Online reserveren met Google Agenda

Het bedrijf

Hotels van Oranje is een divers bedrijf dat bestaat uit meerdere hotels, restaurants, recreatie- en congresfaciliteiten gelegen aan de Koningin Wilhelminaboulevard van Noordwijk aan Zee. Het is in 30 jaar tijd opgebouwd tot een toonaangevend bedrijf waar wereldleiders en grote bedrijven verblijven, vergaderen en dineren, zoals tijdens de Nucleaire Top in 2014.

De 5 restaurants die onderdeel uitmaken van dit bedrijf zijn allemaal rond de hotels en congresfaciliteiten gelegen en trekken naast hotel- en congresgasten een breed algemeen publiek. Dit geldt met name voor Beachclub O. die op het dichtbij gelegen strand staat, maar ook voor het specialiteitenrestaurant DUTCH!.

Online marketing

Klanten van de restaurants arriveren voornamelijk spontaan of na een telefonische reservering. Online reserveren was ook mogelijk maar dit ging via een formulier zonder directe terugkoppeling op beschikbaarheid. Online marketing wil via de website, nieuwsbrieven, online advertenties en sociale media, graag online reserveren promoten zonder het risico op overboeking en teleurgestelde klanten.

De oplossing die Hotels van Oranje voor ogen had voor het online reserveren bij hun restaurants was het koppelen van alle reserveringen, zowel via direct contact als online, tot één overzicht, zodat er geen overboeking meer mogelijk is. Voorwaarden voor deze oplossing zijn een lage prijs, overzichtelijke presentatie op meerdere soorten apparaten en compleet onder eigen beheer, dus geen zichtbaarheid bij een externe marketing partij.

Google Agenda

Hotels van Oranje had al ervaring met Forscale voor succesvolle online marketing oplossingen en vroeg hun of er een mogelijkheid is om een reserveringsoplossing te baseren op Google Agenda, wat de kosten laag zal houden. Forscale heeft een oplossing ontwikkeld met Google Agenda als centrale database. Bij het online reserveren geeft de klant op wanneer hij wil komen op een nog beschikbaar getoond moment en met hoeveel personen. De web-app zoekt uit of er nog plaats is en handelt de reservering af met een bevestigingsmail en een mogelijkheid voor het ontvangen van een nieuwsbrief.

Restaurant DUTCH! is een voorbeeld waar deze oplossing in gebruik is. Zij kunnen de online reserveringen die in Google Agenda staan zien op een tablet via een een op maat gemaakt overzicht, waar zij ook zelf reserveringen kunnen invoeren. Na de eerste test is de web-app aangepast voor de manier waarop de beschikbare tafels en stoelen in het systeem worden ingevoerd. De oplossing werkt nu naar behoren. Vanwege de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie is de acceptatie zonder problemen verlopen bij de medewerkers en is het online reserveren geïntegreerd in de bedrijfsvoering.

Een groot voordeel van Google Agenda als database, is dat alle reserveringen hier zichtbaar zijn in meerdere weergaves en met de standaard zoekfunctie verder geanalyseerd kunnen worden. Deze agenda kan eenvoudig individueel gedeeld worden met iedereen binnen het bedrijf die hier belangstelling voor heeft.

Hotels van Oranje
Forscale
juni 2015