Benutzerhandbuch ProjectSheet (Pro)

Google Tabellen-Add-on

ProjectSheet ist eine Google-Tabelle mit Add-On-Funktionalität, die Sie über ein Google-Tabellen-Add-On-Menü abrufen und verwalten können. Das Add-on erstellt zwei Blätter für Aufgabenplan und Ressourcen und eine Seitenleiste auf der rechten Seite der Blätter mit Projektplanungsfunktionen. Die Blätter können aus den Registerkarten am unteren Rand der Tabelle ausgewählt werden.

Sie können die Blätter mit den Standardfunktionen der Tabellenkalkulation in Kombination mit den Zusatzfunktionen aus der Seitenleiste bearbeiten. Im Gegensatz zu den Standardfunktionen der Tabellenkalkulation können die Zusatzfunktionen nicht rückgängig gemacht werden (Strg+Z).

Sie können die Sidebar schließen, indem Sie oben rechts auf das X klicken.
Das erneute Öffnen der Sidebar erfolgt über das Menü Add-ons > ProjectSheet > Open sidebar .

Sie können alle leeren oder kopierten Google-Tabellen mit ProjectSheet über das Menü Add-ons > ProjectSheet > ProjectSheet hinzufügen bereitstellen.
Im Falle einer leeren Tabelle warten Sie, bis die Tabellen fertig sind und die Seitenleiste erscheint.

Anpassung

Die Tabellenkalkulation kann angepasst werden, jedoch mit Einschränkungen aufgrund der ProjectSheet Funktionalität:

unterlassen Sie tun
das Gantt-Diagramm im Blatt selbst ändern oder erweitern Passen Sie die Gantt-Zeitskala mit den Einstellungen in der Seitenleiste an
ProjectSheet Spalten löschen ProjectSheet Spalten ausblenden
Blätter und Bereiche vor Bearbeitung schützen Tabellenkalkulation nur zur Ansicht teilen
Kopieren Sie ProjectSheet Spalten Benutzerdefinierte Spalten/Überschriften links vom Gantt-Diagramm einfügen
Kopfzeilen ändern, einschließlich versteckter Zeile 3 Ändern Sie die ProjectSheet und benutzerdefinierten Spalten
ProjectSheet Arbeitsblätter löschen

Kopieren Sie ProjectSheet Arbeitsblätter in dieselbe Tabelle spread
Benutzerdefinierte Arbeitsblätter hinzufügen
Geben Sie Zellformeln in ProjectSheet Spalten ein, sie werden entfernt Verwenden Sie Zellwerte aus ProjectSheet Spalten in Zellformeln in benutzerdefinierten Spalten/Arbeitsblättern

ProjectSheet Spalten sind die Aufgabenspalten und die Ressourcenspalten ( Pro ) .
Benutzerdefinierte Spalten und Arbeitsblätter, die Sie selbst hinzufügen.

Sehen Sie hier, wie Sie die Zeilen und Spalten einer Google-Tabelle bearbeiten: Spalten und Zellen hinzufügen oder verschieben
ProjectSheet nummeriert den PSP neu, wenn Sie Aufgaben verschieben, entfernen, löschen oder kopieren.

Genehmigung

Sobald Sie ProjectSheet zum ersten Mal verwenden, zeigt Google einen Autorisierungsbildschirm an. Hier sehen Sie, dass das Add-On die Tabellenkalkulation modifiziert und aufgrund der Pro-Funktionalität den Zugriff auf einen externen Dienst erfordert.

Deinstallieren

Wenn Sie ProjectSheet in einer bestimmten Tabelle nicht mehr haben möchten, können Sie es im Menü Add-ons > Add-ons verwalten... deaktivieren. Es öffnet einen Dialog mit all Ihren Add-Ons. Wählen Sie bei ProjectSheet VERWALTEN und deaktivieren Sie 'In diesem Dokument verwenden'. Nachdem Sie dies getan haben, können Sie die Registerkarten ohne Neuaufbau löschen. Im selben Menü können Sie ProjectSheet vollständig aus all Ihren Tabellenkalkulationen entfernen.

Aufgabenblatt

Das Aufgabenblatt besteht aus einer Tabelle links und einem dazugehörigen Gantt-Diagramm rechts.

Jede Spalte in der Tabelle hat eine Kopfzeile, die die Art der Informationen in ihrer Spalte angibt. Die Kopfzeilentitel können beispielsweise an eine andere Sprache angepasst werden. Die Reihenfolge der aktuellen Spalten kann geändert und benutzerdefinierte Spalten eingefügt werden.

Eine Zeile repräsentiert eine Aufgabe, sobald sie in der Spalte 'Aufgabenbeschreibung' beschrieben ist. Durch das Entfernen der Beschreibung wird die Aufgabe entfernt und die Zeile leer. Zeilen können aus Gründen der Lesbarkeit leer bleiben. Verwenden Sie normale Tabellenkalkulationsfunktionen, um Zeilen einzufügen, zu löschen, zu löschen oder zu kopieren.

Zusammenfassungsaufgabe

Eine Aufgabe ist eine Sammelaufgabe als Ergebnis des Projektstrukturplans (PSP). Eine Sammelaufgabe hat Unteraufgaben und erfordert nur eine Aufgabenbeschreibung. Als Ergebnis aus seinen Teilaufgaben werden Startdatum, Enddatum, Fortschritt, Arbeit und Kosten berechnet. Zusammenfassungsaufgaben haben ihren Zeilentext in Fettdruck.

Meilenstein

Ein Meilenstein weist auf einen wichtigen Zeitpunkt im Zeitplan hin. Es handelt sich um eine Aufgabe, die nur ein Enddatum hat, das Startdatum wird leer gelassen. Im Gantt-Diagramm ist ein Meilenstein in einer anderen Farbe als normale Aufgaben und Sammelaufgaben sichtbar.

In der Pro Version hat ein Meilenstein eine Dauer von 0 Tagen.

Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm wird direkt von der Aufgabentabelle im Aufgabenblatt positioniert.

Zeitstrahl

Das Gantt-Diagramm zeigt einen Zeitrahmen mit einer Zeitskala. Dieser Ausschnitt kann verschoben und gezoomt werden.

Taskleisten

Das Gantt-Diagramm zeigt jede Aufgabe mit einem horizontalen Balken vom Startdatum bis zum Enddatum innerhalb der Zeitskala an.

Zusammenfassungsaufgabe, normale Aufgabe und Meilensteinleisten haben unterschiedliche Standardfarben. Die Farbe einer Aufgabenleiste folgt der Hintergrundfarbe der Zelle Aufgabenbeschreibung, wenn die Gantt-Leiste mit Fortschrittsfarbe deaktiviert und eine andere Hintergrundfarbe als Weiß ausgewählt ist.

Heute Anzeige

Wenn das heutige Datum in die Zeitskala fällt, zeigt eine vertikale gestrichelte Linie dieses Datum an.

Fortschrittsanzeige

Der Fortschrittsprozentsatz einer Aufgabe wird in der Aufgabenleiste im Gantt-Diagramm in eine Doppellinie übersetzt. Stoppt diese Doppelzeile vor der aktuellen Datumsangabe, bedeutet dies Projektverzögerung.

Aufgabenspalten

Die Aufgabenspalten befinden sich im Aufgabenblatt.

WBS

Diese Spalte ist schreibgeschützt und enthält den PSP-Code (Work Breakdown Structure) pro Aufgabe. Änderungen im PSP (wie das Einfügen von Aufgaben) können zu einer Neunummerierung von PSP-Codes führen. Das Ändern der Einzugsebene einer Aufgabe erfolgt über die WBS-Funktionen in der Seitenleiste.

Der Code besteht aus Schritten, die durch Punkte getrennt sind. Schrittnummern bestehen aus fortlaufenden Nummern beginnend bei 1. Die Anzahl der Schritte entspricht der Ebene des PSP-Codes. Codes mit gleichem Start gehören zusammen.

Beispiel:

1 Zusammenfassung Aufgabe A
1.1 Aufgabe B
1,2 Zusammenfassungsaufgabe C
1.2.1 Aufgabe D
1.2.2 Aufgabe E
1.3 Aufgabe F

Die Aufgaben B, C und F haben das gleiche Niveau. Sie haben jeweils zwei Schritte.
Aufgaben D und E gehören zu derselben Sammelaufgabe C, sie teilen sich dieselben ersten beiden Schritte.

Die PSP-Spalte ist schreibgeschützt. Der PSP-Code aller Aufgaben wird nach jeder wirksamen Änderung automatisch neu berechnet.

Aufgabenbeschreibung

Die Aufgabenbeschreibung ist der Ausgangspunkt des Zeitplans. In der Beschreibung steht, was zu tun oder zu liefern ist. Der Text wird entsprechend seiner PSP-Ebene eingerückt. Notizen können einer Aufgabenbeschreibung über das Kontextmenü hinzugefügt werden.

Neu hinzugefügte Aufgaben erhalten automatisch einen PSP-Code mit derselben Gliederungsebene wie die vorherige Aufgabe. Eine Aufgabe und ihr PSP-Code verschwinden vollständig, wenn ihre Beschreibung gelöscht wird.

Startdatum, Enddatum

Diese Spalten enthalten das Startdatum und das Enddatum jeder Aufgabe. Diese Daten werden im Gantt-Diagramm als Balken angezeigt, wenn sie innerhalb der Zeitskala liegen.

Sammelaufgaben erhalten ihre Daten von ihren Teilaufgaben, sie können nicht eingegeben werden.

Wenn Sie auf ein eingegebenes Datum doppelklicken, wird ein Kalender-Popup angezeigt, um das Datum anzupassen.

Fortschritt

Der Fortschritt jeder Aufgabe wird in % eingetragen.

Zusammenfassungsaufgaben berechnen den Fortschritt ihrer Teilaufgaben, eine Eingabe ist nicht erforderlich. Bei der Pro Version wird der Fortschritt mit der Aufgabendauer von Days gewichtet, bei der kostenlosen Version mit den Unterschieden zwischen End- und Startdatum.

In Kombination mit der entsprechenden Einstellung in der Sidebar ergibt der Fortschritt eine Farbe.

Bedingung Farbe
heute vor dem Startdatum der Aufgabe keine Farbe
heute nach dem Startdatum der Aufgabe und planmäßiger Fortschritt Grün
heute nach dem Startdatum der Aufgabe und Fortschritt hinter dem Zeitplan Gelb
heute nach Enddatum und Fortschritt weniger als 100 % rot
Fortschritt gleich 100 % keine Farbe

Tage ( Pro )

Die Aufgabendauer wird in Arbeitstagen eingegeben. Zwei Wochenendtage werden berücksichtigt und werden nicht in die Dauer gezählt und gehen den Wochenstarttag wie in der Seitenleiste ausgewählt fort.

Der Endtermin folgt einer Änderung der Dauer. Die Dauer folgt einer Änderung des Endtermins. Arbeitszeiten folgen Dauertagen mit 8 Stunden pro Tag, wenn sie mit dieser Option in der Seitenleiste gekoppelt sind.

Durch das Entfernen der Dauer werden das Start- und Enddatum entfernt.
Sammelaufgabentage können nicht eingegeben werden, sie werden anhand ihrer Start- und Endtermine berechnet.
Eine Dauer von 0 ergibt einen Meilenstein.

Link ( Pro )

Aufgaben können verknüpft werden:

keiner nicht verbunden
Kette Startdatum folgt Enddatum seiner vorherigen Aufgabe im PSP, auf gleicher Ebene; dies wird mit '>' am Anfang des Gantt-Balkens angezeigt
Fest das Startdatum ist fest und wird sich nicht mit der Sammelaufgabe verschieben; dies wird mit 'X' am Anfang des Gantt-Balkens angezeigt

Arbeitszeit ( Pro )

Geben Sie hier die Stunden für eine Aufgabe ein. Eine Sammelaufgabe fügt die Stunden der zugrunde liegenden Unteraufgaben hinzu.

In der Seitenleiste gibt es unter Arbeitszeit anpassen eine Option, um Arbeitsstunden mit der Aufgabendauer in Tagen zu verknüpfen. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen die Arbeitszeiten manuell aktualisiert werden. Wenn diese Option aktiviert ist, wird beim Ändern des einen auch das andere aktualisiert.

Ressourcen ( Pro )

Die zugewiesenen Ressourcen. Eine Ressource kann vom Typ Arbeit, Ausrüstung oder Material sein, wie im Ressourcenblatt angegeben. Die Menge pro Ressource wird nach jeder Ressource zwischen [ ] angegeben, mit Ausnahme von 1, die weggelassen werden kann. Beispiele:

R entspricht 100% Verfügbarkeit (Arbeit) oder 1 Einheit (Material)
R[1] entspricht 100 % Verfügbarkeit oder 1 Stück
R[0.5] entspricht 50% Verfügbarkeit oder 0,5 Einheiten

Die Zuweisung mehrerer Ressourcen wird durch Semikolon getrennt angezeigt. Beispiel:

R1;R2[0.5]

Bei der Zuweisung von Arbeitsressourcen ändern sich die Arbeitsstunden nicht, die Dauer der Tage folgt den Arbeitsstunden und der Verfügbarkeit. Die Dauer entspricht der Arbeitszeit geteilt durch die Stunden pro Arbeitstag, wie in der Seitenleiste unter „Arbeitszeit anpassen“ eingestellt (Standard 8 Stunden). Wenn Sie derselben Aufgabe mehrere Arbeitsressourcen zuweisen, bleiben die Arbeitsstunden gleich und die Dauer der Tage wird verkürzt.

Eine Ressource wird automatisch zum Ressourcenblatt hinzugefügt oder angepasst, falls sie bereits vorhanden ist.

Kosten ( Pro )

Die Kosten pro Vorgang, berechnet aus den zugewiesenen Ressourcenmengen und den Kosten pro Ressource. Die Arbeitsstunden pro Vorgang gelten für jede zugeordnete Arbeitsressource separat oder werden nach Verfügbarkeit auf die zugeordneten Arbeitsressourcen aufgeteilt.

Kosten pro Arbeitsressource = zugewiesene Verfügbarkeit / zugewiesene Gesamtverfügbarkeit * Arbeitsstunden * Preis pro Stunde

Kosten pro Geräteressource = zugewiesene Menge * Dauer Stunden * Preis pro Stunde

Kosten pro Materialressource = zugewiesene Menge * Preis pro Einheit

Eine Sammelaufgabe aggregiert die Kosten ihrer zugrunde liegenden Teilaufgaben. Die Kosten der Sammelaufgabe selbst werden ebenfalls hinzugefügt.

Benutzerdefinierte Spalte

Eine benutzerdefinierte Spalte kann beliebige Informationen enthalten. Auch Zellformeln können für dedizierte Berechnungen verwendet werden.

Ressourcenspalten ( Pro )

Die Ressourcenspalten befinden sich im Ressourcenblatt.

Ressourcenname

Beschreibender Name der Ressource. Eine Ressource verschwindet vollständig, wenn ihr Name gelöscht wird.

Art

Eine Ressource kann eine Arbeits- (Standard-), Ausrüstungs- oder Materialressource sein . Die Kostenberechnung einer einem Vorgang zugeordneten Ressource hängt vom Ressourcentyp ab. Eine Arbeitsressource wird pro Arbeitsstunde, Ausrüstung pro Dauerstunde und Material pro Einheit gezählt.

Preis pro Ressource

Kosten für eine Ressource über alle Aufgaben pro Stunde oder Einheit.

Komplette Anzahl

Alle Arbeitsstunden oder Einheiten, die einer einzelnen Ressource über alle Aufgaben hinweg zugewiesen sind.

Gesamtkosten

Alle Kosten einer einzigen Ressource für alle Aufgaben.

Urlaubsblatt ( Pro )

Im Arbeitsblatt Feiertage können freie Termine vermerkt werden, die den Projektplan verzögern. Jede Zeile enthält das Datum für einen Tag. Das Datum gilt für alle Ressourcen gleichzeitig.

Drücken Sie in der Seitenleiste auf Aktualisieren, damit die Feiertage im Zeitplan wirksam werden.

Die arbeitsfreien Daten werden im Gantt-Diagramm als vertikale graue Spalten angezeigt, wenn die Gantt-Skala 1 Tag pro Spalte hat. Bei anderen Maßstäben werden die Feiertage nicht angezeigt, aber im Fahrplan berücksichtigt.

Übersetzung

Die englische Version von ProjectSheet kann mit Google Translate in eine andere Sprache übersetzt werden. Sie können Ihre Sprache mit dem Kontrollkästchen übersetzen überprüfen, siehe Bild unten. Wenn Ihre Sprache enthalten ist, beginnt die Übersetzung, andernfalls können Sie eine Anfrage senden. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Übersetzung rückgängig gemacht.

Sie können den übersetzten Text in den Spaltenüberschriften eines Arbeitsblatts direkt ändern. Die Übersetzungen im Menü und in der Seitenleiste stammen aus einem versteckten Arbeitsblatt namens TRANSGOOGLE . Der Originaltext befindet sich in Spalte A, während sich der übersetzte Text in einer Spalte rechts befindet. Möglicherweise müssen Sie dorthin scrollen. Sie können den übersetzten Text ändern, der aktiv wird, wenn Sie den Browser aktualisieren.

Please contact Forscale in English if needed.

Seitenleiste

Die Seitenleiste enthält Funktionen zum Bearbeiten des Zeitplans und zum Ändern von Einstellungen, beides in einer eigenen Registerkarte. Einige Funktionen sind nur für die Pro Version verfügbar, unten in Klammern angegeben. Während einer Testversion oder Lizenz wird Pro in der schwarzen Titelleiste hinter ProjectSheet und im Fall der Testversion auch die verbleibende Anzahl der Tage in Klammern.

Einige Funktionen erfordern, dass zuerst eine oder mehrere Aufgaben ausgewählt werden, bevor eine Funktion in der Seitenleiste ausgewählt wird. Die Auswahl kann pro Zeile am linken Rand des Blatts oder durch Auswählen einer beliebigen Zelle in der Aufgabenzeile erfolgen. Es können nur benachbarte Zeilen ausgewählt werden, keine Mehrfachauswahl.

Die Sidebar kann mit X in ihrer schwarzen Titelleiste geschlossen werden. Die Sidebar kann im Add-On-Menü der Tabellenkalkulation wieder geöffnet werden.

Pro info

Es öffnet sich ein Dialog, um eine 10-tägige Testversion mit den Pro Pro Lizenz nach Ihrem PayPal-Kauf zu aktivieren/zu verlängern. Beim Start zeigt der Dialog die verbleibende Zeit an.

FAQ und Support

Ein neuer Tab wird mit diesen Seiten geöffnet.

Aktualisierung

Diese Funktion am unteren Rand der Sidebar berechnet die PSP-Codes und das Gantt-Diagramm neu. In einigen Fällen werden sie nach Änderungen nicht automatisch aktualisiert.

Bearbeiten

Projektstrukturplan bearbeiten

< PSP PSP >

Diese Funktion verringert / erhöht die Ebene des PSP-Codes und die Einrückung der Aufgabenbeschreibungen der ausgewählten Aufgaben.
Aus PSP 1.2.2 wird beispielsweise 1.3 oder aus PSP 1.3 und 1.4 werden 1.2.1 und 1.2.2.

Aufgaben ausblenden / anzeigen

Ausgewählte(n) Aufgabe(n) reduzieren / Ausgewählte(n) Aufgabe(n) erweitern
Alle Teilaufgaben der ausgewählten Sammelaufgabe(n) werden ausgeblendet / angezeigt. Die Auswahl mehrerer Sammelaufgaben kann nur durch Auswählen benachbarter Zeilen erfolgen, in die sie fallen, nicht durch Mehrfachauswahl.

alle Sammelaufgaben einklappen / alle Aufgaben anzeigen
Es werden nur Sammelaufgaben angezeigt / alle ausgeblendeten Aufgaben werden wieder angezeigt.

100% erledigte Aufgaben ausblenden
Alle erledigten Aufgaben ausblenden. Zeigen Sie sie mit 'Alle Aufgaben anzeigen' wieder an.

Startdatum der Aufgaben verschieben

Verschieben Sie nicht zusammenfassende Aufgaben rechtzeitig und passen Sie ihre Start- und Enddaten an.

  1. Wählen Sie benachbarte Aufgaben aus, die Sie verschieben möchten. Ausgewählte Sammelaufgaben können nicht selbst verschoben werden, sondern folgen ihren verschobenen Teilaufgaben.
  2. Wählen Sie in der Seitenleiste Holen, um das früheste Startdatum der ausgewählten Aufgabe(n) anzuzeigen.
  3. Geben Sie das neue früheste Startdatum in den Kalender ein.
  4. Drücken Sie auf Set , um die ausgewählte(n) Aufgabe(n) entsprechend zu verschieben.

Um die verschobenen Aufgaben im Gantt-Diagramm anzuzeigen, muss möglicherweise das Startdatum der Zeitskala geändert werden.

In der Pro Version kommt die Verkettung vor dem Schalten, und das Schalten ergibt immer einen Arbeitstag.

Ressourcen zuweisen ( Pro )

Diese Funktion in der Sidebar weist den ausgewählten Aufgaben Ressourcen zu.

  1. Wählen Sie im Blatt "Aufgabenplan" angrenzende Aufgaben aus.
  2. Wählen Sie die erforderliche Ressource im Pulldown-Menü oder fügen Sie eine neue Ressource hinzu.
  3. Geben Sie die gewünschte Menge ein oder lassen Sie 1 leer.
  4. Drücken Sie die Schaltfläche Zuweisen oder Entfernen.

die Einstellungen

Zeitskala des Gantt-Diagramms

Anfangsdatum

Das Startdatum der Zeitskala kann sein:

  • heute
  • frühester Starttermin der ausgewählten Aufgabe(n)
  • gewähltes Datum

Bei einer Wochenskala ist das Startdatum der erste Starttag der Arbeitswoche vor dem gewählten Datum.

Zeitstrahl

Die Zeitskala besteht aus 70 Spalten. Eine Spalte kann 1-18 Tage dauern, gemäß der folgenden Tabelle.

Säule Zeitstrahl
- Autofit
1 Tag 7 Tage pro Periode
1 Tag 1 Woche pro Periode
2 Tage 2 Wochen pro Periode
3 Tage 3 Wochen pro Periode
4 Tage 4 Wochen pro Periode
6 Tage pro Monat
7 Tage Wochennummern
9 Tage 1,5 Jahre pro Zeitskala
12 Tage 2 Jahre pro Zeitskala
15 Tage 2,5 Jahre pro Zeitskala
18 Tage 3 Jahre pro Zeitskala

Starttag der Arbeitswoche

Der erste Tag der Arbeitswoche kann auf Sonntag oder Montag eingestellt werden. Montag ist die Standardeinstellung.

Fortschrittsanzeige

Säule

Bei Auswahl zeigt die Hintergrundfarbe der Fortschrittszelle den Fortschrittsstatus an.

Gantt

Bei Auswahl zeigt die Farbe des Gantt-Balkens den Fortschrittsstatus an.

Arbeitszeit ( Pro )

Sie können die Arbeitsstunden einer Aufgabe den Ressourcen oder pro Ressource zuordnen.

  • Eine Aufteilung der Arbeitszeit auf die Ressourcen ist wünschenswert, wenn die Ressourcen die gleiche Arbeit leisten. Mehr Ressourcen bedeutet, dass die Arbeitsstunden auf die Ressourcen je nach Zuteilung, die in Klammern hinter der Ressource steht, aufgeteilt werden.
  • Wenn die einer Aufgabe zugewiesenen Ressourcen unterschiedliche Arbeit leisten, ist es wünschenswert, die Arbeitsstunden jeder Ressource einzeln zuzuweisen. Mit der Zuordnung, die in Klammern hinter der Ressource steht, ist es dann möglich, die einem Vorgang pro Ressource zugeordneten Stunden zu variieren.

Aufgabendauer und Arbeitszeit können unabhängig voneinander eingestellt werden oder mit den eingestellten Arbeitszeiten pro Tag aufeinander folgen. Die Option wird nur bei Änderungen und bei neuen Aufgaben wirksam.

Arbeitswoche ( Pro )

Stellen Sie die Arbeitswoche ein, indem Sie . auswählen

  • Starttag der Arbeitswoche
  • Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage pro Woche
  • Arbeitszeit pro Tag

Die arbeitsfreien Tage sind graue Spalten in Gantt-Diagrammen, die eine Skala von 1 Tag pro Spalte haben.