ProjectSync

Gebruikershandleiding

Webapplicatie ProjectSync maakt het mogelijk om webapplicatie ProjectWeb te gebruiken in combinatie met PC applicatie Microsoft Project 2003/2007/2010. De communicatie tussen MS Project en ProjectSync gaat via het MS Project planningsbestand in .xml formaat.

Inhoud

MS Project bestand importeren.

MS Project bestand exporteren.

MS Project bestand synchroniseren .

Extra kolommen toevoegen.

ProjectWeb

ProjectWeb is een webapplicatie die gebruik maakt van een Google Documenten spreadsheet. Met ProjectWeb kunt een planning opstellen en bewerken.

De ProjectWeb planningen waarmee ProjectSync werkt dienen in de map Forscale/ProjectWeb te staan die ProjectSync in uw Google Documenten aanmaakt bij eerste gebruik.

Inloggen ProjectSync

Om ProjectSync te gebruiken dient u in te loggen op Forscale Online met het Google account van Google Documenten waar uw ProjectWeb planningen staan.

MS Project bestand importeren

Om een MS Project bestand te kunnen importeren in een ProjectWeb planning in Google Documenten kiest u het ProjectWeb bestand uit de lijst en het MS project bestand (.xml) op uw PC. Vervolgens drukt u op de knop Importeer bestand.

Er zijn een aantal opties tijdens het importeren.

• Doel met bron overschrijven (of bron onderaan toevoegen aan doel)
  Bij overschrijven wordt de bestaande planning en resource lijst eerste verwijderd.
  Bij toevoegen komt de planning onder de bestaande taakplanning en resourcelijst.

• Notities aan taken toevoegen
  Notities uit MS Project overnemen naar ProjectWeb.
  Niet overnemen kan van nut zijn als de notities privé zijn.

• Notities aan resources toevoegen
  Notities uit MS Project overnemen naar ProjectWeb.
  Niet overnemen kan van nut zijn als de notities privé zijn.

• Informatie over kosten bijvoegen
  De kosten betreffen de kosten van de resources.
  Niet overnemen kan van nut zijn als deze informatie vertrouwelijk is.

Laad na het importeren de pagina opnieuw in de browser (pagina vernieuwen) en kies Gantt opnieuw in het Forscale menu van ProjectWeb om het Gantt diagram van de geïmporteerde planning te krijgen.

MS Project bestand exporteren

Om een ProjectWeb planning in Google Documenten (map Forscale/ProjectWeb) als MS Project bestand te exporteren kiest u in ProjectSync deze planning uit de lijst en drukt u op de knop Exporteer bestand.

De planning komt beschikbaar als MS Project planningsbestand in xml formaat en u kunt deze lokaal opslaan en openen voor verdere bewerking door MS Project.

MS Project bestand synchroniseren

Om een MS Project planning met een ProjectWeb planning in Google Documenten (map Forscale/ProjectWeb) te synchroniseren kiest u de ProjectWeb planning uit de lijst en de referentie MS Project planning die erbij hoort. Dit is het bestand dat eerder geïmporteerd is in ProjectWeb of het bestand dat de vorige keer uit de synchronisatie is gekomen.

Zodra u op Laad drukt verschijnt er een overzicht van het aantal voorgestelde wijzigingen in Taken en Resources in het resulterende MS project bestand.

Om de wijziging definitief uit te voeren drukt u op Synchroniseer bestand. Er verschijnt een bestand dat u kunt opslaan voor verdere verwerking door MS Project.

Er zijn een aantal opties voor het doelbestand tijdens het synchroniseren.

• Notities bij taken overschrijven
  Notities uit ProjectWeb overnemen naar MS Project.
  Niet overnemen kan van nut zijn om privé notities in MS Project te behouden.

• Notities bij resources overschrijven
  Notities uit ProjectWeb overnemen naar MS Project.
  Niet overnemen kan van nut zijn om privé notities in MS Project te behouden.
  

Extra kolommen toevoegen

Naast de standaard kolommen voor projectplanning is het mogelijk om in MS Project extra kolommen te creëren voor taken en resources. Om de kolommen in ProjectWeb en Microsoft Project overeen te laten komen is het nodig om de kolommen in ProjectWeb te voorzien van een code. Een kolom zonder code kan ook informatie bevatten, maar deze zal geen rol spelen voor ProjectSync.

De kolomcode hangt af van het soort informatie dat in de kolom staat. De code per kolom begint altijd met een %-teken en eindigt met een volgnummer.

Kolomcodes staan in de verborgen coderegel van ProjectWeb. Voeg een kolomcode als volgt toe:

1. Ga in menu Weergeven naar Rijen vastzetten en kies Geen vastgezette rijen.

2. Klik tussen de rijen 1 en 3 om rij 2, de verborgen coderegel, zichtbaar te krijgen.

3. Voeg een nieuwe lege kolom in.

4. Voeg in rij 2 van de lege kolom een kolomcode uit bovenstaande tabel in.

5. Herhaal 3 en 4 voor meerdere kolommen met de juiste kolomcode en volgnummer.

6. Verberg rij 2.

7. Ga in menu Weergeven naar Rijen vastzetten en kies 2 rijen vastzetten.

Bij exporteren komt de kolom die in ProjectWeb voorzien is van een geldige kolomcode in het MS Project bestand, inclusief de kolomnaam.

Bij importeren worden overeenkomstige kolommen van MS Project overgenomen naar ProjectWeb. De naam van de kolom kan leeg blijven in ProjectWeb omdat deze volgt uit het MS Project bestand. Kolommen die wel voorkomen in MS Project en niet in het ProjectWeb bestand worden niet geïmporteerd. Om deze kolommen wel te importeren dient de gebruiker eerst een kolom tussen te voegen in ProjectWeb en die de overeenkomstige kolomcode te geven.

Bij synchroniseren worden gewijzigde waarden uit overeenkomstige kolommen van ProjectWeb overgenomen naar MS Project. Ook een gewijzigde kolomnaam wordt naar MS Project overgenomen. Extra kolommen van ProjectWeb die ontbreken in MS Project worden in MS Project toegevoegd. Kolommen die wel in MS Project staan en niet in ProjectWeb blijven in het MS Project bestand ongemoeid.