Gestión de recursos mediante ProjectWork

Agregar recursos a proyectos

Un administrador de recursos comparte los recursos de un ProjectWork con uno o más administradores de proyectos.
Un Project Manager recibe recursos en un ProjectWork de uno o más Resource Managers.
NOTA: Un ProjectWork admite una función a la vez, no es posible ser tanto el administrador de recursos como el de proyecto en un plan de ProjectWork

Agregue recursos a un proyecto en los siguientes pasos:

Administrador de recursos Gerente de proyecto
1. Cree un nuevo ProjectWork-Resources en el menú ProjectWork con New resource manager .
2. Llene la lista de Recursos con recursos.
3. Comparta en Google Drive el ProjectWork para verlo con el Administrador de recursos.
4. Agregue en el ProjectWork > Compartir recursos ... el archivo de Project Manager. El archivo de recursos se comparte para su visualización con el Project Manager.
5. Seleccione el proyecto y agregue / elimine los recursos necesarios y guárdelos.
6. Agregue en el menú Trabajo del proyecto> Recursos compartidos ... el archivo Administrador de recursos. Los recursos aparecen como de solo lectura en la tabla Recursos.
7. Asigne los recursos compartidos a las tareas del proyecto.
8. Abra o vuelva a cargar (Ctr + L) el archivo de recursos para ver los proyectos y sus últimas asignaciones de recursos. El gráfico de capacidad muestra cualquier sobreasignación entre proyectos.

Administrador de recursos

Un administrador de recursos agrega archivos para compartir sus recursos. En el ejemplo, hay tres proyectos vinculados que reciben recursos. Se ve un código de color que indica el estado del enlace.

El administrador de recursos puede determinar para cada proyecto qué recursos proporciona. Lo hace haciendo clic en el proyecto como Proyecto compartido # 2 en el ejemplo anterior y haciendo clic en los recursos deseados en la lista de Recursos. La selección también se puede hacer colocando el cursor sobre varias filas mientras se mantiene presionado el botón izquierdo del mouse. Al hacer clic en un recurso nuevamente, la selección cambia. Puede ajustar la capacidad de cada recurso seleccionado si un proyecto no está obteniendo la capacidad total. La selección se guarda haciendo clic en Guardar .

Después de cerrar el diálogo con X en la parte superior derecha, regresa la selección normal de tareas y recursos.

El estado de los recursos compartidos se muestra con un color:

Color Descripción Sentido
gris los recursos están vinculados y listos para usar
amarillo los recursos están disponibles al abrir el archivo del proyecto, se agregan los recursos
naranja no hay recursos seleccionados seleccione el proyecto y los recursos necesarios; entonces guarda
rojo archivo no encontrado / compartido ya no hay acceso al archivo en Google Drive

Gerente de proyecto

Un Project Manager recibe archivos con recursos. En el siguiente ejemplo, este es, entre otros, el archivo Shared resources # 1 del siguiente ejemplo Resource Manager con los recursos R1, R2, R3.

Las columnas personalizadas adicionales no se copian del Administrador de recursos. Las tarifas por recurso están en la moneda del Administrador de recursos y no se convierten a la moneda del proyecto.

El Project Manager puede asignar los recursos recibidos con su capacidad a tareas de su proyecto. También puede agregar y asignar sus propios recursos. El administrador de recursos puede ver las tareas del proyecto y las asignaciones de sus recursos.

Si un administrador de recursos edita un recurso, el cambio se incorpora a todos los proyectos. Si se elimina un recurso compartido, se muestra en gris y en cursiva para el Project Manager; las asignaciones y los costos de las tareas se mantienen, pero el administrador de recursos ya no actualiza el recurso.

Cuando un administrador de recursos elimina un proyecto después de su finalización, esto se marca con un color rojo para el administrador de proyectos. Al verificar el archivo, el Gerente de Proyecto puede desconectar los recursos. En caso de error, el Administrador de recursos puede volver a agregar el proyecto y los recursos y la advertencia desaparece. Después de una recarga, el Project Manager recibirá los recursos con todas las asignaciones intactas.

NOTA: Las actualizaciones de recursos entre archivos se incluyen al abrir un archivo o después de Recargar (Ctr + L) en el ProjectWork o una actualización de página.