le menu Modules complémentaires > Gérer les modules complémentaires... . Il ouvre une boîte de dialogue avec tous vos modules complémentaires. Sélectionnez GESTION dans ProjectSheet et désélectionnez « Utiliser dans ce document ». Après avoir fait cela, vous pouvez supprimer les onglets sans reconstruire. Dans le même menu, vous pouvez « Supprimer » ProjectSheet de toutes vos feuilles de calcul.

Fiche de tâche

La feuille de tâches se compose d'un tableau à gauche et d'un diagramme de Gantt qui l'accompagne à droite.

Chaque colonne du tableau a un en-tête indiquant le type d'information dans sa colonne. Les titres d'en-tête peuvent être personnalisés par exemple dans une langue différente. L'ordre des colonnes présentes peut être modifié et des colonnes personnalisées peuvent être insérées.

Une ligne représente une tâche dès qu'elle est décrite dans la colonne 'Description de la tâche'. La suppression de la description supprimera la tâche et rendra la ligne vide. Les lignes peuvent rester vides pour plus de lisibilité. Utilisez les fonctions normales de la feuille de calcul pour insérer, effacer, supprimer ou copier des lignes.

Tâche récapitulative

Une tâche est une tâche récapitulative résultant de la structure de répartition du travail (WBS). Une tâche récapitulative comporte des sous-tâches et ne nécessite qu'une description de la tâche. La date de début, la date de fin, l'avancement, le travail et le coût sont calculés à partir de ses sous-tâches. Les tâches récapitulatives ont leur texte de ligne en gras.

Jalon

Un jalon indique un moment important du planning. C'est une tâche qui n'a qu'une date de fin, la date de début est laissée vide. Dans le diagramme de Gantt, un jalon est visible avec une couleur différente des tâches normales et des tâches récapitulatives.

Dans la Pro , un jalon a une durée de 0 jours.

diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est positionné directement à partir du tableau des tâches dans la feuille des tâches.

Echelle de temps

Le diagramme de Gantt montre une période avec une échelle de temps. Cette section peut être déplacée et agrandie.

Barres des tâches

Le diagramme de Gantt montre chaque tâche avec une barre horizontale de sa date de début à sa date de fin à l'intérieur de l'échelle de temps.

Les barres de tâches récapitulatives, de tâches normales et de jalons ont des couleurs par défaut différentes. La couleur d'une barre des tâches suit la couleur d'arrière-plan de la cellule de description de la tâche si la barre du Gantt avec la couleur de progression est désactivée et qu'une couleur d'arrière-plan autre que le blanc est sélectionnée.

Indication du jour

Si la date d'aujourd'hui tombe dans l'échelle de temps, une ligne pointillée verticale indique cette date.

Indicateur de progression

Le pourcentage de progression d'une tâche est traduit en une double ligne dans la barre des tâches du diagramme de Gantt. Si cette double ligne s'arrête avant l'indication de la date courante, cela signifie un retard du projet.

Colonnes de tâches

Les colonnes de tâches se trouvent dans la feuille de tâches.

WBS

Cette colonne est en lecture seule et indique le code WBS (Work Breakdown Structure) par tâche. Les modifications apportées au WBS (comme l'insertion de tâches) peuvent entraîner une renumérotation des codes WBS. La modification du niveau de retrait d'une tâche est effectuée par les fonctions WBS dans la barre latérale.

Le code se compose d'étapes divisées par des points. Les numéros de pas se composent de nombres consécutifs commençant à 1. Le nombre de pas est égal au niveau du code WBS. Les codes ayant un départ égal vont ensemble.

Exemple:

1 Tâche récapitulative A
1.1 Tâche B
1.2 Tâche récapitulative C
1.2.1 Tâche D
1.2.2 Tâche E
1.3 Tâche F

Les tâches B, C et F ont le même niveau. Ils ont chacun deux étapes.
Les tâches D et E appartiennent à la même tâche récapitulative C, elles partagent les mêmes deux premières étapes.

La colonne WBS est en lecture seule. Le code WBS de toutes les tâches est recalculé automatiquement après chaque changement affectant.

Description de la tâche

La description de la tâche est le point de départ du calendrier. La description indique ce qui doit être fait ou ce qui doit être livré. Le texte sera mis en retrait en fonction de son niveau WBS. Des notes peuvent être ajoutées à une description de tâche en utilisant le menu du clic droit de la souris.

Les tâches nouvellement ajoutées recevront automatiquement un code WBS avec le même niveau hiérarchique que la tâche précédente. Une tâche et son code WBS disparaîtront entièrement si sa description est supprimée.

Date de début, Date de fin

Ces colonnes contiennent la date de début et la date de fin de chaque tâche. Ces dates sont affichées sous forme de barre dans le diagramme de Gantt si elles se trouvent à l'intérieur de l'échelle de temps.

Les tâches récapitulatives reçoivent leurs dates de leurs sous-tâches, elles ne peuvent pas être saisies.

Double-cliquer sur une date entrée donne un calendrier contextuel pour ajuster la date.

Le progrès

L'avancement de chaque tâche est entré en %.

Les tâches récapitulatives calculent la progression de leurs sous-tâches, il n'est pas nécessaire de les saisir. Pour la Pro , la progression est pondérée avec les durées des tâches en jours, pour la version gratuite avec les différences entre la date de fin et la date de début.

En combinaison avec le paramètre correspondant dans la barre latérale, la progression se traduit par une couleur.

État Couleur
aujourd'hui avant la date de début de la tâche sans couleur
aujourd'hui après la date de début de la tâche et l'avancement selon le calendrier vert
aujourd'hui après la date de début de la tâche et progression en retard jaune
aujourd'hui après la date de fin et progrès inférieur à 100 % rouge
le progrès est égal à 100% sans couleur

Jours ( Pro )

La durée de la tâche est saisie en jours ouvrés. Deux jours de week-end sont pris en compte et ne sont pas comptés dans la durée et procèdent le jour de début de semaine tel que sélectionné dans la barre latérale.

La date de fin fait suite à un changement de durée. La durée suit un changement dans la date de fin. Les heures de travail suivent les journées de durée avec 8 heures par jour si elles sont couplées à cette option dans la barre latérale.

La suppression de la durée supprime les dates de début et de fin.
Les jours de tâches récapitulatives ne peuvent pas être saisis, ils sont calculés en fonction de leurs dates de début et de fin.
Une durée de 0 donne un jalon.

Lien ( Pro )

Les tâches peuvent être liées :

rien non lié
chaîne la date de début suit la date de fin de sa tâche précédente dans la WBS, au même niveau ; ceci est indiqué par '>' au début de la barre du Gantt
fixé la date de début est fixe et ne se déplacera pas avec sa tâche récapitulative ; ceci est indiqué par un « X » au début de la barre du Gantt

Heures de travail ( Pro )

Entrez ici les heures pour une tâche. Une tâche récapitulative ajoute les heures des sous-tâches sous-jacentes.

Dans la barre latérale, il existe une option pour lier les heures de travail à la durée de la tâche en jours, sous Ajuster le temps de travail. Si elle n'est pas cochée, les heures de travail doivent être mises à jour manuellement. Si coché, changer l'un mettra également à jour l'autre.

Ressources ( Pro )

Les ressources affectées. Une ressource peut être de type travail, équipement ou matériel, comme indiqué dans la fiche Ressources. La quantité par ressource est indiquée après chaque ressource entre [ ], à l'exception de 1 qui peut être omis. Exemples:

R correspond à 100% de disponibilité (travail) ou 1 unité (matériel)
R[1] correspond à 100% de disponibilité ou 1 unité
R[0,5] correspond à 50 % de disponibilité ou 0,5 unité

L'affectation de plusieurs ressources est indiquée en les séparant par un point-virgule. Exemple:

R1;R2[0,5]

Lors de l'affectation des ressources de travail, les heures de travail ne changeront pas, la durée des jours suit les heures de travail et la disponibilité. La durée est égale aux heures de travail divisées par les heures par jour de travail telles que définies dans la barre latérale sous « Ajuster le temps de travail » (8 heures par défaut). L'affectation de plusieurs ressources de travail à la même tâche conservera les mêmes heures de travail et réduira la durée des jours.

Une ressource est automatiquement ajoutée à la feuille Ressources ou ajustée si déjà présente.

Coût ( Pro )

Le coût par tâche, calculé à partir des quantités de ressources affectées et du coût par ressource. Les heures de travail par tâche sont valables pour chaque ressource de travail affectée séparément ou sont réparties entre les ressources de travail affectées en fonction de la disponibilité.

Coût par ressource de travail = disponibilité affectée / disponibilité totale affectée * Heures de travail * Taux par heure

Coût par ressource d'équipement = quantité affectée * Durée heures * Taux par heure

Coût par ressource matérielle = quantité affectée * Taux par unité

Une tâche récapitulative agrège les coûts de ses sous-tâches sous-jacentes. Les coûts de la tâche récapitulative elle-même sont également ajoutés.

Colonne définie par l'utilisateur

Une colonne définie par l'utilisateur peut contenir n'importe quelle information. Des formules de cellules peuvent également être appliquées pour des calculs dédiés.

Colonnes de ressources ( Pro )

Les colonnes de ressources se trouvent dans la feuille de ressources.

Nom de la ressource

Nom descriptif de la ressource. Une ressource disparaîtra entièrement si son nom est supprimé.

Taper

Une ressource peut être un travail (par défaut), un équipement ou une ressource matérielle. Le calcul du coût d'une ressource affectée à une tâche dépend du type de ressource. Une ressource de travail est comptée par heure de travail, équipement par heure de durée et matériel par unité.

Tarif par ressource

Coût d'une ressource pour toutes les tâches par heure ou par unité.

Le compte total

Toutes les heures ou unités de travail affectées à une seule ressource pour toutes les tâches.

Coût total

Tous les coûts d'une seule ressource pour toutes les tâches.

Feuille de vacances ( Pro )

Dans la feuille de calcul des jours fériés, des dates libres peuvent être notées, ce qui retarde le calendrier du projet. Chaque ligne contient la date d'un jour. La date s'applique à toutes les ressources à la fois.

Appuyez sur Actualiser dans la barre latérale pour que les jours fériés prennent effet dans le calendrier.

Les dates non travaillées sont affichées dans le diagramme de Gantt sous forme de colonnes grises verticales lorsque l'échelle de Gantt a 1 jour par colonne. Avec les autres échelles, les jours fériés ne sont pas affichés, mais ils sont pris en compte pour le planning.

Traduction

La version anglaise de ProjectSheet peut être traduite dans une autre langue à l'aide de Google Translate. Vous pouvez vérifier votre langue avec la case à cocher de traduction, voir l'image ci-dessous. Si votre langue est incluse, la traduction commencera, sinon vous pouvez envoyer une demande. Lorsque vous décochez la case, la traduction sera annulée.

Vous pouvez modifier directement le texte traduit dans les en-têtes de colonne d'une feuille de calcul. Les traductions dans le menu et la barre latérale proviennent d'une feuille de calcul cachée appelée TRANSGOOGLE . Le texte original se trouve dans la colonne A, tandis que le texte traduit se trouve dans une colonne à droite, vous devrez peut-être faire défiler jusqu'à celui-ci. Vous pouvez modifier le texte traduit, qui devient actif lorsque vous actualisez le navigateur.

Please contact Forscale in English if needed.

Barre latérale

La barre latérale contient des fonctions pour éditer le programme et pour changer les paramètres, à la fois dans leur propre onglet. Certaines fonctions ne sont disponibles que pour la Pro , indiquées ci-dessous entre parenthèses. Pendant un essai ou une licence, Pro apparaîtra dans la barre de titre noire après ProjectSheet et en cas d'essai également le nombre de jours restants entre parenthèses.

Certaines fonctions nécessitent qu'une ou plusieurs tâches soient d'abord sélectionnées avant de choisir une fonction dans la barre latérale. La sélection peut être effectuée par ligne dans la marge gauche de la feuille ou en sélectionnant n'importe quelle cellule de la ligne de tâche. Seules les lignes adjacentes peuvent être sélectionnées, pas les sélections multiples.

La barre latérale peut être fermée avec X dans sa barre de titre noire. La barre latérale peut être ouverte à nouveau dans le menu des modules complémentaires de la feuille de calcul.

Pro info

Une boîte de dialogue s'ouvrira pour démarrer un essai de 10 jours avec les Pro ou pour activer/étendre la Pro après votre achat PayPal. Au démarrage, la boîte de dialogue affiche le temps restant.

FAQ et assistance

Un nouvel onglet s'ouvrira avec ces pages.

Rafraîchir

Cette fonction en bas de la Sidebar recalcule les codes WBS et le diagramme de Gantt. Dans certains cas, ils ne sont pas automatiquement mis à jour après les modifications.

Éditer

Modifier la structure de répartition du travail

< WBS WBS >

Cette fonction diminue/augmente le niveau du code WBS et la quantité de retrait des descriptions de tâches des tâches sélectionnées.
Par exemple, WBS 1.2.2 devient 1.3 ou WBS 1.3 et 1.4 deviennent 1.2.1 et 1.2.2.

Masquer / Afficher les tâches

réduire les tâches sélectionnées / développer les tâches sélectionnées
Toutes les sous-tâches des tâches récapitulatives sélectionnées sont masquées/affichées. La sélection de plusieurs tâches récapitulatives ne peut être effectuée qu'en sélectionnant les lignes adjacentes dans lesquelles elles se trouvent, et non en utilisant plusieurs sélections.

réduire toutes les tâches récapitulatives / afficher toutes les tâches
Seules les tâches récapitulatives sont affichées / toutes les tâches masquées sont à nouveau affichées.

masquer les tâches terminées à 100 %
Masquer toutes les tâches terminées. Affichez-les à nouveau avec « afficher toutes les tâches ».

Décaler la date de début des tâches

Décalez les tâches non récapitulatives dans le temps, en ajustant leurs dates de début et de fin.

  1. Sélectionnez la ou les tâches adjacentes que vous souhaitez déplacer. Les tâches récapitulatives sélectionnées ne peuvent pas être elles-mêmes décalées, mais suivront leurs sous-tâches décalées.
  2. Choisissez Obtenir dans la barre latérale pour afficher la date de début au plus tôt de la ou des tâches sélectionnées.
  3. Saisissez la nouvelle date de début au plus tôt dans le calendrier.
  4. Appuyez sur Set pour décaler la ou les tâches sélectionnées en conséquence.

Afin de voir les tâches décalées dans le diagramme de Gantt, il peut être nécessaire de modifier la date de début de l'échelle de temps.

Dans la Pro , le chaînage précède le changement de vitesse, et le changement de vitesse se traduit toujours par une journée de travail.

Attribuer des ressources ( Pro )

Cette fonction de la barre latérale attribue des ressources aux tâches sélectionnées.

  1. Sélectionnez la ou les tâches adjacentes dans la feuille « Planification des tâches ».
  2. Choisissez la ressource requise dans le menu déroulant ou ajoutez une nouvelle ressource.
  3. Entrez la quantité requise ou laissez vide pour 1.
  4. Appuyez sur le bouton Attribuer ou sur le bouton Supprimer.

Paramètres

Échelle de temps du diagramme de Gantt

date de début

La date de début de l'échelle de temps peut être :

  • aujourd'hui
  • date de début au plus tôt de la ou des tâches sélectionnées
  • date choisie

Dans le cas d'une échelle hebdomadaire, la date de début sera le premier jour de début de la semaine de travail avant la date choisie.

échelle de temps

L'échelle de temps se compose de 70 colonnes. Une colonne peut durer de 1 à 18 jours selon le tableau ci-dessous.

Colonne Échelle de temps
- ajustement automatique
Un jour 7 jours par période
Un jour 1 semaine par période
2 jours 2 semaines par période
3 jours 3 semaines par période
4 jours 4 semaines par période
6 jours par mois
7 jours numéros de semaine
9 jours 1,5 an par échelle de temps
12 jours 2 ans par échelle de temps
15 jours 2,5 ans par échelle de temps
18 jours 3 ans par échelle de temps

début du jour de la semaine de travail

Le premier jour de la semaine de travail peut être défini sur dimanche ou lundi. Le lundi est le paramètre par défaut.

Indicateur de progression

colonne

Lorsqu'elle est sélectionnée, la couleur d'arrière-plan de la cellule Progression indique l'état d'avancement.

Gantt

Lorsqu'elle est sélectionnée, la couleur de la barre du Gantt indique l'état d'avancement.

Heures de travail ( Pro )

Vous pouvez affecter les heures de travail d'une tâche parmi les ressources ou par ressource.

  • Il est souhaitable de diviser les heures de travail sur les ressources si les ressources font le même travail. Plus de ressources signifie que les heures de travail sont réparties sur les ressources en fonction de l'allocation, qui est mise entre parenthèses après la ressource.
  • Si les ressources allouées à une tâche effectuent un travail différent, il est souhaitable d'allouer les heures de travail à chaque ressource individuellement. Avec l'affectation, qui est mise entre parenthèses après la ressource, il est alors possible de faire varier les heures allouées à une tâche par ressource.

La durée de la tâche et les heures de travail peuvent être définies indépendamment ou se suivre avec les heures de travail définies par jour. L'option prend effet uniquement sur les modifications et sur les nouvelles tâches.

Semaine de travail ( Pro )

Réglez la semaine de travail en sélectionnant

  • jour de début de la semaine de travail
  • nombre de jours ouvrés consécutifs par semaine
  • heures de travail par jour

Les jours chômés sont des colonnes grises dans les diagrammes de Gantt qui ont une échelle de 1 jour par colonne.