Microsoft Project planning online publiceren

Een gepubliceerde planning kan zonder inlog in Google Documenten bekeken worden. Vóór publicatie kan bepaald worden wat zichtbaar is. Zo is het mogelijk om meerdere varianten van dezelfde planning te tonen.

Met onderstaande stappen plaatst u uw MS Project planning online. Online wil niet zeggen dat iedereen de planning kan zien. Alleen zij die beschikken over de publicatie link kunnen de planning bekijken. De link is te verspreiden via e-mail of door deze op een intranet website te plaatsen. Alleen als de link op een publieke website staat, zal deze opgenomen kunnen worden in een zoekmachine en is de planning voor iedereen te vinden en te bekijken.

Stap 1 - ProjectWeb openen

ProjectWeb openen via Forscale Online of via eerder gedeelde link in Google Documenten.

1. Maak via Forscale Online of Google documenten een eigen ProjectWeb kopie van ProjectWeb via Bestand menu.
2. Het ProjectWeb bestand in de Forscale > ProjectWeb map plaatsen.

Stap 2 - Kolomcodes toevoegen (optie)

Eventueel extra kolommen uit MS Project met kolomcodes toevoegen in ProjectWeb.

1. Codes (Tekst1, etc.) staan in MS Project  (plaats muis op kolomnaam).
2. Coderegel zichtbaar maken in ProjectWeb, kolommen tussenvoegen en kolomcodes toevoegen, zie handleiding.

Stap 3 - ProjectSync gebruiken

Het MS Project document in ProjectWeb importeren.

1. ProjectSync is een onderdeel van Forscale Online.
   Ga na inloggen naar ProjectSync.
2. Kies importeren in ProjectSync en kies het ProjectWeb bestand waarin MS Project moet komen.
3. Sla het MS Project bestand op als .xml.
4. Kies het MS Project bestand (.xml) dat geïmporteerd moet worden en importeer dit.
   Het resultaat staat in het gekozen ProjectWeb bestand.

Stap 4 - Publicatie maken

De geïmporteerde planning opmaken en per opmaak kopiëren naar publicatie spreadsheet.

1. In ProjectWeb de taakplanning opmaken met taken inklappen.
2. Taakplanning blad kopiëren met Kopiëren naar… naar nieuw publicatie spreadsheet.
3. Bovenstaande herhalen voor alle varianten van de planning.
4. De publicatie spreadsheet publiceren met één link voor alle planningen of één link per planning.
5. Mail de link of plaats deze op een website. Bedenk wel dat de planning op internet voor iedereen zichtbaar is.

Stap 5a - Herpublicatie met gebruiksgemak

Een bijgewerkte MS Project  planning opnieuw publiceren zodat de gebruikers vanzelf de laatste planning krijgen.

1. Herhaal stappen 3 en 4 om een nieuw MS Project bestand te importeren in de bestaande ProjectWeb spreadsheet.
2. Gebruik dezelfde publicatie spreadsheet en publiceer opnieuw, zodat de publicatie link dezelfde blijft.

Stap 5b - Herpublicatie met extra veiligheid

Een bijgewerkte MS Project  planning publiceren en de vorige publicatie stoppen.

1. Herhaal stappen 3 en 4 om een nieuw MS Project bestand te importeren in de bestaande ProjectWeb spreadsheet.
2. Gebruik een nieuw publicatie spreadsheet, zodat de vorige archief wordt en de nieuwe spreadsheet een nieuwe publicatie link krijgt i.v.m. veiligheid.
3. Stop publicatie van de gearchiveerde publicatie spreadsheet.