Guía del usuario ProjectSheet (Pro)

Complemento de Hojas de cálculo de Google

ProjectSheet es una hoja de cálculo de Google con funcionalidad de complemento que puede obtener y administrar desde un menú de complementos de la hoja de cálculo de Google. El complemento crea dos hojas para la programación de tareas y los recursos y una barra lateral en el lado derecho de las hojas con funciones de programación de proyectos. Las hojas se pueden seleccionar de las pestañas en la parte inferior de la hoja de cálculo.

Puede editar las hojas con las funciones estándar de la hoja de cálculo en combinación con las funciones complementarias de la barra lateral. A diferencia de las funciones estándar de la hoja de cálculo, las funciones complementarias no se pueden deshacer (Ctrl + Z).

Puede cerrar la barra lateral haciendo clic en X en la parte superior derecha.
La reapertura de la barra lateral se realiza mediante el menú Complementos > ProjectSheet > Abrir barra lateral .

Puede proporcionar todas las hojas de cálculo de Google vacías o copiadas con ProjectSheet desde el menú Complementos > ProjectSheet > Add ProjectSheet .
En el caso de una hoja de cálculo vacía, espere hasta que las hojas estén completas y aparezca la barra lateral.

Personalización

La hoja de cálculo se puede personalizar, pero con restricciones debido a la funcionalidad ProjectSheet

no hacer hacer
cambiar o ampliar el diagrama de Gantt en la propia hoja ajustar la escala de tiempo de Gantt con la configuración en la barra lateral
eliminar columnas de ProjectSheet ocultar columnas ProjectSheet
proteger hojas y rangos contra la edición compartir hoja de cálculo para ver solo
copiar columnas ProjectSheet insertar columnas / encabezados personalizados a la izquierda del diagrama de Gantt
cambiar filas de encabezado, incluida la fila oculta 3 cambiar el orden de las columnas ProjectSheet
eliminar hojas de trabajo ProjectSheet

copiar las ProjectSheet en la misma hoja de cálculo
agregar hojas de trabajo personalizadas
ingrese fórmulas de celda en las ProjectSheet , se eliminarán use valores de celda de las ProjectSheet en fórmulas de celda en Columna / hoja de trabajo personalizada

ProjectSheet columnas de ProjectSheet son las columnas de tareas y las columnas de recursos ( Pro ) .
Columnas personalizadas y hojas de trabajo que agrega usted mismo.

Vea aquí cómo editar las filas y columnas de una hoja de cálculo de Google: Agregar o mover columnas y celdas
ProjectSheet numerar la EDT cuando mueve, elimina, borra o copia tareas.

Autorización

Tan pronto como empiece a utilizar ProjectSheet por primera vez, Google mostrará una pantalla de autorización. Aquí puede ver que el complemento modifica la hoja de cálculo y que requiere acceso a un servicio externo debido a la funcionalidad Pro.

Desinstalar

Si ya no desea ProjectSheet en una determinada hoja de cálculo, puede deshabilitarla en el menú Complementos > Administrar complementos .... Abre un cuadro de diálogo con todos sus complementos. Seleccione ADMINISTRAR en ProjectSheet y anule la selección de 'Usar en este documento'. Después de hacer esto, puede eliminar las pestañas sin reconstruir. En el mismo menú puede 'Eliminar' ProjectSheet completamente de todas sus hojas de cálculo.

Hoja de tareas

La hoja de tareas consta de una tabla a la izquierda y un diagrama de Gantt adjunto a la derecha.

Cada columna de la tabla tiene un encabezado que indica el tipo de información en su columna. Los títulos de los encabezados se pueden personalizar, por ejemplo, en un idioma diferente. El orden de las columnas actuales se puede cambiar y se pueden insertar columnas personalizadas.

Una fila representa una tarea tan pronto como se describe en la columna 'Descripción de la tarea'. Eliminar la descripción eliminará la tarea y dejará la fila vacía. Las filas pueden permanecer vacías para facilitar la lectura. Utilice las funciones normales de la hoja de cálculo para insertar, borrar, eliminar o copiar filas.

Tarea de resumen

Una tarea es una tarea de resumen como resultado de la estructura de desglose del trabajo (WBS). Una tarea de resumen tiene subtareas y solo requiere una descripción de la tarea. La fecha de inicio, la fecha de finalización, el progreso, el trabajo y el costo se calculan como resultado de sus subtareas. Las tareas de resumen tienen el texto de la fila en negrita.

Hito

Un hito indica un momento importante en la programación. Es una tarea que solo tiene una fecha de finalización, la fecha de inicio se deja vacía. En el diagrama de Gantt, un hito es visible con un color diferente al de las tareas normales y las tareas de resumen.

En la Pro , un hito tiene una duración de 0 días.

Gráfico de gantt

El diagrama de Gantt se coloca a la derecha de la tabla de tareas en la hoja de tareas.

Escala de tiempo

El diagrama de Gantt muestra un marco de tiempo con una escala de tiempo. Esta sección se puede desplazar y ampliar.

Barras de tareas

El diagrama de Gantt muestra cada tarea con una barra horizontal desde su fecha de inicio hasta su fecha de finalización dentro de la escala de tiempo.

Las barras de tareas de resumen, tareas normales e hitos tienen diferentes colores predeterminados. El color de una barra de tareas sigue al color de fondo de la celda de descripción de la tarea si la barra de Gantt con color de progreso está deshabilitada y se selecciona un color de fondo que no sea el blanco.

Indicación de hoy

Si la fecha de hoy se encuentra dentro de la escala de tiempo, una línea discontinua vertical indica esta fecha.

Indicación de progreso

El porcentaje de progreso de una tarea se traduce en una línea doble en la barra de tareas del diagrama de Gantt. Si esta línea doble se detiene antes de la indicación de la fecha actual, esto significa un retraso del proyecto.

Columnas de tareas

Las columnas de tareas están en la hoja de tareas.

EDT

Esta columna es de solo lectura e indica el código WBS (estructura de desglose del trabajo) por tarea. Los cambios en la WBS (como la inserción de tareas) pueden resultar en la renumeración de los códigos WBS. El cambio del nivel de sangría de una tarea se realiza mediante las funciones WBS en la barra lateral.

El código consta de pasos divididos por puntos. Los números de pasos consisten en números consecutivos que comienzan en 1. La cantidad de pasos es igual al nivel del código WBS. Los códigos que tienen un comienzo igual van juntos.

Ejemplo:

1 Tarea de resumen A
1.1 Tarea B
1.2 Tarea de resumen C
1.2.1 Tarea D
1.2.2 Tarea E
1.3 Tarea F

Las tareas B, C y F tienen el mismo nivel. Cada uno tiene dos pasos.
Las tareas D y E pertenecen a la misma tarea de resumen C, comparten los mismos dos primeros pasos.

La columna WBS es de solo lectura. El código WBS de todas las tareas se vuelve a calcular automáticamente después de cada cambio que afecta.

Descripción de la tarea

La descripción de la tarea es el punto de partida del programa. La descripción establece lo que se debe hacer o lo que se debe entregar. El texto se sangrará de acuerdo con su nivel WBS. Se pueden agregar notas a la descripción de una tarea usando el menú del botón derecho del mouse.

Las tareas recién agregadas obtendrán automáticamente un código WBS con el mismo nivel de esquema que la tarea anterior. Una tarea y su código WBS desaparecerán por completo si se elimina su descripción.

Fecha de inicio, fecha de finalización

Estas columnas contienen la fecha de inicio y la fecha de finalización de cada tarea. Estas fechas se muestran como una barra en el diagrama de Gantt si están dentro de la escala de tiempo.

Las tareas de resumen reciben sus fechas de sus subtareas, no se pueden ingresar.

Al hacer doble clic en una fecha ingresada, aparece un calendario emergente para ajustar la fecha.

Progreso

El progreso de cada tarea se ingresa en%.

Las tareas de resumen calculan el progreso de sus subtareas, no es necesario ingresarlas. Para la Pro , el progreso se pondera con la duración de la tarea Días, para la versión gratuita con las diferencias entre la fecha de finalización y la de inicio.

En combinación con la configuración correspondiente en la barra lateral, el progreso da como resultado un color.

Condición Color
hoy antes de la fecha de inicio de la tarea sin color
hoy después de la fecha de inicio de la tarea y el progreso según lo programado verde
hoy después de la fecha de inicio de la tarea y progreso retrasado amarillo
hoy después de la fecha de finalización y el progreso es inferior al 100% rojo
el progreso es igual al 100% sin color

Días ( Pro )

La duración de la tarea se ingresa en días hábiles. Se tienen en cuenta dos días de fin de semana y no se cuentan en la duración y proceden el día de inicio de la semana seleccionado en la barra lateral.

La fecha de finalización sigue a un cambio en la duración. La duración sigue a un cambio en la fecha de finalización. Las horas de trabajo siguen a los días de duración con 8 horas por día si se combinan con esta opción en la barra lateral.

Al eliminar la duración, se eliminan las fechas de inicio y finalización.
Los días de resumen de tareas no se pueden ingresar, se calculan en función de sus fechas de inicio y finalización.
Una duración de 0 da un hito.

Enlace ( Pro )

Las tareas se pueden vincular:

ninguno No enlazado
cadena la fecha de inicio sigue a la fecha de finalización de su tarea anterior en la EDT, en el mismo nivel; esto se indica con '>' al comienzo de la barra de Gantt
reparado la fecha de inicio es fija y no cambiará con su tarea de resumen; esto se indica con 'X' al comienzo de la barra de Gantt

Horas de trabajo ( Pro )

Ingrese aquí las horas para una tarea. Una tarea de resumen agrega las horas de las subtareas subyacentes.

En la barra lateral hay una opción para vincular Horas de trabajo a Días de duración de la tarea, en Ajustar el tiempo de trabajo. Si no está marcado, las horas de trabajo deben actualizarse manualmente. Si está marcado, cambiar uno también actualizará el otro.

Recursos ( Pro )

Los recursos asignados. Un recurso puede ser de tipo trabajo, equipo o material, como se indica en la hoja de Recursos. La cantidad por recurso se indica después de cada recurso entre [], excepto 1 que se puede omitir. Ejemplos:

R corresponde al 100% de disponibilidad (obra) o 1 unidad (material)
R [1] corresponde al 100% de disponibilidad o 1 unidad
R [0,5] corresponde al 50% de disponibilidad o 0,5 unidades

La asignación de varios recursos se indica separándolos con un punto y coma. Ejemplo:

R1; R2 [0,5]

Al asignar recursos de trabajo, las horas de trabajo no cambiarán, la duración de los días sigue a las horas de trabajo y la disponibilidad. La duración es igual a las horas de trabajo divididas por las horas por día de trabajo según lo establecido en la barra lateral en 'Ajustar el tiempo de trabajo' (por defecto, 8 horas). La asignación de varios recursos de trabajo a la misma tarea mantendrá las horas de trabajo iguales y acortará la duración de los días.

Un recurso se agrega automáticamente a la hoja de Recursos o se ajusta si ya está presente.

Costo ( Pro )

El costo por tarea, calculado a partir de las cantidades de recursos asignadas y el costo por recurso. Las horas de trabajo por tarea son válidas para cada recurso de trabajo asignado por separado o se dividen entre los recursos de trabajo asignados según la disponibilidad.

Costo por recurso de trabajo = disponibilidad asignada / disponibilidad total asignada * Horas de trabajo * Tarifa por hora

Costo por recurso de equipo = cantidad asignada * Duración horas * Tarifa por hora

Costo por recurso material = cantidad asignada * Tarifa por unidad

Una tarea de resumen agrega los costos de sus subtareas subyacentes. También se agregan los costos de la tarea de resumen en sí.

Columna definida por el usuario

Una columna definida por el usuario puede contener cualquier información. También se pueden aplicar fórmulas de celda para cálculos dedicados.

Columnas de recursos ( Pro )

Las columnas de recursos están en la hoja de recursos.

Nombre del recurso

Nombre descriptivo del recurso. Un recurso desaparecerá por completo si se elimina su nombre.

Escribe

Un recurso puede ser un trabajo (predeterminado), un equipo o un recurso material. El cálculo del costo de un recurso asignado a una tarea depende del tipo de recurso. Un recurso de trabajo se contabiliza por hora de trabajo, equipo por hora de duración y material por unidad.

Tasa por recurso

Costo de un recurso en todas las tareas por hora o unidad.

Cuenta total

Todas las horas de trabajo o unidades asignadas a un solo recurso en todas las tareas.

Coste total

Todo el costo de un solo recurso en todas las tareas.

Hoja de vacaciones ( Pro )

En la hoja de trabajo Días festivos se pueden anotar las fechas libres que causan retrasos en el cronograma del proyecto. Cada fila contiene la fecha de un día. La fecha se aplica a todos los recursos a la vez.

Presione Actualizar en la barra lateral para que los días festivos entren en vigencia en la programación.

Las fechas no laborables se muestran en el diagrama de Gantt como columnas verticales grises cuando la escala de Gantt tiene 1 día por columna. Con otras escalas no se muestran los días festivos, pero se tienen en cuenta para el horario.

Traducción

La versión en inglés de ProjectSheet se puede traducir a otro idioma con Google Translate. Puede verificar su idioma con la casilla de verificación de traducción, vea la imagen a continuación. Si su idioma está incluido, se iniciará la traducción; de lo contrario, puede enviar una solicitud. Cuando desmarca la casilla de verificación, la traducción se deshará.

Puede modificar el texto traducido en los encabezados de columna de una hoja de trabajo directamente. Las traducciones en el menú y la barra lateral provienen de una hoja de trabajo oculta llamada TRANSGOOGLE . El texto original está en la columna A, mientras que el texto traducido está en una columna a la derecha, es posible que deba desplazarse hasta él. Puede modificar el texto traducido, que se activa cuando actualiza el navegador.

Please contact Forscale in English if needed.

Barra lateral

La barra lateral contiene funciones para editar el horario y para cambiar la configuración, ambos en su propia pestaña. Algunas funciones solo están disponibles para la Pro , que se indican a continuación entre paréntesis. Durante una prueba o licencia, Pro aparecerá en la barra de título negra después de ProjectSheet y, en el caso de la prueba, también el número restante de días entre paréntesis.

Algunas funciones requieren que se seleccionen una o más tareas antes de elegir una función en la barra lateral. La selección se puede hacer por fila en el margen izquierdo de la hoja o seleccionando cualquier celda en la fila de tareas. Solo se pueden seleccionar filas adyacentes, no selecciones múltiples.

La barra lateral se puede cerrar con una X en su barra de título negra. La barra lateral se puede abrir nuevamente en el menú de complementos de la hoja de cálculo.

Pro info

Se abrirá un cuadro de diálogo para iniciar una prueba de 10 días con las Pro o para activar / extender la Pro después de su compra con PayPal. Cuando se inicia, el cuadro de diálogo muestra el tiempo restante.

Preguntas frecuentes y soporte

Se abrirá una nueva pestaña con estas páginas.

Actualizar

Esta función en la parte inferior de la barra lateral recalcula los códigos WBS y el diagrama de Gantt. En algunos casos, no se actualizan automáticamente después de los cambios.

Editar

Editar estructura de desglose del trabajo

<WBS WBS>

Esta función disminuye / aumenta el nivel del código WBS y la cantidad de sangría de las descripciones de tareas de las tareas seleccionadas.
Por ejemplo, WBS 1.2.2 se convierte en 1.3 o WBS 1.3 y 1.4 se convierten en 1.2.1 y 1.2.2.

Ocultar / Mostrar tareas

contraer las tareas seleccionadas / expandir las tareas seleccionadas
Todas las subtareas de las tareas de resumen seleccionadas están ocultas / mostradas. La selección de varias tareas de resumen solo se puede realizar seleccionando filas adyacentes en las que se encuentran, no utilizando selecciones múltiples.

contraer todas las tareas de resumen / mostrar todas las tareas
Solo se muestran las tareas de resumen / todas las tareas ocultas se muestran de nuevo.

ocultar tareas completadas al 100%
Ocultar todas las tareas completadas. Muéstrelos de nuevo con 'mostrar todas las tareas'.

Cambiar la fecha de inicio de las tareas

Cambia las tareas no resumidas en el tiempo, ajustando sus fechas de inicio y finalización.

  1. Seleccione las tareas adyacentes que le gustaría cambiar. Las tareas de resumen seleccionadas no se pueden cambiar por sí mismas, sino que seguirán sus subtareas cambiadas.
  2. Elija Obtener en la barra lateral para mostrar la fecha de inicio más temprana de las tareas seleccionadas.
  3. Ingrese la nueva fecha de inicio más temprana en el calendario.
  4. Presione Establecer para cambiar las tareas seleccionadas en consecuencia.

Para ver las tareas cambiadas en el diagrama de Gantt, es posible que sea necesario cambiar la fecha de inicio de la escala de tiempo.

En la Pro , el encadenamiento viene antes del cambio, y el cambio siempre resulta en un día de trabajo.

Asignar recursos ( Pro )

Esta función en la barra lateral asigna recursos a las tareas seleccionadas.

  1. Seleccione las tareas adyacentes en la hoja "Programación de tareas".
  2. Elija el recurso requerido en el menú desplegable o agregue un nuevo recurso.
  3. Ingrese la cantidad requerida o déjela vacía para 1.
  4. Presione el botón Asignar o Eliminar .

Ajustes

Escala de tiempo del diagrama de Gantt

fecha de inicio

La fecha de inicio de la escala de tiempo puede ser:

  • hoy dia
  • fecha de inicio más temprana de las tareas seleccionadas
  • fecha elegida

En el caso de una escala de semana, la fecha de inicio será el primer día de inicio de la semana laboral antes de la fecha elegida.

escala de tiempo

La escala de tiempo consta de 70 columnas. Una columna puede durar de 1 a 18 días según la tabla siguiente.

Columna Escala de tiempo
- autoajuste
1 día 7 días por período
1 día 1 semana por período
2 días 2 semanas por período
3 días 3 semanas por período
4 dias 4 semanas por período
6 días por mes
7 días números de semana
9 días 1,5 años por escala de tiempo
12 días 2 años por escala de tiempo
15 días 2,5 años por escala de tiempo
18 días 3 años por escala de tiempo

día de inicio de la semana laboral

El primer día de la semana laboral se puede establecer en domingo o lunes. El lunes es la configuración predeterminada.

Indicación de progreso

columna

Cuando se selecciona, el color de fondo de la celda Progreso indica el estado del progreso.

Gantt

Cuando se selecciona, el color de la barra de Gantt indica el estado de progreso.

Horas de trabajo ( Pro )

Puede asignar las horas de trabajo de una tarea entre los recursos o por recurso.

  • Es deseable dividir las horas de trabajo entre los recursos si los recursos hacen el mismo trabajo. Más recursos significa que las horas de trabajo se dividen entre los recursos según la asignación, que se incluye entre paréntesis después del recurso.
  • Si los recursos asignados a una tarea realizan un trabajo diferente, es conveniente asignar las horas de trabajo a cada recurso individualmente. Con la asignación, que se incluye entre corchetes después del recurso, es posible variar las horas asignadas a una tarea por recurso.

La duración de la tarea y las horas de trabajo se pueden establecer de forma independiente o se suceden con las horas de trabajo establecidas por día. La opción solo tiene efecto en los cambios y en las nuevas tareas.

Semana laboral ( Pro )

Configure la semana laboral seleccionando

  • día de inicio de la semana laboral
  • número de días laborables consecutivos por semana
  • horas de trabajo por día

Los días no laborables son columnas grises en los diagramas de Gantt que tienen una escala de 1 día por columna.