ProjectWeb planning delen of publiceren
Een ProjectWeb planning is een spreadsheet binnen Google Documenten (Google Docs). Daarom is het mogelijk om een planning met anderen via internet te delen en als webpagina te publiceren.
Delen en publiceren zijn niet hetzelfde hoewel bepaalde aspecten op elkaar lijken. Zo is het voor beide mogelijk om zonder aanmelden de spreadsheet te bekijken. Het technische verschil is dat een gedeeld spreadsheet opent binnen Google Documenten, terwijl een gepubliceerd spreadsheet een zelfstandige webpagina is.
Van een gepubliceerd spreadsheet kan een vooraf gekozen deel getoond worden, terwijl een gedeeld spreadsheet eventueel na aanmelden en via een kopie altijd in zijn geheel zichtbaar blijft. Bij een gepubliceerd spreadsheet is het mogelijk om zelf het moment te kiezen waarop de publicatie aangepast wordt. Bij een gedeeld spreadsheet zijn alle wijzigingen in het origineel direct overal zichtbaar.
Binnen een gedeeld spreadsheet is het mogelijk om onderscheid te maken tussen werkbladen voor wijzigingen door deelnemers. Hiermee is het mogelijk de planning te beschermen tegen wijzigingen in bijvoorbeeld de resources of projectgegevens in het dashboard.
Het gebruik en de keuze tussen delen, beveiligen en publiceren hangt af van de specifieke doelgroep voor wie de planning bestemd is. Delen en publiceren van een spreadsheet kunnen tegelijkertijd gebruikt worden.
Planning delen
Google Documenten kent drie varianten voor delen:
Privé: Aanmelden met Google-account is vereist.
Iedereen met de link: Iedereen die de link heeft gekregen heeft anoniem toegang. Aanmelden is niet vereist, maar wel mogelijk.
Openbaar op het web: De pagina verschijnt eventueel in zoekmachines. Aanmelden is niet vereist.
Per variant zijn er twee mogelijkheden voor bewerken:
Mag bewerken: Het is toegestaan om wijzigingen aan te brengen in het gedeelde document.
Kan Weergeven: In het gedeelde document kunnen geen wijzigingen aangebracht worden. Het document kan wel gekopieerd worden.
De verschillende varianten kunnen tegelijkertijd gebruikt worden. Het is mogelijk Privé te delen met Mag bewerken en Iedereen met de link te delen met Kan weergeven.
Zie ook de uitleg van Google over delen.
Planning beveiligen
Een Privé en Mag bewerken gedeelde planning is per werkblad verder te beveiligen tegen wijzigingen.
Beveiligen kan op drie manieren:
Iedereen die als bijdrager is uitgenodigd: Dit geeft geen bescherming en is de standaard instelling.
Alleen ik: Alleen de eigenaar van de spreadsheet kan wijzigingen in het werkblad aanbrengen.
Ik, en de hieronder geselecteerde bijdragers: Naast de eigenaar kunnen ook andere deelnemers geselecteerd worden om wijzigingen in het werkblad aan te brengen.
Zie ook de uitleg van Google over bladen beveiligen.
Planning publiceren
Door de planning als webpagina te publiceren komt hij beschikbaar voor een grote groep mensen die niet per se een Google account hebben. De getoonde informatie kan een selectie zijn van het origineel op een gekozen moment.
Selecteer voor publicatie in een geopende planning (spreadsheet) rechtsboven de pijl omlaag naast Delen en kies in de lijst de optie Als een webpagina publiceren.
Nu verschijnt een scherm met meer mogelijkheden onder Te publiceren bladen.
Te publiceren bladen
Het is mogelijk om alle tabbladen tegelijk te publiceren of er één uit te kiezen. De keuze hangt af van het gebruik en de vertrouwelijkheid van bepaalde bladen. De publicatie blijft beperkt tot wat er in een tabblad zichtbaar is op het moment van publiceren. Dit geeft de mogelijkheid om bepaalde rijen en/of kolommen tijdelijk te verbergen en zo uit de publicatie te houden. Na publicatie kunt u dit zelf controleren via de verkregen weblink. Weggefilterde taken blijven in een publicatie wel zichtbaar.
De optie Automatisch opnieuw publiceren na wijzigingen NIET aanvinken.
Kies nu Publiceren starten.
Een link ophalen naar de gepubliceerde gegevens
Afhankelijk van de gekozen te publiceren bladen kunnen nu één of meer links opgehaald worden die als hyperlink gebruikt kunnen worden in een bestaande webpagina op Internet of Intranet of in een e-mail.
Mocht de planning na aanpassingen opnieuw gepubliceerd moeten worden, dan is het voldoende om opnieuw naar Publiceren te gaan en Opnieuw publiceren te kiezen. De wijzigingen verschijnen dan via dezelfde weblink(s).
Door Publiceren stoppen te kiezen wordt de link ongeldig en verschijnt er geen informatie meer.
Zie ook de uitleg van Google over publiceren.